livrosfiscais-43-2002

Na regulamentação das obrigações acessórias, as normas concernentes aos livros fiscais ocupam capítulo de significativa importância por parte da legislação. Tendo em vista que os livros fiscais constituem-se em documentação essencial nas informações relativas às operações e prestações realizadas pelo contribuinte do imposto, alguns procedimentos devem ser observados para que este não incorra em penalidades previstas pelo descumprimento de disposições legais. Alguns destes procedimentos serão neste texto objetos de comentários, que preocupou-se com algumas disposições comuns aos contribuintes. Contudo, aos usuários de sistema de processamento de dados, alguns tópicos aqui comentados não se aplicam ou aplicam-se de forma distinta, dado o tratamento específico dispensado pela legislação e que deverá ser igualmente cumprido.

O Regulamento do ICMS/RJ determina que o livro fiscal deve ser impresso e ter suas folhas numeradas tipograficamente, em ordem crescente, costuradas e encadernadas, de forma a impedir sua substituição, obedecendo aos modelos previstos na legislação pertinente, mas possibilita ao contribuinte acrescentar outra indicação de seu interesse, desde que não prejudique a clareza dos modelos oficiais.

O livro fiscal deve conter, no entanto, termos de abertura e de encerramento, conforme modelo abaixo, lavrados na ocasião própria e assinados pelo contribuinte ou seu representante legal. A legislação exige que após o encerramento o livro deve ser apresentado à repartição fiscal, dentro de 5 (cinco) dias, a fim de ser visado. Cabe alertar que a escrituração de livro novo, em continuação ao anterior, só poderá ser feita após a utilização de todas as folhas ou páginas do livro precedente.

REGISTRO DE ...................................................................................

Nº de Ordem ......................................................................................

Contém este livro ................ (.....................................)
folhas numeradas tipograficamente, do nº .......... ao
nº ......... e servirá para o lançamento das operações próprias
do estabelecimento do contribuinte abaixo identificado:
Nome ........................................................................
Endereço ..................................................................
nº .............. andar ................ Sala/conj. ...................
Bairro .............. Município ..................... Estado .........
Inscrição Estadual nº .................................................
C.N.P.J. nº ...............................................................
Registro na Junta Comercial sob nº ............................
...................., ...... de ............................... de ............
..................................................................................
(Assinatura do contribuinte ou seu representante legal)
Registro no C.R.C. nº .............................................

REGISTRO DE ..........................................................
Nº de Ordem ..............................................................
Último lançamento efetuado em ........../........../..........

Contém este livro .............. (......................................)
folhas numeradas tipograficamente, do nº ......... ao nº
....... e serviu para o lançamento das operações próprias
do estabelecimento do contribuinte abaixo identificado:
Nome ........................................................................
Endereço ..................................................................
nº .............. andar ................ Sala/conj. ....................
Bairro ................ Município ...................... Estado.......
Inscrição Estadual nº .................................................
C.N.P.J. nº ................................................................
na Junta Comercial sob nº ..........................................
........................., ....... de ......................... de ............
..................................................................................
(Assinatura do contribuinte ou seu representante legal)
Registro no C.R.C. nº .............................................

O livro fiscal somente pode ser usado depois de autenticado pela repartição fiscal competente. Isto se confirma uma vez que se exige a apresentação do livro anterior a ser encerrado, exceto quando se tratar de início de atividade. Há, porém, a possibilidade de, através de Ato do Secretário de Estado de Fazenda e Controle Geral, dispensa da autenticação de livros fiscais, assim como a apresentação de documentos.

Conforme preceitua o Regulamento, a autenticação do livro é feita mediante a sua apresentação à repartição fiscal de circunscrição, acompanhada do documento de identificação, de formulário próprio, devidamente preenchido, e do comprovante de pagamento da taxa de serviços estaduais. O pagamento da taxa é feito mediante Darj utilizando-se o código de receita 200-3, ressaltando-se que a Empresa de Pequeno Porte e a Microempresa inscritas no Regime Simplificado do ICMS/RJ, bem como a pessoa física contribuinte têm, respectivamente, descontos de 50%, 70% e de 90% do valor previsto para a taxa.

A autenticação é feita na página que contiver o termo de abertura e/ou na página que contiver o termo de encerramento.

A escrituração do livro fiscal deve ser feita com base nos documentos relativos às operações ou prestações realizadas pelo contribuinte, sob sua exclusiva responsabilidade e na forma estabelecida pela legislação tributária.

Os lançamentos no livro fiscal devem ser feitos à tinta, com clareza e exatidão, observada rigorosa ordem cronológica e somados no último dia de cada período de apuração, caso não seja expressamente previsto outro prazo na legislação.

