• 1. Introdução
• 2. Cancelamento de Documentos Fiscais
• 3. Do Prazo para Utilização do Documento Fiscal
• 3.1 - Denúncia Espontânea
• 3.2 - Aproveitamento de Crédito pelo Adquirente
• 3.3 - Procedimentos a Serem Observados Quando do Vencimento da Data-Limite dos Documentos Fiscais

1. INTRODUÇÃO

A legislação do ICMS imputa aos contribuintes determinadas obrigações relativas a documentos fiscais. Desta forma, cabe ao estabelecimento vendedor ou remetente das mercadorias, ou do prestador do serviço, conforme o caso, exigir os documentos fiscais próprios, sempre que adquirir, receber ou transportar mercadorias, ou utilizar serviços sujeitos ao imposto. Soma-se a esta exigência o fato de que o direito ao crédito é condicionado à idoneidade da documentação e à sua regular escrituração, nos prazos e condições estabelecidos na legislação. Por tais razões, relativamente aos documentos fiscais, os contribuintes do ICMS devem dedicar especial atenção no momento da emissão destes, visto que, dependendo da inobservância, o documento poderá ser considerado inidôneo, ensejando a penalidade correspondente. Na presente matéria, abordaremos, especialmente, dois procedimentos a serem cumpridos, referentes a documentos fiscais: procedimento no cancelamento e no vencimento do prazo de utilização dos mesmos.

2. CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS FISCAIS

Na hipótese de cancelamento de documento fiscal, deverão ficar conservados no respectivo talonário (no formulário contínuo ou nos jogos soltos) todas as suas vias, declarando-se o motivo que houver determinado o cancelamento, e referência, se for o caso, ao novo documento emitido. Tal motivo de cancelamento do documento fiscal deverá também ser anotado no livro fiscal próprio, na coluna "Observações". Ressalte-se que não pode ser cancelado o documento fiscal que tiver sido escriturado no livro fiscal próprio, ou que tiver dado trânsito à mercadoria.

3. DO PRAZO PARA UTILIZAÇÃO DO DOCUMENTO FISCAL

O prazo de utilização dos documentos fiscais é determinado no atual RICMS/RJ em 24 (vinte e quatro) meses para a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento de Transporte Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11 e Despacho de Transporte, modelo 17. Já a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4, tem prazo de utilização estabelecido em 48 (quarenta e oito) meses.

Tais prazos contam-se a partir da AIDF, e o estabelecimento gráfico deve imprimir, em campo próprio, a data-limite para emissão destes documentos fiscais. Caso o estabelecimento gráfico esteja localizado em outro Estado, o contribuinte que utilizar seus serviços deverá alertá-lo para impressão da data-limite, uma vez que o documento fiscal emitido após a data-limite estabelecida é considerado inidôneo para todos os efeitos legais, independentemente de formalidade ou ato administrativo da autoridade fazendária, vedando-se, inclusive, o aproveita-mento de crédito do ICMS nele destacado.

A emissão fora da data-limite sujeita o emitente apenas à penalidade de caráter formal, prevista no artigo 62, da Lei nº 2.657/96, em sua graduação mínima por documento (atualmente R$ 90,00), limitada no total à graduação máxima (atualmente R$ 900,00).

3.1 - Denúncia Espontânea

Se o contribuinte emite documento fiscal após a data-limite, a legislação em vigor prevê a possibilidade de denúncia espontânea, antes de iniciada ação fiscal, desde que o mesmo tenha sido regularmente escriturado e o respectivo ICMS, se devido, tiver sido lançado. Para sanar a irregularidade, o emitente deverá observar os seguintes procedimentos:

1 - remeter para o destinatário, a fim de regularizar cada documento fiscal inidôneo emitido, um novo documento fiscal, em cujo corpo constará obrigatoriamente que se destina a regularizar o documento fiscal anterior (número e data), repetindo-se o valor da operação e o destaque do ICMS;

2 - no livro Registro de Saídas deverão ser escrituradas apenas as colunas relativas ao "Documento Fiscal", fazendo-se na coluna "Observações" a anotação do fato ocorrido, com número e data do documento fiscal anterior. Esta anotação também deverá ser feita à margem do lançamento do primeiro documento fiscal, anotando-se na coluna de "Observações" do livro Registro de Saídas o número e data do documento de retificação.

3.2 - Aproveitamento de Crédito Pelo Adquirente

O adquirente da mercadoria localizado neste Estado só poderá creditar-se do ICMS com base no segundo documento fiscal e após escriturá-lo em seu livro Registro de Entradas. Se o adquirente receber o documento de regularização após o encerramento do período de confronto e já tiver efetuado o aproveitamento do ICMS, ao escriturar o primeiro documento fiscal, deverá recolher em Darj em separado o valor do crédito indevido, com os acréscimos moratórios cabíveis, independentemente de ter ou não saldo credor.

3.3 - Procedimentos a Serem Observados Quando do Vencimento da Data-Limite Dos Documentos Fiscais

Vencido o prazo de utilização dos documentos fiscais, o contribuinte e a repartição fiscal devem observar o seguinte:

1 - o contribuinte deve inutilizar o saldo remanescente de documentos ou formulários, mediante consignação da palavra "Inutilizado", em tamanho não inferior a 10 (dez) centímetros de comprimento, no espaço destinado à descrição das mercadorias ou serviços, na 1ª via de cada documento ou formulário, a carimbo, de forma manuscrita, ou por computador, e guardado pelo prazo de 5 (cinco) anos;

2 - os números inicial e final dos documentos e formulários inutilizados deverão ser anotados pelo contribuinte na coluna "Observações" do livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO), na mesma linha onde foram registrados;

3 - adotadas as providências previstas nos itens anteriores, o contribuinte deve, no prazo de 30 (trinta) dias a contar da data da inutilização, apresentar comunicação, em 2 (duas) vias, à repartição fiscal de sua circunscrição, indicando:

- a numeração inutilizada, para cada modelo, série e subsérie;

- o número da folha do RUDFTO em que foi feita a anotação respectiva;

4 - recebida a comunicação de que trata o item anterior, a repartição fiscal aporá nas 2 (duas) vias o seu carimbo de recepção, atestando a data da entrega, devolverá uma ao contribuinte e arquivará a outra em pasta própria.