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SOCIEDADES ANÔNIMAS, LIMITADAS E SOCIEDADES COOPERATIVAS
ALTERAÇÕES DA MP 931/2020 E IN DREI 79/2020
Normas a Observar em Função da
Pandemia da Covid-19

Sumário

1. Introdução;
2.1 – Sociedades Anônimas;
2.2 – Sociedades Limitadas;
2.3 – Sociedades Cooperativas;
3. Prazos Especiais Para Arquivamento de Atos Enquanto Durarem as Medidas Restritivas Nas Juntas Comerciais em Função da Covid-19;
4. Participação e Votação a Distância em Reuniões e Assembleias de Sociedades Anônimas Fechadas, Limitadas e Cooperativas;
4.1 – Procedimentos Para Realização Das Reuniões e Assembleias Semipresenciais ou Digitais;
4.2 - Anúncio de Convocação;
4.3 – Documentos Exigidos;
4.4 – Contratação de Terceiros Para Administrar em Seu Nome, o Processamento Das Informações Nas Reuniões ou Assembleias Semipresenciais e Digitais;
4.5 – Formas de Presença na Reunião;
4.6 – Utilização de Sistema Eletrônico;
4.7 – Boletim de Voto a Distância;
4.7.1 – Descrição Das Matérias a Serem Deliberadas;
4.7.2 – Envio ao Acionista, Sócio ou Associado do Boletim de Voto a Distância;
4.8 – Registro da Cópia ou Certidão da Ata de Reunião ou Assembleia Semipresencial ou Digital;
5. Restrições Decorrentes da Pandemia do Coronavírus.

1. INTRODUÇÃO

A Medida Provisória nº 931, de 30 de março de 2020-DOU extra do dia 30.03.2020, alterou a Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil, a Lei nº 5.764, de 16 de dezembro de 1971, e a Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, estabelecendo prazos especiais para realização da assembleia geral ordinária das sociedades anônimas e das sociedades cooperativas, e também prorrogou a assembleia de sócios da sociedade limitada, do exercício social encerrado entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020.

Os sócios, os cooperados e os acionistas poderão participar e votar a distância em reunião ou assembleia, nos termos do disposto na regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Através da IN DREI nº 79/2020, foram regulamentados a participação e a votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

Aplicam-se às reuniões e assembleias semipresenciais e digitais, subsidiariamente e no que com elas forem compatíveis, as disposições legais e regulamentares relativas às reuniões e assembleias exclusivamente presenciais.

Neste trabalho trataremos sobre as alterações introduzidas pela MP nº 931/2020 e pela a IN DREI nº 79/2020.

Observação: a matéria foi publicada no boletim de acordo com a legislação vigente à época de sua publicação, estando sujeita a sofrer alterações posteriores a publicação em nosso site.

2. PRORROGAÇÃO DOS PRAZOS DE REALIZAÇÃO DA ASSEMBLEIA DOS PERÍODOS DOS EXERCÍCIOS ENCERRADOS ENTRE 31 DE DEZEMBRO DE 2019 E 31 DE MARÇO DE 2020

2.1 – Sociedades Anônimas

A sociedade anônima cujo exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020 poderá, excepcionalmente, realizar a assembleia geral ordinária a que se refere o art. 132 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, no prazo de sete meses, contado do término do seu exercício social, observado o seguinte:

a) disposições contratuais que exijam a realização da assembleia geral ordinária em prazo inferior serão consideradas sem efeito no exercício de 2020;

b) os prazos de gestão ou de atuação dos administradores, dos membros do conselho fiscal e de comitês estatutários ficam prorrogados até a realização da assembleia geral ordinária ou até que ocorra a reunião do conselho de administração, conforme o caso;

c) ressalvada a hipótese de previsão diversa no estatuto social, caberá ao conselho de administração deliberar, ad referendum, assuntos urgentes de competência da assembleia geral;

d) aplicam-se as disposições deste subitem às empresas públicas, às sociedades de economia mista e às subsidiárias das referidas empresas e sociedades;

e) até que a assembleia geral ordinária seja realizada, o conselho de administração, se houver, ou a diretoria poderá, independentemente de reforma do estatuto social, declarar dividendos, nos termos do disposto no art. 204 da Lei nº 6.404, de 1976;

f) excepcionalmente durante o exercício de 2020, a Comissão de Valores Mobiliários poderá prorrogar os prazos estabelecidos na Lei nº 6.404, de 1976, para companhias abertas;

g) competirá à Comissão de Valores Mobiliários definir a data de apresentação das demonstrações financeiras das companhias abertas.

