LIVROS FISCAIS
Disposições Comuns
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Faremos a seguir observações comuns sobre os livros fiscais com fundamento nos arts. 183 a 191 do Decreto nº 18.955/97, atual RICMS/DF. Esses artigos tratam de livros manuais e a Portaria nº 790, de 26.12.97, encarregou-se das disposições relativas a livros fiscais emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados. Lembramos que, nas normas comuns, no que não dispuser a Portaria nº 790/97, aplica-se o Regulamento do ICMS.
2. IMPRESSÃO DOS LIVROS FISCAIS - AUTENTICAÇÃO
Os livros fiscais, que serão impressos e terão folhas numeradas tipograficamente em ordem crescente, somente serão utilizados depois de autenticados pela repartição fiscal da circunscrição em que se localize o estabelecimento do contribuinte.
Os livros fiscais terão as folhas costuradas e encadernadas, de forma a impedir sua substituição.
A autenticação será aposta em seguida ao Termo de Abertura, conforme modelo abaixo lavrado e assinado pelo contribuinte, mediante apresentação do livro anterior, para encerramento, a não ser no caso de início de atividade.
O livro a ser encerrado será exibido à repartição fiscal competente, dentro de cinco dias após ter sido completado.
2.1 - Modelo do Termo de Abertura
REGISTRO DE ____________________
Nº DE ORDEM _______________
TERMO DE ABERTURA
Contém este livro ———————————— (————————) folhas numeradas graficamente do nº ——————ao nº ———— e servirá para o lançamento das operações próprias do estabelecimento do contribuinte abaixo identificado:
Nome ________________________________________
Endereço _____________________________________
Nº _____ Andar ______ Sala/Conj. ____ Bairro ______
Município ___________________ Estado ___________
CF/DF _______________ CNPJ/MF _______________
____________ de ____________________ de _______
________________________________________________
(Assinatura do Contribuinte ou do seu Representante Legal)
3. ESCRITURAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS
A escrituração dos livros fiscais será feita à tinta, com clareza, não podendo atrasar-se por mais de cinco dias, ressalvados aqueles para cuja escrituração forem atribuídos prazos especiais.
Os livros não poderão conter emendas ou rasuras e seus registros serão totalizados nos prazos estipulados.
Quando não houver prazo expressamente previsto, os livros fiscais serão totalizados no último dia de cada mês.
O contribuinte deverá manter escrituração fiscal, ainda que realize operações ou prestações não sujeitas ao imposto.
3.1 - Vedação à Escrituração Centralizada
Salvo disposição em contrário, quando o contribuinte mantiver mais de um estabelecimento, seja filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro, fará em cada um deles escrituração em livros fiscais distintos, vedada a sua centralização.
4. RECONSTITUIÇÃO DA ESCRITA FISCAL
A escrita fiscal somente será reconstituída quando, evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de registros corretivos, sua reconstituição for autorizada pelo Fisco, a requerimento do contribuinte, ou pelo Fisco determinada.
Em qualquer caso, a reconstituição, que se fará no prazo fixado pela repartição fiscal, não eximirá o contribuinte do cumprimento das obrigações relativas ao imposto, mesmo em relação ao período em que estiver sendo efetuada.
O débito apurado em decorrência da reconstituição ficará sujeito à atualização monetária e aos acréscimos legais.
5. RETIRADA DOS LIVROS FISCAIS DO ESTABELE-CIMENTO
Sem prévia autorização do Fisco, os livros fiscais não poderão ser retirados do estabelecimento, salvo:
a) nos casos expressamente previstos na legislação;
b) para serem levados à repartição fiscal;
c) se permanecerem sob guarda de escritório de profissional contabilista que, para esse fim, estiver expressamente indicado na Ficha Cadastral - FAC, hipótese em que a exibição, quando exigida, será efetuada em local determinado pelo Fisco.
Na hipótese da letra "c", o contribuinte comunicará, por meio da Ficha Cadastral - FAC, qualquer alteração relacionada com a guarda e conservação dos livros.
