ESOCIAL/SPED
Decreto Nº 8.373/2014 e Resolução Nº 1/2015
Considerações
Sumário
1. Introdução
2. Comitê Gestor Do Esocial – Órgãos Envolvidos
2.1 – Competência Do Comitê Gestor
3. Obrigações Substituídas Pelo Esocial
4. Esocial
4.1 – Conceito
4.2 – Objetivo E Princípios
4.3 – Regulamentação
4.4 – Composição - Registro De Informações Fiscais, Previdenciárias E Trabalhistas
5. Obrigatoriedade
6. Prazo E Cronograma Para Utilização Do Esocial
7. Prestação Das Informações Ao Esocial
7.1 - Sistema Simplificado (Microempresas E Empresas De Pequeno Porte)
7.2 – SEFIP/GFIP
7.3 – FGTS
7.4 - Escrituração Digital
8. Modelo Operacional Do Esocial
8.1 - Descrição Simplificada
8.2 - Acesso
8.2.1 - Certificação Digital
8.2.2 - Código De Acesso Para O Portal Esocial
8.3 - Transmissão Dos Arquivos - Sequência Lógica
8.4 - Comprovante De Entrega
9. Identificadores
9.1 - Empregador/Contribuinte
9.2 - Trabalhador
9.2.1 – Qualificação Cadastral
9.2.2 – Outras Informações
10. Retificações E Alterações
10.1 – Retificações
11. Exclusão
12. Consulta
13. Informações Técnicas Do Esocial
14. Eventos Que Compõem O Esocial
14.1 - Eventos Iniciais E Tabelas Do Empregador
14.2 - Livro De Eventos Não Periódicos
14.3 - Livro De Eventos Periódicos:
14.4 - Autenticação E Assinatura Digital
14.5 - Penalidades
14.6 – Tratamento Diferenciado
15. Orientação Específica Por Evento
16. Portal Do Esocial - Módulo Do Empregador Doméstico
1. INTRODUÇÃO
A Circular da CEF n° 624 de 06.01.2014 (D.O.U.: 07.01.2014) aprovou e divulgou o leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial.
O Decreto nº 8.373, de 11.12.2014 (DOU 12.12.2014) institui o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.
A Resolução do MTE e CG nº 1, de 20.02.2015 (D.O.U.: 24.02.2015) dispõe sobre o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). E esta Resolução aprovou a versão 2.0 do Manual de Orientação do eSocial (MOS).
Nesta matéria será tratada apenas de um resumo do eSocial, conforme as legislações citadas, e o Capítulo I do Manual Versão 2.0, ficando em aguardo, os prazos de entrega dos eventos e o cronograma da obrigatoriedade as quais serão objetos de Resolução do Comitê Diretivo a ser publicada brevemente no Diário Oficial da União.
Os arquivos complementares anexos a este manual, como também o próprio manual, estão disponíveis no sítio http://www.esocial.gov.br/, com as informações e orientações completas sobre o eSocial.
2. COMITÊ GESTOR DO ESOCIAL – ORGÃOS ENVOLVIDOS
Fica instituído o Comitê Gestor do eSocial, formado por representantes dos seguintes órgãos (Artigo 5º, do Decreto nº 8.373, de 11.12.2014):
a) Ministério do Trabalho e Emprego;
b) Ministério da Previdência Social;
c) Secretaria da Receita Federal do Brasil;
d) Instituto Nacional do Seguro Social - INSS; e
e) Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador do FGTS.
Observação: As informações do item “2” desta matéria e seus subitens (abaixo), foram obtidas no Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.0), Capítulo I.
2.1 – Competência Do Comitê Gestor
Compete ao Comitê Gestor (§ 1º, do artigo 5º, do Decreto nº 8.373/2014):
a) estabelecer diretrizes para o funcionamento e a divulgação do ambiente nacional;
b) especificar, desenvolver, implantar e manter o ambiente nacional;
c) promover a integração com os demais módulos do sistema;
d) auxiliar e regular o compartilhamento e a utilização das informações armazenadas no ambiente nacional do eSocial; e
e) aprovar o Manual de Orientação do eSocial e suas atualizações.
A gestão do eSocial será exercida de forma compartilhada e as deliberações do Comitê Gestor serão adotadas por meio de resolução (§ 2º, do artigo 5º, do Decreto nº 8.373, de 11.12.2014).
Os órgãos e entidades partícipes do Comitê Gestor exercerão, alternadamente, as funções de Secretaria-Executiva pelo período de um ano, tendo como secretário-executivo o respectivo representante no Comitê (§ 3º, do artigo 5º, do Decreto nº 8.373, de 11.12.2014).
