ESCRITURAÇÃO DOS EMPRESÁRIOS E DAS SOCIEDADES EMPRESÁRIAS
AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS
Normas Gerais
Sumário
1. Introdução;
2. Instrumentos de Escrituração;
3. Formalidades Exigidas Para a Escrituração;
3.1 – Numeração Dos Livros em Papel ou Microficha;
3.2 - Termos de Abertura e de Encerramento;
3.2.1 - Termo de Abertura;
3.2.2 - Termo de Encerramento;
3.2.3 - Escrituração Mecanizada ou Eletrônica - Termo de Abertura e Encerramento;
3.2.4 - Escrituração Descentralizada - Termo de Abertura e Encerramento;
3.3 – Assinaturas;
3.3.1 – Assinatura de Livros e Demonstrações Contábeis Relativos a Períodos Anteriores;
4. Normas de Escrituração;
4.1 - Normas Sobre os Livros Diário e Auxiliares;
4.2 - Escrituração Resumida do Livro Diário;
4.3 - Retificação e Cancelamento do Termo de Autenticação;
4.3.1 – Retificação de Lançamento Feito Com Erro;
4.3.2 – Cancelamento de Termos de Autenticação Lavrados Com Erro;
4.3.2.1 – Forma de Lavrar o Termo de Cancelamento;
4.3.2.2 – Instauração do Processo Administrativo;
4.3.2.3 – Identificação do Erro Material;
4.4 - Extravio, Deterioração ou Destruição Dos Instrumentos de Escrituração;
4.5 - Conservação e Guarda da Escrituração;
4.6 - Escrituração do Livro Digital;
4.6.1 - Funções do Programa Validador e Assinador;
4.6.2 - Envio do Livro Digital ao SPED Para Fins de Autenticação;
4.6.3 - Validade e Visualização do Conteúdo do Livro Digital;
4.7 – Microficha – Utilização Para Fatos Geradores Ocorridos Até 31.12.2014;
4.8 - Leiloeiros, Tradutores Públicos e Intérpretes;
5. Pequeno Empresário;
6. Autenticação Dos Documentos de Escrituração;
6.1 - Prazos Para Autenticação Dos Documentos de Escrituração;
6.2 - Retirada Dos Documentos Autenticados;
6.3 - Escrituração Descentralizada;
6.4 – Substituição Dos Livros Autenticados;
7. Casos de Cisão, Fusão, Incorporação, Transformação, Conversão e Transferência da Sede Para Outra UF.
1. INTRODUÇÃO
O Diretor do Departamento de Registro Empresarial e Integração - DREI, através da Instrução Normativa DREI nº 11, de 5 de dezembro de 2013 (DOU de 9.12.2013), alterada pela IN DREI nº 69/2019, e a IN DREI nº 75/2020, dispôs quanto aos procedimentos para a validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários individuais, das empresas individual de responsabilidade Ltda - Eireli, das sociedades empresárias, das cooperativas, dos consórcios, dos grupos de sociedades, dos leiloeiros, dos tradutores públicos e intérpretes comerciais, cujos procedimentos abordaremos nos itens a seguir.
Observação: a matéria foi publicada no boletim de acordo com a legislação vigente à época de sua publicação, estando sujeita a sofrer alterações posteriores a publicação em nosso site.
2. INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO
São instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias:
a) livros, em papel;
b) conjunto de fichas avulsas (art.1.180 do Código Civil de 2002);
c) conjunto de fichas ou folhas contínuas (art.1.180 do Código Civil de 2002);
d) livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador – COM, para fatos ocorridos até 31.12.2014; e
e) livros digitais.
O empresário ou a sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele (art. 1.185 do Código Civil de 2002).
3. FORMALIDADES EXIGIDAS PARA A ESCRITURAÇÃO
3.1 – Numeração Dos Livros em Papel ou Microficha
A numeração das folhas ou páginas de cada livro em papel ou microficha observará ordem sequencial única, iniciando-se pelo numeral um, incluído na seqüência da escrituração as demonstrações contábeis, quando for o caso.
Quando escriturados apenas no anverso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 500 (quinhentas) folhas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento.
Quando escriturados no anverso e no verso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 1.000 (mil) páginas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento.
3.2 - Termos de Abertura e de Encerramento
Os instrumentos de escrituração das entidades conterão termos de abertura e de encerramento conforme subitens a seguir.
3.2.1 - Termo de Abertura
Do Termo de Abertura deverão constar:
a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração;
b) a data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial; c) o município da sede ou filial;
d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração (denominação do livro);
e) o número de ordem do instrumento de escrituração;
f) a quantidade de:
f.1 - folhas, se numeradas apenas no anverso;
f.2 - páginas, se numeradas no anverso e verso;
f.3 - fotogramas, se microfichas;
f.4 - registros, se livro digital;
g) o número da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ, administrado pela Receita Federal do Brasil;
h) data de encerramento do exercício social.