A repartição fiscal, na salvaguarda dos interesses do Fisco, poderá, mediante despacho fundamentado, limitar, no todo ou em parte, em relação a determinado contribuinte, o exercício da faculdade de que trata a letra "c" acima.
Obs.: Presumir-se-á retirado do estabelecimento o livro não exibido ao Fisco quando solicitado.
6. GUARDA DOS LIVROS FISCAIS
Os livros fiscais e demais livros relacionados com o imposto serão conservados, no mínimo, pelo prazo de cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício subseqüente ao da ocorrência do fato gerador, e, quando contiverem escrituração relativa a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.
Em caso de dissolução de sociedade, observado o prazo fixado acima, observar-se-á, quanto aos livros fiscais, as normas que regulam, nas Leis comerciais, a guarda e conservação dos livros de escrituração.
7. CESSAÇÃO DA ATIVIDADE
O contribuinte fica obrigado a apresentar os livros fiscais à repartição fiscal competente, dentro de trinta dias, contados da data da cessação da atividade para cujo exercício estiver inscrito, a fim de serem lavrados os termos de encerramento, conforme modelo abaixo.
Após a devolução dos livros pelo Fisco do Distrito Federal, o contribuinte os encaminhará ao Fisco Federal, nos termos da legislação própria.
7.1 - Modelo de Encerramento
REGISTRO DE ____________________
Nº DE ORDEM _____________
ÚLTIMO LANÇAMENTO EFETUADO
EM _____/_____/______.
8. FUSÃO, INCORPORAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO, CISÃO OU AQUISIÇÃO
Na hipótese de fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição, o novo titular do estabelecimento deverá providenciar junto à repartição fiscal competente, no prazo de trinta dias da data da ocorrência, a transferência, para o seu nome, dos livros fiscais em uso, assumindo a responsabilidade por sua guarda, conservação e exibição ao Fisco.
O novo titular assumirá, também, a responsabilidade pela guarda, conservação e exibição ao Fisco dos livros fiscais já encerrados, pertencentes ao estabelecimento.
A autoridade fiscal poderá permitir a adoção de livros novos em substituição aos anteriormente em uso.
9. ESCRITURAÇÃO ELETRÔNICA
O art. 190 do RICMS/DF faculta a escrituração dos livros fiscais por processo mecanizado ou por sistema eletrônico de processamento de dados, observadas as disposições do Regulamento.
9.1 - Escrituração Fiscal
Os livros fiscais previstos na Portaria nº 790/97 serão adotados com base no Anexo IV à Portaria, com exceção do Livro de Movimentação de Combustíveis.
Obs.: Essa Portaria poderá ser acessada pelo site: www.fazenda.df.gov.br.
9.2 - Formulários
É permitida a utilização de formulários em branco, desde que, em cada um deles, os títulos previstos nos modelos sejam impressos por sistema eletrônico de processamento de dados.
Obedecida a independência de cada livro, os formulários serão numerados por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido esse limite.
Os formulários referentes a cada livro fiscal deverão ser enfeixados ou encadernados por exercício de apuração, em grupo de até 500 folhas, ressalvada a hipótese de regime especial.
9.3 - Livros Fiscais
Relativamente aos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Controle da Produção e do Estoque, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS e de Movimentação de Combustíveis, ressalvada a hipótese de regime especial, fica facultado enfeixar ou encadernar:
a) os formulários mensalmente e reiniciar a numeração, mensal ou anualmente;
b) dois ou mais livros fiscais diferentes de um mesmo exercício num único volume de no máximo 500 folhas, desde que sejam separados por contracapas com identificação do tipo de livro fiscal e expressamente nominados na capa da encadernação.
9.4 - Autenticação
Os livros fiscais escriturados por esse sistema serão enfeixados ou encadernados e autenticados dentro de 60 dias, contados da data do último lançamento (art. 22 da Portaria nº 790/97).
Fundamentos Legais: Os citados no texto.