3. OBRIGAÇÕES SUBSTITUÍDAS PELO ESOCIAL
Até o momento tendo como base o Manual do eSocial, segue abaixo as obrigações acessórias que serão substituídas pelo eSocial:
Exemplos de atividades substituídas pelo eSocial: “cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS”.
a) Admissão/Livro ou Ficha de Registro de Empregado (Portaria do MTE n° 41/2007 e artigo 41 da CLT);
b) Folha de Pagamento (artigo 225, inciso I, do Decreto n° 3.048, de 06 de maio de 1999);
“I - preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”.
c) CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Lei nº 4.923, de 23 de dezembro de 1965);
d) SEFIP/GFIP (artigo 225, Decreto n° 3.048, de 06 de maio de 1999), conforme abaixo:
“III - prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização”.
e) RAIS - Relação Anual de Informações Sociais (Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975);
f) CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho (artigo 22, da Lei n° 8.213, de 24 de julho de 1991);
A Lei nº 8.213, de 24 de julho de 1991, determina, no seu artigo 22, que todo acidente do trabalho ou doença profissional deverá ser comunicado pela empresa ao INSS, sob pena de multa em caso de omissão.
g) PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário (artigo 68, § 2º, do Decreto n° 3.048, de 06 de maio de 1999);
O PPP constitui-se em um documento histórico-laboral do trabalhador que reúne, entre outras informações, dados administrativos, registros ambientais e resultados de monitoração biológica, durante todo o período em que este exerceu suas atividades na empresa.
h) Entre outras.
4. ESOCIAL
Além das Legislações, as informações dos subitens abaixo foram obtidas também do Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.0) e o site - http://www.esocial.gov.br/Leiautes.aspx.
Os arquivos complementares anexos a este manual, como também o próprio manual, estão disponíveis no sítio http://www.esocial.gov.br/.
4.1 – Conceito
O eSocial é um projeto do governo federal que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.
O eSocial estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural.
O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por (Artigo 2º, do Decreto nº 8.373, de 11.12.2014):
a) escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
b) aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e
c) repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.
4.2 – Objetivo E Princípios
São objetivos do eSocial:
a) Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores;
b) Simplificar o cumprimento de obrigações; e
c) Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.
O eSocial substituirá o procedimento de envio das diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos a relação de trabalho.
O eSocial rege-se pelos seguintes princípios (Artigo 3º, do Decreto nº 8.373, de 11.12.2014):
a) viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
b) racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
c) eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
d) aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
e) conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte.
4.3 – Regulamentação
Fica regulamentado o eSocial como instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, que padroniza sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo Ambiente Nacional, composto por: (Artigo 1º da Resolução nº 1/2015)
a) escrituração digital contendo os livros digitais com informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
b) sistemas para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e
c) repositório nacional contendo o armazenamento da escrituração.
E conforme o parágrafo único, as informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS e armazenadas no ambiente nacional.
4.4 – Composição - Registro De Informações Fiscais, Previdenciárias E Trabalhistas
O eSocial é composto pelo registro de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas agrupadas em eventos que contêm: (Artigo 2º da Resolução nº 1/2015)
a) dados cadastrais dos empregadores, inclusive domésticos, da empresa e a eles equiparados em legislação específica e dos segurados especiais;
b) dados cadastrais e contratuais de trabalhadores, incluídos os relacionados ao registro de empregados;
c) dados cadastrais, funcionais e remuneratórios dos servidores titulares de cargos efetivos amparados em regime próprio de previdência social, de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, dos magistrados, dos membros do Tribunal de Contas, dos membros do Ministério Público e dos militares;
d) dados cadastrais dos dependentes dos empregados, inclusive domésticos, dos trabalhadores avulsos e dos segurados dos regimes geral e próprios de previdência social;
e) dados relacionados às comunicações de acidente de trabalho, às condições ambientais do trabalho e do monitoramento da saúde do trabalhador e dos segurados relacionados no na alínea “c”;
f) dados relacionados à folha de pagamento e outros fatos geradores, bases de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais de que trata a Lei Complementar nº 110, de 29 de junho de 2001, contribuições sindicais, FGTS e imposto sobre renda retido na fonte; e
g) outras informações de interesse dos órgãos e entidades integrantes do Comitê Gestor do eSocial, no âmbito de suas competências.
Segue abaixo os §§ 1º a 4º da Resolução citada acima:
Os órgãos partícipes disciplinarão os procedimentos e os efeitos para que as informações prestadas no eSocial componham a base de cálculo para a apuração dos débitos delas decorrentes e a base de dados para fins de cálculo e concessão de benefícios previdenciários e trabalhistas em atos administrativos específicos das autoridades competentes.
