AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS CONTÁBEIS DOS EMPRESÁRIOS INDIVIDUAIS, DAS EMPRESAS INDIVIDUAIS, DA EIRELI, DAS SOCIEDADES E AGENTES AUXILIARES DO COMÉRCIO
Novas Normas
Sumário
1. Introdução;
2. Documentos Submetidos à Autenticação da Junta Comercial;
3. Formalidade Dos Livros Digitais;
3.1 – Recepção Dos Livros Pela Junta Comercial;
4 - Termos de Abertura e de Encerramento;
4.1 – Agentes Auxiliares do Comércio;
4.2 – Corrompimento Dos Instrumentos de Escrituração;
4.3 – Assinatura Dos Termos de Abertura e Encerramento;
5. Formalidades na Autenticação Dos Instrumentos de Escrituração;
5.1 – Livros Devidamente Escriturados e de Caráter Obrigatório;
5.2 – Controle Dos Instrumentos de Escrituração Autenticados;
5.2.1 – Livro Papel e em Microficha;
5.3- Autenticação Automática;
6. Normas Específicas de Escrituração;
6.1 – Livros Relativos a Períodos Anteriores;
6.2 – Escrituração Contábil Descentralizada;
6.3 – Transferência de Sede Para Outra Unidade da Federação ou de Conversão;
6.4 – Cisão, Fusão e Incorporação;
6.5 – Empresas Extintas;
7. Cancelamento e Substituição do Termo de Autenticação;
7.1 – Informações Que Deverão Conter na lavratura do Termo;
8. Livros Autenticados em Processo Anterior;
9. Anexo.
1. INTRODUÇÃO
O Diretor do Departamento de Registro Empresarial e Integração - DREI, através da Instrução Normativa DREI/SGD/ME nº 82, de 19 de fevereiro de 2021 (DOU de 22.02.2021), alterada pela IN DREI nº 55/2021, consolida as normas e diretrizes gerais acerca dos procedimentos a serem observados para a autenticação dos livros contábeis ou não dos empresários individuais, das empresas individuais de responsabilidade limitada - Eireli, das sociedades, bem como dos livros dos agentes auxiliares do comércio de que tratam os arts. 32, inciso III, e 39, inciso I, da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria, cujos procedimentos abordaremos nos itens a seguir.
Os procedimentos previstos neste trabalho aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no Brasil, do empresário ou sociedade com sede em país estrangeiro.
Observação: a matéria foi publicada no boletim de acordo com a legislação vigente à época de sua publicação, estando sujeita a sofrer alterações posteriores a publicação em nosso site.
2. DOCUMENTOS SUBMETIDOS À AUTENTICAÇÃO DA JUNTA COMERCIAL
Serão submetidos à autenticação da Junta Comercial os termos de abertura e de encerramento de qualquer instrumento de escrituração que o interessado julgue conveniente adotar, segundo a natureza e o volume de seus negócios, inclusive, livros não obrigatórios, observado o seguinte:
a) a autenticação da Escrituração Contábil Digital – ECD, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, desobriga qualquer outra autenticação, nos termos do § 2º do art. 78-A do Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996;
b) o balanço patrimonial contido em livro contábil poderá, a critério exclusivo do interessado, ser arquivado no âmbito das Juntas Comerciais, devendo a análise se ater às formalidades legais e extrínsecas do documento.
3. FORMALIDADE DOS LIVROS DIGITAIS
Os livros contábeis ou não deverão ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas, armazenadas ou não nos servidores das Juntas Comerciais.
Os sistemas eletrônicos utilizados devem garantir, no mínimo, a segurança, a confiabilidade e a inviolabilidade dos dados.
3.1 – Recepção Dos Livros Pela Junta Comercial
As Juntas Comerciais adaptarão seus sistemas para recepcionar os livros ou seus dados, inclusive os livros societários e os livros dos agentes auxiliares, de modo que, após a entrada em vigor das normas abordadas neste trabalho, não deverão ser apresentados para autenticação novos livros em papel, preenchidos ou em branco, observado o seguinte
a) os termos de abertura e de encerramento deverão ser assinados com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020;
b) os arquivos dos livros digitais não ultrapassarão o tamanho a ser estabelecido pela Junta Comercial, de acordo com a sua capacidade tecnológica;
c) o armazenamento dos livros nos servidores das Juntas Comerciais, poderá perdurar pelo prazo de 30 dias, nos termos do parágrafo único do art. 39 da Lei nº 8.934, de 1994.
