Sumário

• 1. Introdução
• 2. Escrituração Fiscal
• 2.1 - Escrituração por Período
• 2.2 - Modelos de Livros Fiscais
• 2.3 - Preenchimento Manual da Coluna "Observações"
• 3. Encerramento da Escrituração - Totalização das Operações
• 3.1 - Lançamento no Controle de Estoque
• 4. Utilização de Códigos para Lançamentos
• 5. Encadernação dos Livros Fiscais
• 5.1 - Como Encadernar
• 5.1.1 - Termo de Abertura e Encerramento
• 6. Prazo para Autenticação dos Livros
• 6.1 - Procedimentos na Autenticação
• 7. Dos Prazos de Apresentação e Guarda dos Livros

1. INTRODUÇÃO

Nesta matéria iremos analisar as disposições do Anexo XVIII do RICMS/MS - Decreto nº 9.203/98, que traz o tratamento tributário a ser aplicado aos contribuintes que emitem documentos fiscais e escrituram livros fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados.

2. ESCRITURAÇÃO FISCAL

A escrituração dos livros fiscais por sistema de processamento de dados deve ser feita com base nos registros fiscais contidos nos arquivos magnéticos.

Caso o usuário de sistema eletrônico de processamento de dados utilizar ECF, a escrituração do livro Registro de Saídas deve, complementarmente, obedecer às disposições dos arts. 30 e 31 do Anexo XXII ao Regulamento do ICMS (que trata da escrituração do livro de saídas para usuários de ECF), não se admitindo escrituração diversa da constante nos referidos dispositivos, salvo se expressamente autorizada pela Secretaria de Estado de Receita e Controle.

2.1 - Escrituração Por Período

É facultada a escrituração das operações ou prestações de todo o período de apuração por meio de emissão única.

Para os efeitos deste subitem, havendo desigualdade entre os períodos de apuração do IPI e do ICMS, deve ser considerado o menor.

2.2 - Modelos de Livros Fiscais

Os livros fiscais relacionados a seguir devem ser adotados com base nos modelos constantes no Subanexo IV do Anexo XVIII do RICMS/MS, com exceção do Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) e do Livro de Movimentação de Produtos (LMP), que devem atender à legislação federal, de acordo com os modelos instituídos pela Agência Nacional de Petróleo (ANP) e ficam condicionados à utilização de formulário contínuo pré-impresso, a ser preenchido pelo sistema de processamento de dados:

a) Registro de Entradas;

b) Registro de Saídas;

c) Registro de Controle da Produção e do Estoque;

d) Registro de Inventário;

e) Registro de Apuração do ICMS;

f) Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC);

g) Livro de Movimentação de Produtos (LMP).

Obedecida a independência de cada livro, os formulários devem ser numerados por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica consecutiva de 1 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido esse limite.

É permitida a utilização de formulários em branco, desde que, em cada um deles, os títulos previstos nos modelos sejam impressos por sistema eletrônico de processamento de dados.

2.3 - Preenchimento Manual da Coluna "Observações"

É facultado o preenchimento manual da coluna "Observações" para inserir informações que somente possam ser conhecidas após a escrituração do livro fiscal.

A troca do meio utilizado para a escrituração de livros fiscais dar-se-á no início do período de apuração subseqüente àquele no qual foi deferido o PED.

Nos livros Registro de Entradas e de Saídas, encerrada a escrituração do período de apuração (arts. 155, § 5º, e 156, § 4º do Anexo XV ao Regulamento do ICMS), os valores relativos às operações e prestações de mesmo Código de Situação Tributária (art. 172 do Anexo XV ao Regulamento do ICMS) devem ser subtotalizados.

Tratando-se de operações ou prestações realizadas com o benefício da redução de base de cálculo, a subtotalização deve ser feita por alíquota efetiva.

Observado o disposto no art. 160 do Anexo XV ao Regulamento ICMS, que traz o tratamento tributário dado ao livro Registro de Inventário, os lançamentos no livro Registro de Inventário devem ser agrupados e subtotalizados por situação tributária (art. 172 do Anexo XV ao RICMS).

No caso em que se tratar de mercadoria beneficiada por redução de base de cálculo, o agrupamento deve ser feito por alíquota efetiva.

3.1 - Lançamento no Controle de Estoque

Sem prejuízo do disposto no art. 72, II, "b" do Anexo XVIII do RICMS/MS, os lançamentos no campo próprio do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque podem ser feitos de forma contínua, dispensada a utilização de formulário autônomo para cada espécie, marca, tipo ou modelo de mercadoria.