O disposto no caput do artigo 2º da Resolução citada, não dispensa os obrigados ao eSocial da manutenção, sob sua guarda e responsabilidade, dos documentos, na forma e prazos previstos na legislação aplicável.
As informações previdenciárias constantes do eSocial referem-se ao Regime Geral de Previdência Social e aos regimes próprios de previdência social previstos no art. 1º da Lei nº 9.717 de 27 de novembro de 1998.
Os dados de que trata a alínea “c” acima referem-se a ativos, aposentados, transferidos para reserva remunerada, reformados ou reincluídos, seus dependentes e pensionistas, devendo abranger também as informações de outras categorias de segurados amparados em regime próprio de previdência social com fundamento em decisão judicial ou em legislação específica do ente federativo.
5. OBRIGATORIEDADE
Após a implantação do eSocial e o cronograma estabelecido pela legislação, estarão obrigados a utilizar o eSocial, os empregadores, inclusive o doméstico, a empresa e a eles equiparados em legislação específica; e o segurado especial inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço.
“A obrigatoriedade da transmissão de informações pelo portal do eSocial são para todos os empregadores (CNPJ, CEI, órgãos da administração pública, OGMO, CNO)”.
Observações importantes:
O eSocial acarretará grande impacto nas empresas em termos de tecnologia e processos, envolvendo grandes quantidades de dados, além de um processo comtrajetória estrutural de elevada complexidade.
O governo liberará o que os sistemas das empresas deverão ter, e também o manual de integração com o Contribuinte, deverá orientar o empregador/contribuinte no cumprimento de suas obrigações sucedidas com o eSocial, ou seja, tem que conter as especificações, as particularidades e critérios técnicos para a integração entre o Portal do SPED e os sistemas das empresas.
6. PRAZO E CRONOGRAMA PARA UTILIZAÇÃO DO ESOCIAL
Os prazos de entrega dos eventos e o cronograma da obrigatoriedade serão objetos de Resolução do Comitê Diretivo a ser publicada brevemente no Diário Oficial da União, ou seja, ainda não foram definidos.
7. PRESTAÇÃO DAS INFORMAÇÕES AO ESOCIAL
A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos (§ 1º, artigo 2º, do Decreto nº 8.373/2014):
a) o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;
b) o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;
c) as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e
d) as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte - IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.
Observação: As informações complementares a respeito do item “7” e seus subitens, encontra-se no Manual Versão 2.0 – Capítulo I, no site http://www.esocial.gov.br/.
7.1 - Sistema Simplificado (Microempresas E Empresas De Pequeno Porte)
A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar nº 123, de 15 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual - MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas (§ 2º, artigo 2º, do Decreto nº 8.373/2014).
7.2 – SEFIP/GFIP
As informações prestadas por meio do eSocial substituirão as constantes na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - GFIP, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial (§ 3º, artigo 2º, do Decreto nº 8.373/2014).
7.3 – FGTS
As informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS e armazenadas no repositório nacional (§ 4º, artigo 2º, do Decreto nº 8.373/2014).
7.4 - Escrituração Digital
A escrituração digital de que trata a alínea “a” do subitem “4.1” desta matéria é composta pelos registros de eventos tributários, previdenciários e trabalhistas, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial (§ 5º, artigo 2º, do Decreto nº 8.373/2014).
8. MODELO OPERACIONAL DO ESOCIAL
As informações do item “8” desta matéria e seus subitens (abaixo), foram obtidas no Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.0), Capítulo I. Informações completas verificar no próprio manual nos itens “3” a “3.5”.
8.1 - Descrição Simplificada
O empregador/contribuinte gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação, objetivando garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de envio e o enviará ao empregador/contribuinte.
O eSocial não funciona por meio de um Programa offline Gerador de Declaração – PGD ou Validador e Assinador – PVA, ou seja, não possui um aplicativo para download no ambiente do empregador/contribuinte que importe o arquivo e faça as validações antes de transmitir.
O arquivo pode ser gerado de duas formas:
a) pelo sistema de propriedade do empregador/contribuinte ou contratado de terceiros, assinado digitalmente e transmitido ao eSocial por meio de webservice, recebendo um recibo de entrega (comprovante);
b) diretamente no Portal do eSocial na internet - http://www.esocial.gov.br/, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento, módulo simplificado.
No momento da transmissão, o ambiente do eSocial retornará o protocolo de envio. Após a realização das validações, o eSocial retornará o recibo de entrega ou mensagem de erro.
O número do recibo de entrega é a referência a ser utilizada em eventuais retificações ou exclusões.
