ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL – ECD
Normas Gerais a Partir de 01 de Janeiro de 2017
Sumário
1. Introdução
2. Obrigatoriedade de Adoção da ECD
2.1 – Pessoas Jurídicas Obrigadas a Entregar o Sped Contábil Sem Movimento no Período
2.2 – Sociedades Empresárias Sujeitas a Tributação Pelo Lucro Real no Ano-Calendário de 2013
2.3 – Pessoas Jurídicas do Segmento de Construção Civil
2.4 – Novas Situações Que Serão Obrigadas a Entrega da ECD a partir de 1º de Janeiro de 2016
3. Pessoas Jurídicas Desobrigadas da Entrega da ECD
4. Livros e Documentos Abrangidos Pela ECD
4.1 - Apresentação da ECD - Dispensa de Algumas Obrigações
4.1.1 – Adoção da Escrituração Fiscal Digital
4.2 – Autenticação dos Livros
5. Prazo e Forma de Apresentação da ECD
5.1 - Casos de Extinção, Cisão Parcial, Cisão Total, Fusão ou Incorporação
5.2 - Compartilhamento das Informações
5.3 - Modalidades de Acesso à ECD
5.4 – Substituição Dos Livros
6. Multa Por Atraso na Entrega da Escrituração Digital
1. INTRODUÇÃO
Por meio do Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 (DOU de 22.01.2007 – Edição Extra), alterado pelo Decreto nº 7.979, de 8 de abril de 2013 (DOU de 09.04.2013), e regulamentado pela Instrução Normativa RFB nº 1.420, de 19.12.2013 (DOU de 20.12.2013), alterada pela IN RFB nº 1.486/2014, IN RFB nº 1.510/2014, IN RFB nº 1.594/2015, IN RFB nº 1.660/2016, e a IN RFB nº 1.679/2016, foi instituída a Escrituração Contábil Digital (ECD), para fins fiscais e previdenciários, que deverá ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital - SPED. Neste trabalho abordaremos as normas para a entrega da ECD.
2. OBRIGATORIEDADE DE ADOÇÃO DA ECD
A ECD deverá ser transmitida, pelas pessoas jurídicas obrigadas a adotá-la, ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e será considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém.
Ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:
a) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real;
b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; (vide letra “b” do subitem 2.4)
c) as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012; e
Nota: a situação de obrigatoriedade prevista na letra “c” acima aplica-se em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31 de dezembro de 2015.
d) as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
Nota: a situação de obrigatoriedade prevista na letra “d” acima aplica-se em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31 de dezembro de 2015.
Fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas.
As declarações relativas a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.
2.1 – Pessoas Jurídicas Obrigadas a Entregar o Sped Contábil Sem Movimento no Período
As regras de obrigatoriedade não levam em consideração tal aspecto. Sem movimento não quer dizer sem fato contábil. Normalmente ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do contador, pagamento de luz, custo com o cumprimento de obrigações acessórias (como apresentação de DCTF e DIPJ), entre outras. (item 1.3 do Manual de Orientação do Leiaute da ECD aprovado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis no 93/2016).
Com base no exposto acima, é obrigatória a transmissão do Sped Contábil mesmo para as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real, que não tiveram movimento no período.
2.2 – Sociedades Empresárias Sujeitas a Tributação Pelo Lucro Real no Ano-Calendário de 2013
Em relação aos fatos contábeis ocorridos no ano de 2013, ficam obrigadas a adotar a ECD as sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
2.3 – Pessoas Jurídicas do Segmento de Construção Civil
As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário, devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar.
2.4 – Novas Situações Que Serão Obrigadas a Entrega da ECD a partir de 1º de Janeiro de 2016
Ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016:
a) as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea “c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, quando:
a.1) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais) em qualquer mês do anocalendário a que se refere a escrituração contábil; ou
a.2) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais) no ano-calendário a que se refere a escrituração contábil, ou proporcional ao período; e
b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 1995.
As Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses previstas nas letras “a” e “b” acima e nas letras “a” e “b” do item 2 devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo, ressalvado o disposto na nota abaixo das letras “c” e “d” do item 2.
3. PESSOAS JURÍDICAS DESOBRIGADAS DA ENTREGA DA ECD
A obrigatoriedade a que se refere o item 2 e o subitem 2.4 não se aplica:
a) às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;
b) aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e
c) às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.
4. LIVROS E DOCUMENTOS ABRANGIDOS PELA ECD
A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:
a) livro Diário e seus auxiliares, se houver;
b) livro Razão e seus auxiliares, se houver;
c) livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Os livros contábeis e documentos de que trata este item deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.
4.1 - Apresentação da ECD - Dispensa de Algumas Obrigações
A apresentação dos livros digitais, nos termos deste trabalho e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:
a) em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006;
b) a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, prevista no art. 14 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de 1991;
c) a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995, disciplinada na alínea "b" do § 5º do art. 12 da Instrução Normativa SRF nº 93, de 24 de dezembro de 1997.
Nota: a IN SRF nº 93/1997 foi revogada pela IN RFB nº 1.515/2014.
4.1.1 – Adoção da Escrituração Fiscal Digital
A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos do Ajuste Sinief nº 02, de 3 de abril de 2009, supre:
a) a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991, art. 48), desde que informados na Escrituração Fiscal Digital, nos termos do arts. 261 e 292 a 298 do Regulamento do Imposto de Renda, Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999.
b) em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.