4 - Termos de Abertura e de Encerramento
Os livros contábeis ou não conterão termos de abertura e de encerramento, que indicarão:
a) Termo de abertura:
a.1) a finalidade a que se destina o livro (nome do livro);
a.2) o número de ordem;
a.3) o nome empresarial;
a.4) o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ;
a.5) o município da sede ou filial;
a.6) o número e a data do arquivamento dos atos constitutivos na Junta Comercial;
e g) a data e as assinaturas;
b) Termo de encerramento:
b.1) a finalidade a que destinou o livro (nome do livro);
b.2) o número de ordem;
b.3) o nome empresarial;
b.4) o período a que se refere a escrituração; e
b.5) a data e as assinaturas.
As juntas comerciais, de forma automatizada, poderão fazer constar dados adicionais nos termos de abertura e encerramento.
4.1 – Agentes Auxiliares do Comércio
Em se tratando de agentes auxiliares do comércio, o livro deverá conter, além da finalidade a que destina e o número de ordem, o nome civil, o número de matrícula, o número do Cadastro de Pessoas Físicas - CPF, a data e a assinatura.
4.2 – Corrompimento Dos Instrumentos de Escrituração
Ocorrendo o corrompimento de quaisquer dos instrumentos de escrituração, após observadas as disposições do Decreto-Lei nº 486, de 3 de março de 1969, e recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
4.3 – Assinatura Dos Termos de Abertura e Encerramento
Os termos de abertura e de encerramento deverão estar devidamente assinados pelo respectivo interessado ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, quando for o caso, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade – CRC, observado o seguinte:
a) no caso de interessado pessoa jurídica, pode ser utilizada a assinatura eletrônica dela;
b) no caso de assinatura por procurador, o instrumento de mandato, com os poderes necessários, poderá:
b.1) ser ou estar arquivado na Junta Comercial em processo separado, de modo que deverá ser anotado nos registros de autenticação de livros, o número do arquivamento da procuração; ou
b.2) ser anexado ao pedido de autenticação do respectivo livro, a fim de instruir a análise, podendo ser mantida a sua imagem no histórico da sociedade para eventuais confrontos.
c) se o procurador for o próprio contabilista, será necessária apenas a sua assinatura.
5. FORMALIDADES NA AUTENTICAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO
A autenticação dos instrumentos de escrituração consiste na verificação das formalidades extrínsecas dos dados contidos nos termos de abertura e encerramento, observado o seguinte:
a) a autenticação dos instrumentos pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados, não sendo de competência dos órgãos de registro a análise das formalidades intrínsecas neles contidas;
b) o contabilista legalmente habilitado e o interessado são responsáveis pelo conteúdo do documento digital entregue;
c) não é de competência das Juntas Comerciais a verificação da sequência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração, de modo que a autenticação independe da apresentação à Junta Comercial de outro(s) livro(s) anteriormente autenticado(s).
5.1 – Livros Devidamente Escriturados e de Caráter Obrigatório
Lavrados os Termos de Abertura e de Encerramento, os livros devidamente escriturados e de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial, observado o seguinte:
a) a Junta Comercial procederá às autenticações previstas nesta Instrução Normativa por termo, que conterá:
a.1) identificação: Termo de Autenticação;
a.2) declaração: declaro a exatidão dos Termos de Abertura e Encerramento do livro digital de características abaixo, por mim examinado e conferido;
a.3) identificação do arquivo, composta por hash da escrituração e hash do requerimento;
a.4) identificação da escrituração, composta por sigla da unidade da federação, nome empresarial, CNPJ, forma da escrituração, data de início e data de término da escrituração, natureza e número de ordem do livro;
a.5) informação dos requerentes, compreendendo: CPF, nome e cargo;
a.6) identificação dos signatários da escrituração;
a.7) número de autenticação;
a.8) número da versão do Termo de Autenticação;
a.9) localidade;
a.10) número e a data de autenticação; e
a.11) hash do Termo de Autenticação e assinatura eletrônica do autenticador.
b) o termo de autenticação deverá ser assinado por servidor devidamente habilitado com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou utilizar qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
5.2 – Controle Dos Instrumentos de Escrituração Autenticados
Cabe às Juntas Comerciais manter o controle dos instrumentos de escrituração autenticados, por meio de sistemas de registro próprios, que deverão conter, pelo menos, os seguintes dados:
a) nome empresarial ou nome civil, conforme o caso;
b) número de ordem;
c) finalidade;
d) período a que se refere a escrituração;
e) data e número de autenticação do instrumento de escrituração;
f) número do arquivamento da procuração e data de seu término ou o número do arquivamento do instrumento que autoriza a assinatura do livro; e
g) Termo de Autenticação, conforme letra “a” do subitem 5.1.