8.2 - Acesso
8.2.1 - Certificação Digital
O certificado digital utilizado no sistema eSocial deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Este deverá pertencer à série “A”. Existem duas séries as quais os certificados podem pertencer, a série “A” e a “S”. A série “A” reúne os certificados de assinatura digital utilizados na confirmação de identidade na Web, em e-mails, em Redes Privadas Virtuais – VPN e em documentos eletrônicos com verificação da integridade de suas informações. A série “S” reúne os certificados de sigilo que são utilizados na codificação de documentos, de bases de dados, de mensagens e de outras informações eletrônicas sigilosas.
O certificado digital deverá ser do tipo A1 ou A3. Certificados digitais de tipo A1 ficam armazenados no próprio computador a partir do qual ele será utilizado. Certificados digitais do tipo A3 são armazenados em dispositivo portátil inviolável do tipo smart card ou token, que possuem um chip com capacidade de realizar a assinatura digital. Este tipo de dispositivo é bastante seguro, pois toda operação é realizada pelo chip existente no dispositivo, sem qualquer acesso externo à chave privada do certificado digital.
Os certificados digitais serão exigidos em dois momentos distintos:
a) Transmissão: antes de ser iniciada a transmissão de solicitações ao sistema eSocial, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na INTERNET. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações este deverá ser do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ).
b) Assinatura de documentos: para os empregadores pessoas jurídicas, os eventos poderão ser gerados por qualquer estabelecimento da empresa ou seu procurador, mas o certificado digital assinante destes deverá pertencer a matriz ou ao representante legal desta ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não-eletrônica. Para os empregadores pessoas físicas, os eventos deverão ser gerados pelo próprio empregador ou seu procurador e assinados com o certificado digital pertencente a este ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não eletrônica. Os certificados digitais utilizados para assinar os eventos enviados ao eSocial deverão estar habilitados para a função de assinatura digital, respeitando a Política do Certificado. Está previsto para o projeto o uso de Procuração Eletrônica da RFB ou da Caixa.
Os eventos que compõem o eSocial devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital utilizando-se certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, salvo o Micro Empreendedor Individual – MEI com empregado, o segurado especial e os obrigados relacionados a seguir que possuam até 07 empregados permanentes:
a) Empregadores domésticos;
b) Micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional;
c) Contribuinte individual equiparado à empresa; e
d) Pequeno produtor rural.
Informações e normas a respeito da Certificação Digital, bem como a relação das Autoridades Certificadoras podem ser encontradas nos links a seguir:
a) http://www.receita.fazenda.gov.br/aplicacoes/atbhe/tus/Servico.aspx?id=449&idArea=13&idAssunto=123
b) http://www.receita.fazenda.gov.br/AtendVirtual/Orientacoes/orientacoesgerais.htm
c) http://www.certificado.caixa.gov.br/.
8.2.2 - Código De Acesso Para O Portal Esocial
Os empregadores/contribuintes não obrigados à utilização do certificado digital, podem gerar Código de Acesso no Portal eSocial, que lhe permite a utilização de diversos serviços, dentre eles, a geração dos arquivos eletrônicos que se transformarão em documentos eletrônicos nos termos legais.
A obtenção do Código de Acesso exige o registro do número do CPF, data de nascimento e o número dos recibos de entrega do Imposto de Renda Pessoa Física – DIRPF dos dois últimos exercícios. Não possuindo as DIRPF, em seu lugar deverá ser registrado o número do Título de Eleitor.
Caso o empregador não possua as DIRPF e tão pouco o título de eleitor, só poderá acessar o Portal do eSocial por meio de Certificação Digital.
8.3 - Transmissão Dos Arquivos - Sequência Lógica
O empregador/contribuinte, ao transmitir suas informações relativas ao eSocial, deve considerar a sequência lógica descrita neste tópico, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias ao processamento das informações constantes nos arquivos a serem transmitidos posteriormente.
8.4 - Comprovante De Entrega
O recibo de entrega dos eventos serve para oficializar a remessa de determinada informação ao eSocial e também para obter cópia de determinado evento, retificá-lo ou excluí-lo quando o programa assim o permitir.
Cada evento transmitido possui um recibo de entrega. Quando se pretende efetuar a retificação de determinado evento deve ser informado o número do recibo de entrega do evento que se pretende retificar.
Estes recibos serão mantidos no sistema por tempo indeterminado, porém, por segurança, é importante que a empresa guarde seus respectivos recibos, os quais comprovam a entrega e o cumprimento da obrigação.