3.2.2 - Termo de Encerramento
Do termo de encerramento deverão constar:
a) o nome da entidade a que pertença o instrumento de escrituração;
b) o fim a que se destinou o instrumento escriturado (denominação do livro);
c) o período a que se refere a escrituração, nos livros contábeis;
d) a data de início do período da escrituração, nos livros de natureza não contábil, quando apresentados em branco para autenticação;
e) o número de ordem do instrumento de escrituração;
f) a quantidade de:
f.1 – folhas, se numeradas apenas no anverso;
f.2 – páginas, se numeradas no anverso e verso;
f.3 – fotogramas, se microfichas;
f.4 – registros, se livro digital.
3.2.3 - Escrituração Mecanizada ou Eletrônica - Termo de Abertura e Encerramento
Nas fichas ou folhas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, os Termos de Abertura e de Encerramento serão apostos, respectivamente, como segue:
a) fichas ou folhas contínuas: no anverso da primeira e no verso da última dobra de cada bloco, que receberá número de ordem (art. 8º, Decreto nº 64.567/69);
b) fichas avulsas: na primeira e última ficha de cada conjunto (art. 9º, Decreto nº 64.567/69).
3.2.4 - Escrituração Descentralizada - Termo de Abertura e Encerramento
Os Termos de Abertura e de Encerramento deverão atender o disposto no subitem
3.2, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde essa se localizar.
3.3 – Assinaturas
Os termos de abertura e de encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado com a indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções, observado o seguinte:
a) as funções a que se refere o parágrafo anterior, são as constantes da Tabela de Qualificação de Assinantes abaixo:
Código Descrição da função
203 Diretor
204 Conselheiro de Administração
205 Administrador
206 Administrador de Grupo
207 Administrador de Sociedade Filiada
220 Administrador Judicial – Pessoa Física
222 Administrador Judicial – Pessoa Jurídica – Profissional Responsável
223 Administrador Judicial/Gestor
226 Gestor Judicial
309 Procurador
312 Inventariante
313 Liquidante
315 Interventor
801 Empresário
401 Titular Pessoa Física - EIRELI
900 Contador
999 Outros
b) não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresária ou a filial, os Termos de Abertura e de Encerramento serão assinados, apenas, pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador (art. 1.182 do Código Civil de 2002 c/c parágrafo único do art. 7º do Decreto nº 64.567, de 1969);
c) para efeito do parágrafo anterior, caberá aos Conselhos Regionais de Contabilidade informar às Juntas Comerciais as localidades onde não haja profissional habilitado (§ 2º do art. 3º do Decreto nº 64.567, de 1969);
d) no caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros;
e) em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade, conforme LECD, com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais, sendo dispensada a apresentação de procuração arquivada na Junta Comercial.
f) existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do Termo de Abertura, Termo de Encerramento ou de formalidade intrínseca relacionadas à apresentação ou aparência das demonstrações contábeis, no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários do Termo e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante Termo de homologação por esse datado e assinado.
3.3.1 – Assinatura de Livros e Demonstrações Contábeis Relativos a Períodos Anteriores
Os livros e as demonstrações contábeis relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis pelo empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades no período a que se refere a escrituração ou pelos atuais responsáveis.
4. NORMAS DE ESCRITURAÇÃO
4.1 - Normas Sobre os Livros Diário e Auxiliares
No Diário serão lançadas as demonstrações contábeis, devendo:
a) no caso de livro em papel, serem assinadas pelas pessoas físicas a quem os atos constitutivos ou atos específicos atribuírem tal poder e pelo contador ou técnico em contabilidade legalmente habilitado;
b) em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas acima citadas, nele lançadas, serão efetuadas utilizando-se qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e suprem as exigências do inciso anterior, e, ainda, quando couber identificação de auditores independentes e o registro na CVM (art. 3º da Lei Federal nº 11.638, de 2007);
Nota: conforme orientação do Leiaute 7 da Escrituração Contábil Digital - ECD aprovado pelo o Ato Declaratório Cofis nº 64/2019, todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3.
c) a adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro diário para o lançamento das demonstrações contábeis (Parágrafo único do art. 1.180 do Código Civil de 2002), ao qual deve ser atribuído o número subseqüente ao do livro diário escriturado em fichas;
d) o livro conterá, no máximo, um exercício social, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e numeração sequenciais, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com a necessidade;
e) na escrituração, quando utilizados códigos de números ou de abreviaturas, esses deverão constar (art. 1.183 do Código Civil de 2002):
e.1) de livro próprio, regularmente autenticado, no caso de livro em papel;
e.2) do próprio instrumento de escrituração, observado orientação do Leiaute 8 da Escrituração Contábil Digital - ECD aprovado pelo o Ato Declaratório Cofis nº 64/2019 no caso de livro digital (IN RFB nº 1.774/2017).