5.2.1 – Livro Papel e em Microficha
Em relação ao legado de livro papel e em microficha, adicionalmente ao disposto nas letras “a” a “f” do subitem 5.2:
a) o número de folhas ou páginas ou número de fotogramas, conforme o caso; e
b) as assinaturas dos autenticadores, para eventuais averiguações ou confrontos.
5.3- Autenticação Automática
A autenticação dos termos de abertura e encerramento, preenchidos nos moldes do item 4 e subitens 4.1 e 4.2, deverá ser deferida de forma automática quando o interessado declarar que cumpriu todas as formalidades legais, nos moldes do Anexo (vide item 9), bem como apresentar o comprovante de pagamento da guia de arrecadação, observado o seguinte:
a) a declaração deverá constar do termo de abertura;
b) a comprovação da autenticação será realizada, por meio eletrônico, mediante recibo emitido pelo sistema público disponibilizado pela Junta Comercial;
c) a autenticação dos instrumentos de escrituração pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados.
O sistema informatizado utilizado pela Junta Comercial deve impedir que dados cadastrais sejam alterados quando do preenchimento dos dados complementares, a fim de evitar divergência entre eles.
6. NORMAS ESPECÍFICAS DE ESCRITURAÇÃO
6.1 – Livros Relativos a Períodos Anteriores
Os livros relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis pela escrituração no período a que ela se refere, ou pelos atuais responsáveis.
6.2 – Escrituração Contábil Descentralizada
No caso de escrituração contábil descentralizada, o empresário individual, a Empresa Individual de Responsabilidade Limitada - Eireli e as sociedades que possuírem filial em outra unidade federativa deverão requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.
Os Termos de Abertura e de Encerramento deverão atender ao disposto no item 4 e os subitens 4.1, 4.2 e 4.3, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde esta se localizar.
6.3 – Transferência de Sede Para Outra Unidade da Federação ou de Conversão
No caso de transferência de sede para outra unidade da federação ou de conversão, a autenticação dos instrumentos ainda não apresentados poderá ser realizada pela Junta Comercial ou Cartório de origem, até o exercício em que ocorreu a transferência ou conversão, ou na Junta Comercial de destino, independentemente do período de escrituração constante do livro.
6.4 – Cisão, Fusão e Incorporação
No caso de cisão, fusão e incorporação deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial, observado o seguinte:
a) em se tratando de transformação deverá ser dada sequência aos respectivos livros, contudo, devem constar dos termos de abertura e de encerramento os dados relativos ao novo tipo jurídico;
b) os instrumentos de escrituração de uma sociedade podem ser transferidos para outra que a suceda, nos termos do art. 9º do Decreto-Lei nº 486, de 1969;
c) Para os efeitos da letra “b” acima, deverá ser aposto, após o último lançamento, termo de transferência, que deverá conter, além dos requisitos exigidos para o termo de abertura, a indicação do nome da empresa sucessora, o número e a data do arquivamento do instrumento de sucessão.
6.5 – Empresas Extintas
No caso de empresas extintas, poderão ser autenticados livros contendo fatos contábeis ocorridos até a data da extinção.
7. CANCELAMENTO E SUBSTITUIÇÃO DO TERMO DE AUTENTICAÇÃO
Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro material, mediante iniciativa da Junta Comercial ou do titular da escrituração, observado o seguinte:
a) a retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade;
b) o livro já autenticado pela Junta Comercial não será substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
7.1 – Informações Que Deverão Conter na lavratura do Termo
O termo de cancelamento da autenticação será lavrado em arquivo próprio, devendo conter o número do processo administrativo ou judicial que o determinou, observado o seguinte:
a) tratando-se de legado de livros em papel ou fichas, o termo de cancelamento será lavrado na mesma parte do livro onde foi lavrado o termo de autenticação;
b) no novo termo de autenticação, além das informações corretas, deverá constar informação do cancelamento anterior.
8. LIVROS AUTENTICADOS EM PROCESSO ANTERIOR
Os livros autenticados por qualquer processo anterior abordados neste trabalho permanecerão em uso até que se esgotem.
9. ANEXO
ANEXO
DECLARAÇÃO DE RESPONSABILIDADE
Declaro (amos), sob as penas da Lei, que o livro apresentado para autenticação preenche todas as formalidades legais exigíveis, bem como que estou (amos) devidamente habilitado (s) para assinatura dos termos de abertura e de encerramento do livro.
Fundamentos Legais: os citados no texto.