O protocolo de envio é uma informação transitória, avisando que o evento foi transmitido ao ambiente e que serão processadas as respectivas validações. O efetivo cumprimento da obrigação será atestado pelo recibo de entrega.
É de suma importância que a empresa tenha um controle para armazenamento dos números dos Recibos de Entrega dos Eventos.
9. IDENTIFICADORES
As informações do item “9” desta matéria e seus subitens (abaixo), foram obtidas no Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.0), Capítulo I. Informações completas verificar no próprio manual nos itens “4” a “4.3.3”.
9.1 - Empregador/Contribuinte
A partir da data de entrada em vigor do eSocial os empregadores/contribuintes pessoa jurídica são identificados apenas pelo Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ, e os empregadores/contribuintes pessoa física, apenas pelo Cadastro de Pessoas Físicas – CPF.
O identificador chave (nrInsc) para as empresas em geral será o CNPJ-Raiz/Base de oito posições, exceto se natureza jurídica de administração pública federal ([101-5], [104-0], [107-4], [116-3]), situação em que o campo deve ser preenchido com o CNPJ completo com 14 posições.
As pessoas físicas que utilizam a matrícula Cadastro Específico do INSS – CEI passam a usar o Cadastro de Atividades Econômicas da Pessoa Física – CAEPF, que se constitui em um número sequencial vinculado ao CPF. Neste caso, a pessoa física deve providenciar o registro no CAEPF, de acordo com normatização específica da RFB.
Para as obras de construção civil, que possuem responsáveis pessoas físicas ou jurídicas, a matrícula CEI passa a ser substituída pelo Cadastro Nacional de Obras – CNO que, obrigatoriamente, é vinculado a um CNPJ ou a um CPF.
As matrículas CEI existentes na data de implantação do CNO, relativas às obras de construção civil, passam a compor o cadastro inicial do CNO.
Até a implantação do Cadastro Nacional de Obras, deverá ser usado o CEI da obra no lugar do CNO no eSocial.
9.2 - Trabalhador
Os trabalhadores, por sua vez, têm como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS - Número de Identificação Social.
O NIS pode ser o Número de Inscrição na Previdência Social - NIT, no Programa de Integração Social - PIS, no Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público - PASEP, ou no Sistema Único de Saúde - SUS.
O trio de informações “CPF x NIS x Data de nascimento” deve estar consistente no Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, e será validado no ato da transmissão. Eventual inconsistência implica recusa no recebimento dos eventos, inclusive no S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo, S-2200 - Admissão de Trabalhador ou S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo – Início, que são os eventos que alimentam o RET.
9.2.1 – Qualificação Cadastral
Os empregadores/contribuintes devem atentar às informações cadastrais dos trabalhadores a seu serviço, certificando-se de sua consistência no Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, do INSS e na base no Cadastro de Pessoa Física – CPF, da RFB e, se necessário, proceder a atualização dos dados cadastrais antes da data de entrada em vigor do eSocial.
Para facilitar o trabalho de regularização cadastral dos trabalhadores, foi desenvolvido um aplicativo para verificar se o Número de Identificação Social – NIS e o Cadastro de Pessoa Física – CPF estão aptos para serem utilizados no eSocial, pois são identificadores necessários. O acesso a esse aplicativo, assim como a obtenção de mais informações é possível a partir do endereço eletrônico: http://www.esocial.gov.br/QualificacaoCadastral.aspx.
O uso do aplicativo de Consulta Qualificação Cadastral é um procedimento opcional, porém extremamente importante, a ser realizado pelos empregadores, e que tem por objetivo identificar as inconsistências dos dados cadastrais dos trabalhadores nas empresas em relação às bases do CNIS e do CPF. Pode ser feita para qualquer trabalhador de qualquer categoria, seja empregado, contribuinte individual, avulso, etc.
A Qualificação Cadastral pode ser realizada manualmente, até 10 (dez) consultas simultaneamente, com retorno das informações no momento da consulta, ou em lote, onde não há 21 / 105 restrição de limite de consultas, contudo o usuário deverá possuir certificado digital para realizar o procedimento e o retorno das informações será em até 48 horas.
Para tanto, deverão ser informados nome, data de nascimento, número de CPF e NIS do trabalhador. Após a verificação cadastral, o aplicativo retornará o resultado para o usuário sobre a validação de cada campo informado (nome, data de nascimento, número de CPF e NIS) com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências.
Uma vez identificadas, as inconsistências devem ser corrigidas, considerando que o eSocial vai bloquear informações inexatas na identificação dos trabalhadores (de qualquer categoria). Essa é uma grande oportunidade da empresa corrigir o cadastro de todos os seus trabalhadores.
Nos casos de divergências nos dados informados, o aplicativo apresentará orientações necessárias para a correção.