4. UTILIZAÇÃO DE CÓDIGOS PARA LANÇAMENTOS

É facultada a utilização de códigos:

a) de emitentes a serem lançados no campo próprio do livro Registro de Entradas, elaborando-se Lista de Códigos de Emitentes, conforme modelo previsto no Subanexo IV do Anexo XVIII, que deve ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema;

b) de mercadorias a serem lançados no campo próprio dos livros Registro de Inventário e Registro de Controle da Produção e do Estoque, elaborando-se Tabela de Códigos de Mercadorias, conforme o modelo previsto no Subanexo IV do Anexo XVIII, que deve ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema.

A Lista de Códigos de Emitentes e a Tabela de Códigos de Mercadorias devem ser encadernadas por exercício, juntamente com cada livro fiscal, contendo apenas os códigos neles utilizados, com observações relativas às alterações, se houver, e às respectivas datas de ocorrência.

5. ENCADERNAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS

Os formulários referentes a cada livro fiscal devem ser encadernados por exercício de apuração, em grupos de até quinhentas folhas, em ordem numérica crescente.

Relativamente aos livros fiscais relacionados no subitem 2.2, fica facultado encadernar:

a) mensalmente os formulários reiniciando, mensal ou anualmente, a numeração;

b) dois ou mais livros fiscais diferentes de um mesmo exercício num único volume de, no máximo, quinhentas folhas, desde que sejam separados por contracapas com identificação do tipo de livro fiscal e expressamente nominados na capa de encadernação.

5.1 - Como Encadernar

Os livros fiscais devem ser perfurados, mecanicamente, na lateral em que se encontram fixadas as capas, e entre estas, conforme figura constante no Subanexo VI do Anexo XVIII do RICMS/MS.

5.1.1 - Termo de Abertura e Encerramento

Conter, na primeira e na última páginas, respectiva-mente, os termos de abertura e encerramento, com as seguintes indicações:

a) o nome, o endereço e os números de inscrição, no CCE e no CNPJ, do estabelecimento;

b) o número e a data do registro ou arquivamento na Junta Comercial;

c) o fim a que se destina o livro;

d) o número de ordem do livro;

e) a quantidade de folhas que constituem o livro.

Os termos de abertura e de encerramento, após datados, devem ser assinados pelo:

a) titular do estabelecimento ou por seu representante legal;

b) responsável pela escrituração do respectivo livro;

c) chefe da Agência Fazendária que proceder à autenticação.

6. PRAZO PARA AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS

Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados devem ser entregues à Agência Fazendária do domicílio fiscal do estabelecimento, no prazo de 210 (duzentos e dez) dias, contado da data do último lançamento neles efetuado, para autenticação.

6.1 - Procedimentos na Autenticação

A Agência Fazendária a que se refere o item 6 deve:

a) ao receber o livro para autenticação, fornecer ao usuário o comprovante desse recebimento e anotar o número de protocolo no livro próprio da repartição;

b) por ato do seu chefe, autenticar o livro colocando fio e selo metálicos na perfuração apropriada, de forma a garantir a sua inviolabilidade;

c) procedida à autenticação, devolver o livro ao usuário, mediante recibo de entrega.

7. DOS PRAZOS DE APRESENTAÇÃO E GUARDA DOS LIVROS

O estabelecimento que escriturar livros fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados deve, no prazo de:

1) 10 (dez) dias úteis, contados do encerramento do período de apuração, disponibilizar ao Fisco os livros fiscais;

2) 5 (cinco) dias úteis, contados da data da exigência, disponibilizar ao Fisco:

a) documentos e arquivos magnéticos de que trata o Anexo XVIII do RICMS/MS;

b) os formulários autônomos contendo os estoques atualizados, as entradas e as saídas de mercadorias de quaisquer espécie, marca, tipo ou modelo;

3) 10 (dez) dias úteis, contado da data da exigência, disponibilizar ao Fisco por meio de relatório específico contendo os registros ainda não apurados;

4) até o 15º (décimo quinto) dia do primeiro mês de cada trimestre civil, disponibilizar arquivo magnético, nos termos dos arts. 47 e 48 do Anexo supracitado.

Os livros fiscais e os respectivos arquivos magnéticos devem ser guardados e conservados, à disposição do Fisco, pelo prazo de 5 (cinco) anos, a contar do primeiro dia do exercício seguinte àquele a que se referir o registro.

A Secretaria de Estado de Receita e Controle pode dispor sobre outras formas e prazos de apresentação de arquivo magnético que contenham registros e informações de interesse fiscal, bem como exigir que o referido arquivo seja previamente consistido por programa validador por ela fornecido.