O código de histórico padronizado deverá ser único para o período da escrituração, não podendo ser alterado no mesmo período.
Outros livros de natureza não contábil exigidos pela legislação comercial obedecerão, no que couber, as disposições comentadas neste trabalho.
4.2 - Escrituração Resumida do Livro Diário
Quando adotada a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, deverão ser utilizados livros auxiliares do Diário, regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação (§ 1º do art. 1.184 do Código Civil de 2002), observado o seguinte:
a) os livros auxiliares observarão o mesmo meio, digital ou papel, do Livro Diário com Escrituração Resumida;
b) quando o Livro Diário com Escrituração Resumida na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão se referir ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades quanto aos Termos de Abertura e de Encerramento e o LECD;
c) no Termo de Encerramento do livro Diário com escrituração resumida deverá constar relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números sequenciais;
d) cada livro auxiliar, no respectivo Termo de Encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário com escrituração resumida a que esteja(m) vinculado(s);
e) quando os livros Diário com escrituração resumida e seus auxiliares forem digitais, as informações previstas nas letras “c” e “d” acima serão inseridas em registro específico.
4.3 - Retificação e Cancelamento do Termo de Autenticação
4.3.1 – Retificação de Lançamento Feito Com Erro
A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.
4.3.2 – Cancelamento de Termos de Autenticação Lavrados Com Erro
Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração.
Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma comentada no subitem 4.3.1 e que gere demonstrações contábeis inconsistentes.
4.3.2.1 – Forma de Lavrar o Termo de Cancelamento
O termo de cancelamento será lavrado:
a) na mesma parte do livro onde foi lavrado o Termo de Autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; e
b) em arquivo próprio, quando livro digital.
O termo de cancelamento será lavrado por autenticador e conterá o número do processo administrativo ou judicial que o determinou.
4.3.2.2 – Instauração do Processo Administrativo
O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração.
Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado, ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por dois contadores.
4.3.2.3 – Identificação do Erro Material
Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao Departamento de Registro Empresarial e Integração, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido cancelamento.
O DREI encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, nº de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis.
4.4 - Extravio, Deterioração ou Destruição Dos Instrumentos de Escrituração
Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição, observado o seguinte:
a) recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada;
b) a autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto neste subitem;
c) no caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.
4.5 - Conservação e Guarda da Escrituração
Os empresários individuais, as empresas individual de responsabilidadeLtda - Eireli, as sociedades empresárias, as cooperativas, os consórcios e grupo de sociedadessão obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados (art. 1.194 do Código Civil de 2002).
4.6 - Escrituração do Livro Digital
A geração do livro digital deverá observar quanto à:
a) escrituração e incorporação dos Termos de Abertura e de Encerramento, as disposições contidas no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital – ECD, aprovado pelo o Ato Declaratório Cofis nº 64/2019 (IN RFB nº 1.774/2017);
b) incorporação das assinaturas digitais, a utilização de software oficial denominado Programa Validador e Assinador (PVA), a ser disponibilizado, gratuitamente, no sítio da RFB/Sped na Internet, para download pelos interessados.
4.6.1 - Funções do Programa Validador e Assinador
O PVA deverá possibilitar a execução das funções abaixo, dentre outras, em relação ao livro digital:
a) validação da escrituração;
b) visualização do livro, segundo formatos tradicionais do livro em papel;
c) geração do requerimento próprio para o caso, dirigido à Junta Comercial;
d) assinatura digital do livro e do requerimento pertinente;
e) transmissão para o Sped;
f) consulta para fins de acompanhamento do processo de autenticação, inclusive conhecimento de exigências em decorrência de deficiências identificadas no instrumento;
g) download do Termo de Autenticação do livro.
4.6.2 - Envio do Livro Digital ao SPED Para Fins de Autenticação
De acordo com o Art. 6º da IN RFB nº 1.774/2017, a autenticação dos livros e documentos que integram a ECD das empresas mercantis e atividades afins, subordinadas às normas gerais prescritas na Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, será comprovada pelo recibo de entrega da ECD emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra autenticação.
O Art. 6º-A da IN RFB nº 1.774/2017, incluído pela IN RFB nº 1.856/2018, dispõe que a autenticação exigível para fins tributários de livros contábeis das pessoas jurídicas não sujeitas ao Registro do Comércio poderá ser feita pelo Sped por meio de apresentação da ECD.
A autenticação dos livros contábeis digitais será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra forma de autenticação, nos termos do Decreto nº 9.555, de 6 de novembro de 2018.