9.2.2 – Outras Informações
As informações do subitem “9.2.2” desta matéria encontra-se no Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.0), Capítulo I, conforme os subitens abaixo:
- 4.2.3 Situação especial: Trabalhador estrangeiro com vínculo empregatício que presta serviços no Brasil;
- 4.3 Datas;
- 4.3.1 Preenchimento geral dos campos com DATA;
- 4.3.2 Registro de data inicial do evento;
- 4.3.3 Data-início-validade e Data-fim-validade nas Tabelas.
10. RETIFICAÇÕES E ALTERAÇÕES
Informações completas sobre “retificações e alterações” se encontra no Manual Versão 2.0, Capítulo I, nos subitens “5.1” a “5.3”.
O procedimento ALTERAÇÃO das informações transmitidas ao eSocial ocorre somente nos eventos de Tabelas (S-1005 a S-1080) e no evento S- 1000 - Informações do Empregador/Contribuinte, atreladas à respectiva vigência ou período de validade. Também é prevista a alteração por meio de eventos não periódicos específicos, constantes do item 5.2 (Alterações de informações transmitidas em eventos não periódicos específicos) do Manual.
Todos os demais casos de “alteração” nas informações transmitidas serão tratados pelo eSocial como procedimentos de RETIFICAÇÃO, ou mesmo de EXCLUSÃO. Esta questão será tratada com detalhes nos itens 5.3 (Retificações) e 6 (Exclusões) deste manual.
As alterações em eventos não periódicos, e principalmente em eventos de Tabelas, podem trazer consequências nos cálculos e apurações de fechamento dos eventos periódicos. Assim sendo é necessário rigoroso controle para que uma alteração não torne inconsistente um movimento de eventos periódicos já fechado para determinado período de apuração. Para cada evento, nas Informações Adicionais dos Leiautes apresentados no capítulo III do Manual Versão 2.0, o empregador/contribuinte encontra orientação quanto às repercussões de eventuais alterações.
10.1 – Retificações
As alterações de informações já transmitidas ao eSocial que não se enquadram nos itens 5.1 (Alterações em eventos de Tabela) e 5.2 (Alterações transmitidas em eventos não periódicos específicos) são tratadas como RETIFICAÇÃO da informação já enviada.
No caso de RETIFICAÇÃO o procedimento do empregador/contribuinte declarante será o de reenviar o evento que contempla a informação a ser retificada com o campo indRetif = 2, constando no campo nrRecibo o número do recibo do arquivo originalmente enviado a ser retificado.
11. EXCLUSÃO
Informações completas sobre “exclusão” se encontra no Manual Versão 2.0, Capítulo I, no item “6”.
12. CONSULTA
Informações completas sobre “consulta” se encontra no Manual Versão 2.0, Capítulo I, no item “7”.
13. INFORMAÇÕES TÉCNICAS DO ESOCIAL
O Capítulo II do Manual Versão 2.0 do eSocial, trata sobre as informações técnicas, ou seja, a representação do leiaute, que são:
- 1.1 Tabela de Resumo dos Registros.
- 1.2 Estrutura de registro dos eventos propriamente ditos.
- 1.3 Regras de envio da informação ao eSocial.
- 1.3.1 Preenchimento dos campos do leiaute – obrigatoriedade.
- 1.3.2 Formato dos registros nos arquivos XML.
14. EVENTOS QUE COMPÕEM O ESOCIAL
Os eventos que compõem o eSocial obedecerão as regras constantes no Manual de Orientação do eSocial e serão transmitidos ao Ambiente Nacional nos seguintes prazos: (Artigo 3º da Resolução nº 1/2015)
14.1 - Eventos Iniciais E Tabelas Do Empregador
a) as informações relativas à identificação do empregador, de seus estabelecimentos e obras de construção civil deverão ser enviadas previamente à transmissão de outras informações;
b) as informações relativas às tabelas do empregador, que representam um conjunto de regras específicas necessárias para validação dos eventos do eSocial, como as rubricas da folha de pagamento, informações de processos administrativos e judiciais, lotações, relação de cargos, carreiras, patentes e funções, jornada de trabalho, horário contratual, ambientes de trabalho e outras necessárias para verificação da integridade dos eventos periódicos e não periódicos deverão ser enviadas previamente à transmissão de qualquer evento que requeira essas informações;
c) as informações relativas aos vínculos trabalhistas e funcionais mantidos no momento do início da obrigatoriedade da utilização do eSocial deverão ser transmitidas antes do envio de qualquer evento periódico ou não periódico e até o final do 1º (primeiro) mês de sua obrigatoriedade; e
d) as informações de atualização de identificação do empregador, dos estabelecimentos e das obras de construção civil de que trata a alínea "a" deverão ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao de ocorrência da alteração, ou previamente à transmissão de qualquer evento que requeira essas informações para validação, o que ocorrer primeiro.
