LIVROS FISCAIS
Considerações Gerais
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Os livros obrigatoriamente utilizados pelos contribuintes devidamente inscritos no Cadastro Estadual do ICMS recebem a designação genérica de livros fiscais. São utilizados para escrituração, assim como registro de inventário, ocorrência e demais procedimentos fiscais, em operações e prestações realizadas pelos estabele-cimentos. Todos os contribuintes do ICMS e demais pessoas obrigadas a essas normas deverão manter em cada um dos seus estabelecimentos os livros fiscais relativos às atividades que realizarem.
2. LIVROS FISCAIS
Segundo o Regulamento do ICMS do Estado da Bahia, são estes os Livros Fiscais:
2.1. Livro Registro de Entradas - modelos 1 e 1-A (Anexos 38 e 39 do RICMS/BA);
2.2. Livro Registro de Saídas - modelos 2 e 2-A (Anexos 40 e 41 do RICMS/BA);
2.3. Livro Registro de Apuração do ICMS, modelo 9 (Anexo 47 do RICMS/BA);
2.4. Livro Registro de Inventário, modelo 7 (Anexo 46 do RICMS/BA);
2.5. Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6 (Anexo 45 do RICMS/BA);
2.6. Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3 (Anexo 42 do RICMS/BA);
2.7. Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5 (Anexo 44 do RICMS/BA);
2.8. Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) (Ajuste Sinief nº 1/92);
2.9. Livro de Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4 (Conv. Sinief, de 15.12.70).
2.1 - Livros Registro de Entradas 1 e Registro de Saídas 2
Serão utilizados pelos contribuintes sujeitos simultaneamente ao IPI e ao ICMS.
2.1.1 - Livro Registro de Entrada
Destina-se à escrituração do movimento de entradas de mercadorias ou utilização de serviços a qualquer título no estabelecimento.
2.1.2 - Livro Registro de Saídas
Destina-se à escrituração do momento de saídas de mercadorias do estabelecimento a qualquer título, bem como prestação de serviços relativos à transmissão de propriedade de mercadorias que não tenham transitado pelo estabelecimento transmitente.
2.2 - Livros Registro de Entradas 1- A e Registro de Saídas 2-A
É utilizado por contribuintes sujeitos apenas à tributação do ICMS.
2.3 - Livro Registro de Apuração do ICMS
Tem como finalidade apurar mensalmente o ICMS. Seus dados são extraídos dos livros de entrada e saída.
2.4 - Livro Registro de Inventário
Objetiva lançar todo o patrimônio da empresa. Nele devem constar todos os produtos existentes no estabelecimento. O inventário deve ser efetuado no último dia do exercício financeiro ou do ano civil, se não existir escrita contábil, com indicação dos respectivos preços correntes no mercado. É utilizado por todo estabelecimento que tenha estoque de mercadorias. Devem ser escriturados no prazo de 60 dias após o encerramento do exercício financeiro da empresa.
2.5 - Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências
Tem a finalidade de registrar as ocorrências fiscais, tais como consultas, benefícios e incentivos concedidos ao contribuinte e os Autos de Infração lavrados no estabelecimento, bem como os documentos e equipamentos autorizados pela Administração Fazendária e em uso na empresa. É um livro no qual consta o histórico do contribuinte. Seja qual for o resultado do exame ou diligências procedidas, o servidor do Fisco deverá descrever o respectivo termo circunstanciando os fatos.
São utilizados por todo estabelecimento obrigado a emitir documento fiscal, exceto a Microempresa Comercial Varejista.
2.6 - Livro Registro de Controle de Produção e Estoque
Destina-se à escrituração dos documentos fiscais de uso interno do estabelecimento, correspondente às entradas e saídas, à produção, bem como às quantidades referentes aos estoques de mercadorias. Este livro será utilizado pelos estabelecimentos industriais ou a eles equiparados pela legislação federal e pelos atacadistas, podendo, a critério do Fisco, ser exigido de estabelecimento de contribuintes de outros setores com as adaptações necessárias.
2.7 - Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais
Utilizados por estabelecimentos gráficos autorizados a confeccionarem documentos fiscais. Destina-se à escrituração das impressões de documentos fiscais para terceiros ou para o próprio estabelecimento.