2.2 – Sociedades Limitadas

A sociedade limitada cujo exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020 poderá, excepcionalmente, realizar a assembleia de sócios a que se refere o art. 1.078 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil no prazo de sete meses, contado do término do seu exercício social, observado o seguinte:

a) disposições contratuais que exijam a realização da assembleia de sócios em prazo inferior serão consideradas sem efeito no exercício de 2020;

b) os mandatos dos administradores e dos membros do conselho fiscal previstos para se encerrarem antes da realização da assembleia de sócios nos termos previstos no neste subitem ficam prorrogados até a sua realização.

2.3 – Sociedades Cooperativas

A sociedade cooperativa e a entidade de representação do cooperativismo poderão, excepcionalmente, realizar a assembleia geral ordinária a que se refere o art. 44 da Lei nº 5.764, de 16 de dezembro de 1971, ou o art. 17 da Lei Complementar nº 130, de 17 de abril de 2009, no prazo de sete meses, contado do término do seu exercício social.

Os mandatos dos membros dos órgãos de administração e fiscalização e dos outros órgãos estatutários previstos para se encerrarem antes da realização da assembleia geral ordinária ficam prorrogados até a sua realização.

3. PRAZOS ESPECIAIS PARA ARQUIVAMENTO DE ATOS ENQUANTO DURAREM AS MEDIDAS RESTRITIVAS NAS JUNTAS COMERCIAIS EM FUNÇÃO DA COVID-19

Enquanto durarem as medidas restritivas ao funcionamento normal das juntas comerciais decorrentes exclusivamente da pandemia da covid-19:

a) para os atos sujeitos a arquivamento assinados a partir de 16 de fevereiro de 2020, o prazo de que trata o art. 36 da Lei nº 8.934, de 18 de dezembro de 1994, será contado da data em que a junta comercial respectiva restabelecer a prestação regular dos seus serviços; e

b) a exigência de arquivamento prévio de ato para a realização de emissões de valores mobiliários e para outros negócios jurídicos fica suspensa a partir de 1º de março de 2020 e o arquivamento deverá ser feito na junta comercial respectiva no prazo de trinta dias, contado da data em que a junta comercial restabelecer a prestação regular dos seus serviços.

4. PARTICIPAÇÃO E VOTAÇÃO A DISTÂNCIA EM REUNIÕES E ASSEMBLEIAS DE SOCIEDADES ANÔNIMAS FECHADAS, LIMITADAS E COOPERATIVAS

A participação e a votação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas poderão ser realizadas de forma semipresenciais ou digitais, observado o seguinte:

a) as reuniões e assembleias podem ser:

a.1) semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, mas também a distância, nos termos da letra “b” abaixo; ou

a.2) digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, caso em que o conclave não será realizado em nenhum local físico.

b) a participação e a votação a distância dos acionistas, sócios ou associados pode ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico;

c) para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade;

d) a presente Instrução Normativa não se aplica às reuniões e assembleias em que a participação e a votação de acionistas, sócios ou associados sejam exclusivamente presenciais.

4.1 – Procedimentos Para Realização Das Reuniões e Assembleias Semipresenciais ou Digitais

As reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social da sociedade, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação, observado o seguinte:

a) os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital devem não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário, como também ser disponibilizados por meio digital seguro;

b) o instrumento de convocação deve informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso, detalhando como os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância;

c) as informações de que trata a letra “b” acima poderão ser divulgadas no anúncio de convocação de forma resumida, com indicação de endereço eletrônico na rede mundial de computadores onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura;

d) a sociedade deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas, sócios ou associados participem e votem a distância na assembleia ou reunião semipresencial ou digital;

e) a sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores dos acionistas, sócios ou associados, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.

