• 1. Introdução
• 2. Lançamento Extemporâneo
• 3. Extravio do Documento Fiscal
• 4. Nota Fiscal Complementar
• 5. Carta de Correção
• 6. Nota Fiscal Cancelada
• 7. Devolução de Mercadoria e Controle Dos Documentos
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1. INTRODUÇÃO

Existem situações que fogem ao nosso controle no dia-a-dia da empresa, como, por exemplo, Notas Fiscais que não foram registradas no período correto, extravio de documentos fiscais, Notas Fiscais incompletas e correções através de carta de correção. No texto a seguir, abordaremos estes assuntos e demonstraremos através da legislação pertinente a melhor forma de corrigi-las.

2. LANÇAMENTO EXTEMOPRÂNEO

O documento fiscal não registrado no período de apuração do imposto pode ter seu registro autorizado e, se for o caso, constituir crédito, desde que comprovada a sua idoneidade e nele conste o visto do Delegado Fiscal da circunscrição do contribuinte, hipótese em que, a inclusão da mercadoria no estoque físico do estabelecimento é computada de acordo com a data da efetiva entrada.

O visto concedido na forma acima descrita não exime o contribuinte da responsabilidade por irregularidade verificada em seus livros fiscais ou contábeis, relativa ao documento vistado, de que resulte omissão total ou parcial do pagamento do imposto.

3. EXTRAVIO DO DOCUMENTO FISCAL

Ocorrendo perda ou extravio da 1ª (primeira) via do documento fiscal respectivo, pode o contribuinte solicitar, ao Delegado Fiscal de sua circunscrição, o registro e, se for o caso, o aproveitamento do imposto cobrado na operação ou prestação anterior, anexando ao pedido uma cópia autenticada da via pertencente ao emitente do documento, além de outros que comprovem a efetiva entrada da mercadoria, ou da utilização do serviço pelo estabelecimento.

O Delegado Fiscal, à vista da regularidade da operação ou prestação, devidamente comprovada na forma acima mencionda, deve autorizar o registro e, se for o caso, o aproveitamento do crédito, dentro do prazo de 60(sessenta) dias contados da data de protocolização do período, podendo determinar a realização da diligência para complementar informação ou esclarecer circunstância que julgar necessário.

Do despacho denegatório do aproveitamento do crédito, cabe recurso, no prazo de 15 (quinze) dias, contados da data da notificação, ao Diretor da Receita Estadual, o qual deve proferir decisão administrativa final sobre o aproveitamento, no prazo de 30 (trinta) dias contados da data de protocolização do recurso.

Inexistindo deliberação nos prazos estabelecidos, o contribuinte pode, se for o caso, creditar-se, em sua escrita fiscal, do valor objeto do pedido e caso sobrevenha decisão contrária irrecorrível, no prazo de 15 (quinze) dias da respectiva notificação, deve proceder ao estorno dos créditos escriturados, com os acréscimos legais cabíveis, inclusive a multa de caráter moratório.

Aplica-se aos casos que a 1ª (primeira) via do documento fiscal, por motivo de exigência legal, deva ficar retida em outro órgão ou instituição, hipótese em que a cópia autenticada da 1ª (primeira) via ou a própria 2ª (segunda) via do documento substitui a via pertencente ao emitente do documento.

O direito de utilizar o crédito extingue-se depois de decorrido o prazo de cinco anos, a contar da data de emissão do documento.

4. NOTA FISCAL COMPLEMENTAR

O contribuinte do imposto e as demais pessoas sujeitas ao cumprimento de obrigação tributária, relacionada com o ICMS, devem emitir documento fiscal, em conformidade com a operação ou prestação que realizarem.

Deve, também, ser emitido documento fiscal complementar:

I) no reajuste de preço, em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou da prestação, hipótese em que o documento deve ser emitido dentro do prazo de 3 (três) dias, contados da data em que se efetivou os reajustes;

II) na regularização em virtude de diferença a menor de preço ou de quantidade, quando efetuada no período de apuração do imposto que tenha sido emitido o documento original;

III) para destaque ou correção do valor do imposto se este tiver sido omitido ou destacado a menor, em virtude de erro de cálculo, quando a regularização ocorrer no período de apuração em que tenha sido emitido o documento original;

IV) se a regularização não se efetuar dentro do próprio período de apuração, o documento deve ser também emitido, sendo que o imposto devido deve ser pago em documento de arrecadação distinto com as especificações necessárias à regularização, devendo constar no documento de arrecadação, observadas as normas do instituto da espontaneidade.

5. CARTA DE CORREÇÃO

É permitida a utilização de correspondência ou carta de correção, para regularização de erro ocorrido na emissão do documento fiscal, especialmente nas situações de:

a) falta ou erro do número ou de algarismo da inscrição cadastral do destinatário, desde que identificados corretamente o nome e o endereço do mesmo;

b) falta ou erro do endereço do destinatário, desde que identificados corretamente o seu nome e o seu número de inscrição cadastral;

c) erro do nome do destinatário, desde que identificados corretamente o seu número de inscrição e o seu endereço.

Observação: Não se aplica carta de correção quando o erro implicar em mudança completa do remetente ou do destinatário ou quando o erro estiver relacionado com diferença de preço, quantidade e valores da operação ou prestação e do respectivo imposto.

6. NOTA FISCAL CANCELADA

O contribuinte deve conservar no bloco, no jogo solto, no formulário contínuo ou no formulário de segurança todas as vias do documento fiscal, quando este for cancelado, com declaração do motivo determinante do cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido.

7. DEVOLUÇÃO DE MERCADORIA E CONTROLE DOS DOCUMENTOS

São os seguintes os procedimentos a serem observados na ocorrência de devolução de mercadorias:

I) no retorno, devido à recusa no recebimento ou ao desencontro de endereço, a devolução poderá ser efetuada com cobertura da 1ª (primeira) via da própria Nota Fiscal originária, desde que no seu verso seja feita indicação contendo carimbo da empresa ou órgão, conforme o caso, e assinatura do responsável pela observação, dos motivos da não entrega, cuja declaração poderá ser feita:

a) pelo destinatário que se recusou a receber as mercadorias;

b) pela empresa de transporte de cargas (pessoa jurídica), encarregada da entrega;

c) pelo Chefe da Agenfa da localidade da devolução;

d) pelo agente do Fisco em serviço no Posto Fiscal de divisa interestadual, quando se tratar de mercadoria devolvida por contribuinte de outra unidade da Federação, para este Estado ou com trânsito obrigatório pelo mesmo;

e) pelo agente do Fisco em serviço no primeiro Posto Fiscal por onde transitarem as mercadorias devolvidas, quando fora dos dias úteis ou do horário normal de expediente das Agenfa;

II) na devolução, após o seu recebimento, o estabelecimento adquirente deverá emitir Nota Fiscal, modelo 1, em nome do remetente da mercadoria, nela citando o número, a série e a data do documento fiscal originário, declarando, ainda, o motivo da devolução.