14.2 - Livro De Eventos Não Periódicos
a) as informações do registro preliminar de admissão do trabalhador devem ser enviadas até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço, observado o disposto no § 1º deste artigo;
b) as informações da admissão do trabalhador e de ingresso e reingresso do servidor público de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo vinculados ao Regime Geral de Previdência Social, suas autarquias e fundações, devem ser enviadas antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse trabalhador ou até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência, observado o disposto no § 2º deste artigo;
c) as informações de ingresso e reingresso do servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por Regime Próprio de Previdência Social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, devem ser enviadas antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esses segurados ou até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência;
d) as informações da comunicação de acidente de trabalho devem ser enviadas até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato;
e) as informações de desligamento devem ser enviadas até o 1º (primeiro) dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso prévio trabalhado ou do término de contrato por prazo determinado;
f) as informações de desligamento devem ser enviadas até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento nos casos não previstos na alínea "e" deste inciso;
g) as informações do aviso prévio devem ser enviadas em até 10 dias de sua comunicação ao empregado;
h) as informações do afastamento temporário ocasionado por acidente do trabalho, agravo de saúde ou doença decorrentes do trabalho com duração de até 30 (trinta) dias devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente;
i) as informações do afastamento temporário ocasionado por acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença não relacionados ao trabalho com duração de 3 (três) a 30 (trinta) dias devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente;
j) as informações do afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho, acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração superior a 30 (trinta) dias devem ser enviadas até o 31º dia da sua ocorrência, caso não tenha transcorrido o prazo previsto nas alíneas "h" ou "i";
k) as informações dos afastamentos temporários ocasionados pelo mesmo acidente ou doença que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias e tiverem em sua totalidade duração superior a 30 (trinta) dias, independente da duração individual de cada afastamento, deverão ser enviados em conjunto até o 31º dia do afastamento, caso não tenha transcorrido o prazo previsto nas alíneas "h" ou "i";
l) as informações dos eventos não periódicos não relacionados nas alíneas "a" a "k" devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência ou antes do envio dos eventos mensais de remuneração a que se relacionem, observado o disposto no § 2º deste artigo; e
m) as informações dos afastamentos temporários e desligamentos do servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por Regime Próprio de Previdência Social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, devem ser enviadas antes do evento que contém a remuneração devida no mês a que se refere o afastamento, ou até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao que ocorrerem quando não for devida remuneração na competência.
14.3 - Livro De Eventos Periódicos:
a) as informações das folhas de pagamento contendo as remunerações devidas aos empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais, bem como os correspondentes totais, base de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais de que trata a Lei Complementar nº 110, de 2001, contribuições sindicais, FGTS e imposto sobre a renda devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao que se refiram;
b) as informações de folha de pagamento contendo os pagamentos realizados a todos os trabalhadores, deduções e os valores devidos do imposto de renda retido na fonte devem ser transmitidas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao do pagamento;
c) as informações relacionadas à comercialização da produção rural pelo segurado especial e pelo produtor rural pessoa física, com as correspondentes deduções, bases de cálculo e os valores devidos e retidos, devem ser transmitidas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao que se refiram; e
d) as informações das remunerações e benefícios devidos e dos pagamentos realizados ao servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por regime próprio de previdência social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, bem como as bases de cálculo e valores devidos pelos segurados, beneficiários e pelo ente federativo das contribuições previdenciárias, devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao que ocorrerem.
Segue abaixo os §§ 1º a 6º e 8º da Resolução nº 1/2015:
O empregador pode optar por enviar todas as informações de admissão do trabalhador até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço ficando, nesse caso, dispensado do envio das informações do registro preliminar do trabalhador.
Antecipa-se o vencimento dos prazos de envio para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas indicadas nas alíneas "b" "c", "f", "h" a "k" e "m" do inciso II (subitem 14.2 desta matéria) e no inciso III (subitem 14.3 desta matéria).
Antecipa-se o vencimento do prazo de envio para o dia 7 (sete) do mês subsequente quando o 10º dia corrido de que trata a alínea "f" do inciso II (subitem 14.2 desta matéria) deste artigo for posterior ao dia 7 (sete).
