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REGISTRO DE EMPREGADO
Livro Ou Ficha De Registro

Sumário

1. Introdução
2. Registro De Empregado
2.1 - Registro Informatizado
3. Livro Ou Ficha De Empregado
3.1 – Dispensa Da Autenticação
3.2 – Extravio
3.3 – Disponíveis A Fiscalização
4. Substituição Da Ficha Pelo Livro Ou Do Livro Pela Ficha De Registro

1. INTRODUÇÃO

A Portaria do MTE n° 41, de 28 de março de 2007, disciplina o registro e a anotação de Carteira de Trabalho e Previdência Social de empregados, como também a Constituição Federal e a Consolidação das Leis do Trabalho.

Os registros dos empregados poderão ser feitos no livro ou ficha de registro, conforme será visto nesta matéria.

2. REGISTRO DE EMPREGADO

De acordo com a Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 20 registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:

a) nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

b) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;

c) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;

d) data de admissão;

e) cargo e função;

f) remuneração;

g) jornada de trabalho;

h) férias;

i) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver;

j) entre outros.

O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.

Observação: Informações completas sobre registro de empregado, vide também a Portaria nº 41, de 28 de março de 2007, onde disciplina o registro e a anotação de Carteira de Trabalho e Previdência Social de empregados.

2.1 - Registro Informatizado

O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que (Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 4°):

a) mantenha registro individual em relação a cada empregado;

b) mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e

c) assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

O sistema deverá conter rotinas auto explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.

As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.

O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 (doze) meses.

As informações anteriores a 12 (doze) meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.

3. LIVRO OU FICHA DE EMPREGADO

O registro do empregado poderá ser em livro ou ficha de registro, com as informações e procedimentos que estabelece a Portaria do MTE n° 41/2007 e também o artigo 41 da CLT.

Deve ser feita de imediato as anotações referente às informações do contrato de trabalho, no livro ou fichas de registro de empregados, no momento do início da prestação de serviços, conforme o artigo 41 da CLT.

“Art. 41 da CLT - Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador”.

O registro de empregados deverá estar sempre atualizado e numerado seqüencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas (Artigo 2º, da Portaria MTPS/GM nº 3.626, de 13 de novembro de 1991 - DOU de 14.11.91).

3.1 – Dispensa Da Autenticação

A partir da revogação do art. 42 da CLT, a obrigação legal de autenticação deixou de existir.

Ver o precedente abaixo:

Conforme o “PRECEDENTE ADMINISTRATIVO N° 24 DO DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO DO TRABALHO – MTE: REGISTRO. AUTENTICAÇÃO DE LIVRO, FOLHA OU SISTEMA ELETRÔNICO. Após a edição da Portaria nº 739, de 29 de agosto de 1997, descabe autuação por falta de autenticação do sistema de registro de empregados, no prazo legal, uma vez autorizada a autenticação pelo Auditor - Fiscal do Trabalho quando de sua visita fiscal. A partir da revogação do art. 42 da CLT, a obrigação legal de autenticação deixou de existir. REFERÊNCIA NORMATIVA: art. 42 da CLT, art. 2°, § 2° da Portaria n° 739, de 29 de agosto de 1997, e Lei nº 10.243, de 19 de Junho de 2001”.

O artigo 4º da Lei nº 10.243, de 19.06.2001, revogou o artigo 42 da CLT, o qual trazia a obrigatoriedade dos livros e fichas de registro de empregados serem autenticados pelas Delegacias Regionais do Trabalho.

Os Fiscais do Trabalho, quando da inspeção no estabelecimento empregador, poderão autenticar livro de registro em continuação ou grupo de fichas em continuação, que ainda não tiverem sido autenticados (§ 3º, do artigo 2º, da Portaria MTPS/GM nº 3.626, de 13 de novembro de 1991 - DOU DE 14.11.91) *(Redação pela Portaria 402/95).

3.2 – Extravio

Não existe previsão legal a respeito do extravio do livro ou ficha de registro de empregado, mas a empresa deverá providenciar o Boletim de Ocorrência e fazer a substituição dos registros dos empregados em um novo livro ou registro, seguindo os procedimentos da Portaria MTE n° 41/2007.

O empregador poderá fazer uma anotação na parte de observações, a respeito do extravio de tais documentos e anexar o Boletim de Ocorrência.

Também é viável consultar o Ministério do Trabalho e Emprego sobre tal situação ou qual o melhor procedimento a ser adotado.

3.3 – Disponíveis A Fiscalização

O empregador deverá deixar em permanência no local de trabalho, à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, o livro de registro de empregados, o livro de inspeção do trabalho, o controle de registro de horário de trabalho (cartão, livro de ponto ou registro magnético, entre outros).

“Art. 630, § 4º da CLT - Os documentos sujeitos à inspeção deverão permanecer, sob as penas da lei, nos locais de trabalho, somente se admitindo, por exceção, a critério da autoridade competente, sejam os mesmos apresentados em dia hora previamente fixados pelo agente da inspeção”.

4. SUBSTITUIÇÃO DA FICHA PELO LIVRO OU DO LIVRO PELA FICHA DE REGISTRO

No caso de substituição da ficha pelo livro ou do livro pela ficha de registro de empregado, não tem embasamento legal, porém, rassalta-se que deverá o registro de empregado estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.

“O empregador deverá transcrever os dados de todos os empregados, obedecendo á ordem cronológica de admissão e a transcrição deverá ser de todo o período laboral. A respeito dos dispensados não precisa abrir novo registro com as informações dos empregados, ou seja, abrir o registro somente que tem ainda o contrato na empresa (licenciados, férias, ativos, entre outros)”.

Instruções de preenchimento:

a) transcrever para as fichas ou livro de registro todos os empregados que continuam com contrato de trabalho, obedecendo a ordem cronológica de admissão e com os dados: data de admissão, salário contratual, última alteração salarial, última mudança de função (quando for o caso), últimas férias gozadas, recolhimento da Contribuição Sindical, entre outras;

b) os registros deverão ter fotos dos empregados;

c) os registros deverão ter assinatura dos empregados e do empregador;

d) fazer o termo de responsabilidade/abertura, na ficha ou livro de registro.

Fundamentos Legais: Citados no texto.