4.2 - Anúncio de Convocação

O anúncio de convocação deve listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital.

A sociedade pode solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico.

O acionista, sócio ou associado pode participar da assembleia ou reunião semipresencial ou digital desde que apresente os documentos até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, ainda que tenha deixado de enviá-los previamente.

4.3 – Documentos Exigidos

A sociedade pode solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico.

4.4 – Contratação de Terceiros Para Administrar em Seu Nome, o Processamento Das Informações Nas Reuniões ou Assembleias Semipresenciais e Digitais

A sociedade pode contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais, mas permanece responsável pelo cumprimento do disposto neste trabalho.

A sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.

4.5 – Formas de Presença na Reunião

Para todos os efeitos legais, considera-se presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital, conforme o caso, o acionista, sócio ou associado:

a) que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente;

b) cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou

c) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.

Os livros societários aplicáveis e a ata da respectiva reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os acionistas, sócios ou associados presentes.

4.6 – Utilização de Sistema Eletrônico

O sistema eletrônico adotado pela sociedade para realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deve garantir:

a) a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;

b) o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;

c) a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo o conclave;

d) o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;

e) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;

f) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;

g) a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e

h) a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.

Nas cooperativas, o sistema de que trata este subitem deve garantir também anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.

4.7 – Boletim de Voto a Distância

O boletim de voto a distância deve conter:

a) todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere;

b) orientações sobre o seu envio à sociedade;

c) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e

d) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido. Parágrafo único. A sociedade deve disponibilizar o boletim de voto a distância em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na rede mundial de computadores.

4.7.1 – Descrição Das Matérias a Serem Deliberadas

A descrição das matérias a serem deliberadas no boletim de voto a distância:

a) deve ser feita em linguagem clara, objetiva e que não induza o acionista, sócio ou associado a erro;

b) deve ser formulada como uma proposta e indicar o seu autor, de modo que o acionista, sócio ou associado precise somente aprová-la, rejeitá-la ou abster-se; e

c) pode conter indicações de páginas na rede mundial de computadores nas quais as propostas estejam descritas de maneira mais detalhada ou que contenham os documentos exigidos por lei ou pela IN DREI nº 79/2020.

4.7.2 – Envio ao Acionista, Sócio ou Associado do Boletim de Voto a Distância

O boletim de voto a distância deve ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave, observado o seguinte:

a) a sociedade, em até 2 (dois) dias do recebimento do boletim de voto a distância, deve comunicar:

a.1) o recebimento do boletim de voto a distância, bem como que o boletim e eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto do acionista, sócio ou associado seja considerado válido; ou

a.2) a necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização.

b) o acionista, sócio ou associado pode retificar ou reenviar o boletim de voto a distância ou os documentos que o acompanham, observado o prazo previsto acima;

c) o envio de boletim de voto a distância não impede o acionista, sócio ou associado de se fazer presente à reunião ou assembleia semipresencial ou digital respectiva e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, caso em que o boletim enviado será desconsiderado.

4.8 – Registro da Cópia ou Certidão da Ata de Reunião ou Assembleia Semipresencial ou Digital

Para fins de registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá preencher os mesmos requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pela Instrução Normativa DREI nº 38, de 2017, naquilo que não conflitarem com as normas comentadas no item 4 e seus subitens, observado o seguinte:

a) na ata da reunião ou assembleia deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso;

b) os membros da mesa da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença;

c) quando a ata do conclave não for elaborada em documento físico:

c.1) as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica;

c.2) devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados; e

c.3) o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos neste trabalho.

5. RESTRIÇÕES DECORRENTES DA PANDEMIA DO CORONAVÍRUS

As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, ou declarem expressamente sua concordância.

Fundamentos legais: os citados no texto.