As informações de remuneração do empregado referentes ao mês anterior, de que trata a alínea "a" do inciso III (subitem 14.3 desta matéria) deste artigo, devem ser enviadas previamente às informações de desligamento deste empregado, nas hipóteses em que os vencimentos dos prazos previstos para envio do desligamento ocorram antes do dia 7 (sete) do mês subsequente.
Na ausência de fatos geradores que obrigam o envio dos eventos periódicos previstos no inciso III (subitem 14.3 desta matéria), o obrigado ao eSocial deve enviar um evento específico informando que não possui movimento na primeira competência em que essa situação ocorrer, devendo tal informação ser ratificada na competência janeiro de cada ano enquanto permanecer essa situação.
Os eventos que compõem o eSocial devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital utilizando-se certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
A transmissão e a assinatura digital dos eventos poderão ser feitas por procuradores com poderes outorgados de acordo com modelos adotados pelos órgãos e entidades integrantes do Comitê Gestor do eSocial”.
14.4 - Autenticação E Assinatura Digital
Terão as rotinas de autenticação disciplinadas no Manual de Orientação do eSocial, não se aplicando o § 6º do subitem acima, o Micro Empreendedor Individual - MEI com empregado, o segurado especial e os obrigados relacionados a seguir que possuam até 7 (sete) empregados: (§ 7º, do artigo 3º, da Resolução nº 1/2015)
a) empregadores domésticos;
b) micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional;
c) contribuinte individual equiparado à empresa; e
d) produtor rural pessoa física.
“§ 6º Os eventos que compõem o eSocial devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital utilizando-se certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil)”.
Observação: Verificar também o subitem “8.2.1” desta matéria.
14.5 - Penalidades
Aquele que deixar de prestar as informações no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões ficará sujeito às penalidades previstas na legislação (§ 9°, do artigo 3º, da Resolução nº 1/2015).
14.6 – Tratamento Diferenciado
O tratamento diferenciado, simplificado e favorecido a ser dispensado às empresas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - Simples Nacional, MEI com empregado, ao empregador doméstico, ao segurado especial e ao produtor rural pessoa física será definido em atos específicos (Artigo 4º da Resolução nº 1/2015).
15. ORIENTAÇÃO ESPECÍFICA POR EVENTO
O Capítulo III do Manual Versão 2.0 do eSocial, trata sobre as orientações específica por evento.
Segue abaixo os eventos:
S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte
S-1005 – Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil
S-1010 – Tabela de Rubricas
S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias
S-1030 – Tabela de Cargos / Empregos Públicos
S-1040 – Tabela de Funções / Cargos em Comissão
S-1050 – Tabela de Horários / Turnos de Trabalho
S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho
S-1070 – Tabela de Processos Administrativos / Judiciais
S-1080 – Tabela de Operadores Portuários
S-1200 – Remuneração do Trabalhador
S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
S-1220 – Pagamentos a Beneficiários Não Identificados
S-1250 – Aquisição de Produção Rural
S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
S-1270 – Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários
S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos
S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos
S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos
S-1300 – Contribuição Sindical Patronal
S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo
S-2190 – Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
S-2200 – Admissão de Trabalhador
S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
S-2230 – Afastamento Temporário
S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco
S-2241 – Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial
S-2250 – Aviso Prévio
S-2298 – Reintegração
S-2299 – Desligamento
S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo – Início
S-2305 – Trabalhador Sem Vínculo - Alteração Contratual
S-2399 – Trabalhador Sem Vínculo – Término
S-3000 – Exclusão de Eventos
S-4000 – Solicitação de Totalização de Eventos, Bases e Contribuições
S-4999 – Adesão Antecipada ao eSocial.
16. PORTAL DO ESOCIAL - MÓDULO DO EMPREGADOR DOMÉSTICO
No site http://www.esocial.gov.br/, encontra-se a versão do portal eSocial que é de uso opcional e atende apenas o empregador doméstico para registro de informações referentes às competências a partir do mês de junho de 2013, independente da data de admissão do empregado.
Está disponível na versão Módulo Do Empregador Doméstico:
a) fazer o registro dos empregados;
b) elaborar e imprimir folha de ponto;
c) gerar aviso de férias;
d) gerar recibo de pagamento;
d) fazer o controle de horas extras;
e) gerar GPS – Guia da Previdência Social (disponível para competências a partir de junho/2013);
f) FGTS (quando for o caso).
Observação (site da Receita Federal do Brasil): Todos os valores a serem recolhidos serão calculados automaticamente com base nas informações fornecidas pelo empregador e gerado o documento unificado de arrecadação do empregador doméstico.
Fundamentação Legal: Citadas no texto, site da Receita Federal do Brasil e Manual De Orientação Do eSocial - Versão 2.0 de 2015.