Sumário

• 1. Introdução
• 2. Guarda e Conservação Dos Livros e Documentos Fiscais
• 3. Documentos e Impressos Fiscais - Permanência no Estabelecimento
• 4. Solicitação de Documentos e Livros Pela Fiscalização

1. INTRODUÇÃO

A centralização de livros fiscais e impressos de documentos fiscais não é permitida pela legislação estadual. Assim, e nos termos do art. 599 do RICMS/RN, cada estabelecimento, seja matriz, filial, sucursal, agência, depósito ou qualquer outro, deverá manter em suas dependências os livros fiscais e documentos próprios registrados e autenticados em seus respectivos nomes e em cada um dos seus endereços.

Abaixo descreveremos os procedimentos relativos à guarda dos livros e documentos em referência.

2. GUARDA E CONSERVAÇÃO DOS LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS

Os livros e documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, documentos de arrecadação, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 05 (cinco) anos, contados a partir de 1º de janeiro do exercício seguinte à data da emissão do documento ou do encerramento do livro e, quando relativos a operações objeto de processo pendente, até a sua decisão definitiva, ainda que esta venha a ser proferida após aquele prazo.

3. DOCUMENTOS E IMPRESSOS FISCAIS - PERMANÊNCIA NO ESTABELECIMENTO

Os livros, documentos e impressos fiscais não poderão ser retirados do estabelecimento, salvo:

I - quando autorizados pelo Fisco

II - para serem levados à repartição fiscal;

III - para permanecerem sob guarda de profissional contabilista que para esse fim estiver expressamente indicado no de inscrição cadastral, hipótese em que a exibição, quando exigida, será feita em local determinado pelo Fisco;

IV - em caso expressamente previsto na legislação.

Presume-se retirado do estabelecimento o livro que não for exibido ao Fisco, quando solicitado.

4. SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS E LIVROS PELA FISCALIZAÇÃO

A fiscalização deve solicitar, mediante intimação ou notificação, todos os livros fiscais que se encontrem fora do estabelecimento, quando do ato da diligência fiscal, devendo no ato da devolução destes ao contribuinte adotar as providências fiscais cabíveis

Na hipótese do inciso III do item 3, acima, o contribuinte comunicará, por meio do formulário de inscrição cadastral, qualquer alteração relacionada com a conservação dos livros e documentos fiscais.

O prestador de serviço de transporte fica autorizado a manter fora do estabelecimento, em seu poder ou em poder de prepostos, impressos de documentos fiscais (Conv. Sinief nº 6/89).

Em caso de dissolução de sociedade, serão observadas, quanto aos livros e documentos relacionados com o imposto, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos livros e documentos relativos aos negócios sociais.

Nos casos de aquisição de estabelecimento ou fundo de comércio, transformação, incorporação, fusão ou cisão, bem como nos casos de transmissão a herdeiro ou legatário, o novo titular deve transferir para seu nome, por intermédio da Unidade Regional de Tributação de seu domicílio fiscal, no prazo de 30 (trinta) dias da ocorrência, os livros fiscais em uso, assumindo a responsabilidade pela sua guarda, conservação e exibição ao Fisco.

Fundamentos Legais: Arts. 599 a 603 do Decreto nº 13.640/97 - RICMS/RN.