Para autenticidade das informações e lançamentos efetuados, o livro não pode conter emenda, borrão, rasura, bem como página, linha ou espaço em branco.

A escrituração de um livro fiscal deve ter por parte do contribuinte especial atenção no momento em que procede os lançamentos, visto que o procedimento para eventuais correções compreende a regularização de erros específicos. Assim, o Regulamento determina que as correções devem ser efetuadas por meio de traço à tinta vermelha sobre a palavra, número ou quantia errada, de modo que não se torne ilegível e, acima delas, será feita a retificação, também a vermelho.

A escrituração do livro fiscal não pode ficar atrasada por mais de 5 (cinco) dias, com exceção do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque e as fichas que o substituem, para os quais o prazo é de 15 (quinze) dias.

7. ESCRITURAÇÃO E UTILIZAÇÃO DE TALONÁRIOS NOS CASOS DE ALTERAÇÃO DE RAZÃO SOCIAL, FIRMA , DENOMINAÇÃO SOCIAL, LOCAL OU DE ATIVIDADE

Nos casos de simples alteração de razão social, firma, denominação, local ou atividade, a escrituração continua nos mesmos livros. Nestas hipóteses será permitida a utilização dos documentos fiscais remanescentes, mediante a aposição de carimbo com o novo nome comercial (firma, razão social ou denominação) ou o novo endereço, conforme o caso.

8. HIPÓTESE DE SUBSTITUIÇÃO DE LIVRO FISCAL ANTES DA UTILIZAÇÃO INTEGRAL DO ANTERIOR

Conforme comentado anteriormente, a escrituração de livro novo, em continuação ao anterior só poderá ser feita após a utilização de todas as folhas ou páginas do livro precedente. Contudo, em casos especiais, quando devidamente justificada, a substituição do livro antes de completamente utilizado a legislação prevê que a escrita poderá prosseguir em livro novo, desde que a do anterior seja encerrada mediante termo, no qual se mencione o motivo da substituição, assinado pelo contribuinte ou seu responsável legal e visado pela repartição fiscal competente.

Nos casos de pedido de baixa de inscrição, os livros devem ser apresentados à repartição fiscal de circunscrição do estabelecimento, dentro do prazo de 30 (trinta) dias, contados da cessação das atividades, para que sejam lavrados termos de encerramento da escrita fiscal.

Uma vez que cada estabelecimento é considerado autônomo, exige-se que o contribuinte que possuir mais de um estabelecimento, seja filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro qualquer, mantenha em cada estabelecimento escrituração em livros fiscais distintos. A legislação estadual veda, portanto, a centralização da escrituração, salvo disposição ao contrário.

Nos casos de fusão, cisão, incorporação, transformação ou aquisição, bem como nos casos de transmissão a herdeiro ou legatário, o novo titular do estabelecimento deverá transferir para o seu nome, por intermédio da repartição fiscal competente, no prazo de 30 (trinta) dias, contados da data da ocorrência, os livros fiscais em uso, assumindo a responsabilidade por sua guarda, conservação e exibição ao Fisco. Nestas hipóteses permite-se a utilização dos documentos fiscais remanescentes, mediante a aposição de carimbo com o novo nome comercial (firma, razão social ou denominação) ou o novo endereço, conforme o caso e, também, a critério da repartição fiscal de circunscrição, poderá ser autorizada a adoção de livros novos em substituição aos anteriormente em uso.

O novo titular assumirá a responsabilidade pela guarda, conservação e exibição ao Fisco dos livros fiscais já encerrados pertencentes ao estabelecimento.

Os livros fiscais devem permanecer no estabelecimento, inclusive à disposição do Fisco. No entanto, o Regulamento permite a retirada dos livros e documentos do estabelecimento do contribuinte para fins de escrituração em escritório de contabilista devidamente habilitado, ou em estabele-cimento do mesmo titular, localizado neste Estado, sem prejuízo de sua exibição nos prazos e locais determinados pelo Fisco.
Para que seja legal este procedimento, o contribuinte é obrigado a comunicar à repartição fiscal de circunscrição o nome, endereço, número de inscrição, no Conselho Regional de Contabilidade e no Cadastro de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda, do contabilista que tiver a responsabilidade da escrituração de seus livros fiscais. Tal comunicação deve ser efetuada mesmo nos casos em que a escrita fiscal seja feita sob a responsabilidade do próprio contribuinte. A obrigatoriedade da comunicação aludida não se aplica ao contribuinte sujeito ao pagamento do imposto por estimativa, por dispensa expressa da legislação.

Fundamentos Legais: Artigos 72 a 81 e 98 a 104 do Livro VI do RICMS/RJ (Decreto nº 27.427/00).