2.8 - Livro de Movimentação de Combustíveis
Instituído pelo Departamento Nacional de Combustíveis (DNC), destina-se ao registro diário dos postos revendedores de combustíveis.
2.9 - Livro de Registro do Selo Especial de Controle
Destina-se à escrituração dos dados relativos ao recebimento e à utilização do selo especial de controle previsto para os contribuintes do ICMS que estão submetidos à legislação do IPI. Os lançamentos serão efetuados "operação a operação", ordem cronológica quanto às entradas e saídas do selo especial de controle. Não se devem confundir os selos de operações e prestações com selo especial de controle, que objetiva controlar a saída de mercadorias tributadas pelo ICMS e IPI e que é afixado no referido produto quando da sua saída, a exemplo das bebidas, cigarros, etc.
3. DISPOSIÇÕES COMUNS AOS LIVROS FISCAIS
Os contribuintes poderão acrescentar outras indicações de seu interesse nos Livros Fiscais, desde que não prejudiquem a forma e a clareza dos modelos autorizados. A Lei nº 7.014/96 determina que, além da obrigatoriedade do lançamento, os contribuintes deverão ter um livro especial para registrar os créditos provenientes da aquisição de bens do ativo da empresa. Além dessas, normas os livros deverão apresentar as seguintes disposições:
3.1 - Escrituração
Os contribuintes inscritos no Cadastro do ICMS estão obrigados a escriturar todas as operações realizadas pelos estabelecimentos.
Estão totalmente dispensados de escrituração dos livros fiscais:
- produtores rurais e extratores, não equiparados a comerciantes ou industriais;
- as microempresas comerciais varejistas e ambulantes;
- concessionárias de serviços públicos de telecomunicações.
3.2 - Revisão da Escrita Fiscal
A escrita fiscal somente será reconstituída quando evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de lançamentos corretivos, só quando:
a) autorizada pela Repartição Fazendária a que estiver vinculada, a requerimento do contribuinte;
b) determinada pelo Fisco.
3.3 - Confecção, Impressão e Utilização
Os livros fiscais são de livre confecção e comercialização nas livrarias. A sua impressão exige apenas consonância com os modelos exigidos pela Administração Fazendária com suas folhas enumeradas tipograficamente, em ordem crescente, devendo ser enumerada de modo a impedir a sua substituição, e só poderão ser utilizados após o visto fiscal da Administração Fazendária ou Junta Comercial. Não poderão conter emendas ou rasuras.
É permitida a escrituração por processo mecanizado mediante prévia autorização da Administração Fazendária ou por processamento de dados. Neste caso, somente os livros de entrada, saída, operação, inventário e registro de controle de produção e estoque estão autorizados, mediante prévio exame e aprovação do pedido de uso.
3.4 - Retirada do Estabelecimento
Os livros fiscais não poderão ser retirados do estabelecimento sem prévia autorização, salvo para serem escriturados por profissionais contabilistas e servidores do Fisco para serem levados à Repartição Fazendária. O servidor ao retirar os livros ou qualquer outro documento do estabelecimento deverá emitir Termo de Arrecadação de Documento, que deve ter seu nome, assinatura cadastro e o órgão da Administração Fazendária ao qual está subordinado, bem como o ciente do contribuinte ou responsável.
3.5 - Extravio, Guarda e Conservação
Salvo disposição em contrário, cada estabelecimento, seja matriz ou filial, depósito ou sucursal, manterá documentos ou livros fiscais próprios, vedada a sua centralização. É permitido o uso simultâneo de cada uma das séries dos documentos fiscais, não podendo ser retirados do estabelecimento, exceto quando autorizados ou retirados pelo Fisco ou sob a guarda da contabilidade, o que, para este fim, deverá estar indicado no formulário de inscrição. Todos os documentos relativos ao ICMS deverão ser conservados por cinco (5) anos, contados da data de emissão do documento ou do encerramento do livro.
Nos casos de sinistro, furto, roubo, extravio, perda ou desaparecimento, fica o contribuinte obrigado a comunicar a ocorrência à Administração Fazendária. A inobservância ao disposto obrigará o contribuinte a recolher o imposto por arbitramento.
Fundamentos Legais: Artigos 322 ao 331 do RICMS/BA, Dec. nº 6.284/97.