4.6.3 - Validade e Visualização do Conteúdo do Livro Digital
A validade do livro digital dependerá da sua existência e do respectivo Termo de Autenticação, mantida a inviolabilidade de seus conteúdos.
Para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes.
4.7 – Microficha – Utilização Para Fatos Geradores Ocorridos Até 31.12.2014
A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada pelas companhias e em relação aos livros sociais de que trata o art. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, observado o seguinte:
a) no caso das companhias abertas, aplicar-se-ão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários, apenas para os livros dos incisos I a III do art. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976;
b) as microfichas, como instrumento de escrituração, deverão atender os requisitos constantes do Anexo I da IN DREI nº 11/2013;
c) far-se-á a autenticação de todas as microfichas constantes de cada conjunto correspondente a um livro, mediante aposição de carimbo conforme modelo constante do Anexo I referido na letra “b” acima, data da autenticação e rubrica do autenticador.
A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada para fatos ocorridos até 31.12.2014.
4.8 - Leiloeiros, Tradutores Públicos e Intérpretes
Aplicam-se aos instrumentos de escrituração dos leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais as disposições deste trabalho referentes a livro em papel, obedecida a legislação que lhes é pertinente.
5. PEQUENO EMPRESÁRIO
O artigo 12 da Instrução Normativa DREI nº 11/2013, em seu § 2º, dispensa do cumprimento das obrigações de que trata este trabalho o pequeno empresário a que se refere o art. 970 da Lei nº 10.406/2002.
Considera-se pequeno empresário, por definição dada pelo artigo 68 da Lei Complementar nº 123/2006, o empresário individual caracterizado como microempresa nos termos da referida Lei Complementar, que aufira receita bruta anual até o montante de R$ 81.000,00 (oitenta e um mil reais).
6. AUTENTICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO
6.1 - Prazos Para Autenticação Dos Documentos de Escrituração
A Legislação Societária não prevê prazo para que o empresário ou a sociedade empresária apresente para a autenticação os documentos de escrituração, dispondo apenas que os mesmos deverão ser levados à autenticação após a lavratura dos respectivos termos.
Contudo, a Legislação do Imposto de Renda, através da Instrução Normativa nº 16, de 01.03.1984, dispõe que o livro Diário deve ser autenticado até a data prevista para a entrega da declaração de rendimentos.
6.2 - Retirada Dos Documentos Autenticados
Os instrumentos de escrituração, exceto os livros digitais, apresentados na forma desta Instrução, não retirados no prazo de trinta dias, contados da autenticação, exigência, ou indeferimento, poderão ser eliminados, após publicação de Edital no Diário Oficial do Estado ou no Diário Oficial da União, no caso da Junta Comercial do Distrito Federal, que conterá nome empresarial, a finalidade a que se destinou o livro, o número de ordem e o período a que se refere a escrituração, com menção à situação em que se encontra:
a) autenticado;
b) em exigência; e
c) autenticação indeferida.
Da eliminação será lavrado Termo de Eliminação de Livro Mercantil, que deverá conter o fundamento legal para a eliminação do livro, a citação do Edital e dos dados de identificação do livro nele contidos, bem como a menção ao Diário Oficial, data e número da página em que foi publicado, o qual será datado e assinado pelo Secretário-Geral e pelo responsável pelo setor de autenticação de livros.
6.3 - Escrituração Descentralizada
No caso de escrituração descentralizada, o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedadesque possuir filial em outra unidade federativa deverá requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.
Os Termos de Abertura e de Encerramento deverão atender o disposto no subitem 3.2, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde essa se localizar.
6.4 – Substituição Dos Livros Autenticados
A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) - Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014, observado o seguinte (Art. 7º da IN RFB nº 1.774/2017):
a) na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição que passará a integrá-la, o qual conterá:
a.1) a identificação da escrituração substituída;
a.2) a descrição pormenorizada dos erros;
a.3) a identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito;
a.4) autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade; e
a.5) a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes quando estes julgarem necessário.
b) o Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e, no caso de demonstrações contábeis auditadas por auditor independente, também por este;
c) o profissional da contabilidade que não assina a escrituração poderá manifestar-se no Termo de Verificação para Fins de Substituição, desde que essa manifestação se restrinja às modificações nele relatadas;
d) a substituição da ECD só pode ser feita até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente;
e) são nulas as alterações efetuadas em desacordo ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.
7. CASOS DE CISÃO, FUSÃO, INCORPORAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO, CONVERSÃO E TRANSFERÊNCIA DA SEDE PARA OUTRA UF
No caso de cisão, fusão, incorporação, transformação, conversão e transferência da sede da entidade para outra Unidade da Federação, deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial de origem.
Fundamentos Legais: os citados no texto.