4.2 – Autenticação dos Livros
A autenticação da ECD será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped.
A autenticação dos documentos de empresas de qualquer porte realizada por meio do Sped dispensa qualquer outra.
Ficam dispensados de autenticação os livros da escrituração contábil das pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais.
5. PRAZO E FORMA DE APRESENTAÇÃO DA ECD
A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de Maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.
A ECD deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, a ser disponibilizado na página da RFB na Internet, no endereço www.receita.fazenda.gov.br/sped, contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades:
a) validação do arquivo digital da escrituração;
b) assinatura digital;
c) visualização da escrituração;
d) transmissão para o Sped; e
e) consulta à situação da escrituração.
5.1 - Casos de Extinção, Cisão Parcial, Cisão Total, Fusão ou Incorporação
Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no parágrafo anterior, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.
Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação ocorridas de janeiro a abril o prazo de que trata este subitem será até o último dia útil do mês de maio do ano de ocorrência.
5.2 - Compartilhamento das Informações
As informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do Sped, serão compartilhadas com os órgãos e entidades de que tratam os incisos II e III do art. 3º do Decreto nº 6.022, de 2007, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário, nas seguintes modalidades de acesso:
a) integral, para cópia do arquivo da escrituração;
b) parcial, para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.
Para o acesso previsto na letra “a” acima, o órgão ou a entidade deverá ter iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD.
5.3 - Modalidades de Acesso à ECD
O acesso ao ambiente nacional do Sped fica condicionado a autenticação mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil, emitido em nome do órgão ou entidade de que trata o subitem 5.2, observado o seguinte:
a) o acesso também será possível às pessoas jurídicas em relação às informações por elas transmitidas ao Sped;
b) o ambiente nacional do Sped manterá o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 (seis) anos, contendo, no mínimo:
b.1) identificação do usuário;
b.2) autoridade certificadora emissora do certificado digital;
b.3) número de série do certificado digital;
b.4) data e a hora da operação; e
b.5) tipo da operação realizada, de acordo com o subitem 4.2.
As informações sobre o acesso à ECD pelos órgãos e entidades de que trata o subitem 5.2 ficarão disponíveis para a pessoa jurídica titular da ECD, em área específica no ambiente nacional do Sped, com acesso mediante certificado digital.
5.4 – Substituição Dos Livros
Depois de autenticados somente poderão ser substituídos os livros que contenham erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos, nos termos das Normas Brasileiras de Contabilidade, observado o seguinte:
a) o cancelamento da autenticação e a apresentação de ECD substituta somente poderão ser feitos mediante apresentação de Termo de Verificação para fins de Substituição que os justifique, o qual deverá integrar a escrituração substituta e conterá, além do detalhamento dos erros que motivaram a substituição:
a.1) identificação da escrituração substituída;
a.2) descrição pormenorizada dos erros;
a.3) identificação clara e precisa dos registros que contêm os erros, exceto quando estes decorrerem de outro erro já discriminado.
b) o Termo de Verificação para Fins de Substituição será assinado:
b.1) pelo próprio profissional contábil que assina a escrituração substituta, quando a correção dos erros não depender de alterações de lançamentos contábeis, saldos, ou demonstrações contábeis, tais como, correções em termo de abertura ou de encerramento e na identificação dos signatários;
b.2) por 2 (dois) profissionais contábeis, sendo 1 (um) deles contador, quando a correção do erro gerar alterações de lançamentos contábeis, de saldos ou de demonstrações não auditadas por auditor independente;
b.3) por 2 (dois) contadores, sendo 1 (um) deles auditor independente, quando a correção do erro gerar alterações de lançamentos contábeis, de saldos ou de demonstrações que tenham sido auditadas por auditor independente.
c) são nulas as alterações feitas sem o Termo de Verificação para fins de Substituição de que trata a letra “a” acima.
6. MULTA POR ATRASO NA ENTREGA DA ESCRITURAÇÃO DIGITAL
De acordo com o art. 57, da Medida Provisória no 2.158-35, de 24 de agosto de 2001, com a nova redação dada pela Lei no 12.873, de 24 de outubro de 2013, o sujeito passivo que deixar de apresentar, nos prazos fixados, declaração, demonstrativo ou escrituração digital exigidos nos termos do art. 16, da Lei no 9.779, de 19 de janeiro de 1999, ou que os apresentar com incorreções ou omissões, será intimado para apresentá-los ou para prestar esclarecimentos pela RFB e sujeitar-se-á às seguintes multas:
a) por apresentação extemporânea:
a.1) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional;
a.2) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;
a.3) R$ 100,00 (cem reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas;
b) por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário;
c) por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:
c.1) 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;
c.2) 1,5% (um inteiro e cinco décimos por cento), não inferior a R$ 50,00 (cinquenta reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.
Notas:
1) Na hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, os valores e o percentual referidos nas letras “b” e “c” do item 5 serão reduzidos em 70% (setenta por cento).
2) Para fins do disposto na letra “a” do item 5, em relação às pessoas jurídicas que, na última declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização societária, deverá ser aplicada a multa de que trata a letra “a.2” do item 5.
3) A multa prevista na letra “a” do item 5 será reduzida à metade, quando a obrigação acessória for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.
4) Na hipótese de pessoa jurídica de direito público, serão aplicadas as multas previstas na letra “a.1”, na letra “b” e na letra “c.2”, todas do item 5.
O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é 1438.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.