FOLHA DE PAGAMENTO
Elaboração - Obrigatoriedade
Trabalhista E Previdenciária
Sumario
1. Introdução
2. Folha De Pagamento
2.1 – Conceito
2.2 - Obrigatoriedade
2.3 – Função
2.4 – Elaboração
2.4.1 – Conteúdo/Discriminação
2.4.2 - Eventos (Rendimentos E Descontos)
3. Vedado – Salário Complessivo
4. Prazo Para Pagamento Dos Salários
5. FGTS
6. INSS
7. Prazo Para Pagamento Do FGTS E INSS
8. SEFIP
1. INTRODUÇÃO
A folha de pagamento é um documento de emissão obrigatória, para todos os empregadores e estabelecimentos, o qual contém todas as informações referentes ao pagamento de salários dos empregados, entre outros, e tem efeito para fiscalização trabalhista e previdenciária.
Nesta matéria será tratada sobre a obrigatoriedade da confecção da folha de pagamento, com seus procedimentos, descontos e as considerações.
2. FOLHA DE PAGAMENTO
2.1 – Conceito
A folha de pagamento é um documento elaborado pela empresa, no qual se relaciona, além dos nomes dos empregados, a remuneração, os descontos ou abatimentos e o valor líquido a que faz jus cada trabalhador.
“Folha de pagamento é um conjunto de procedimentos trabalhistas efetuado pelas empresas e estabelecimentos para realizar pagamento aos empregados, como também as obrigações fiscais, tais como, Contribuição Previdenciária, FGTS e outras”.
2.2 - Obrigatoriedade
A confecção da folha de pagamento, como também a emissão, tem caráter obrigatório e deverá ser feita mensalmente, porém, não existe um modelo padrão, mas deverá conter todas as informações para fiscalização trabalhista e previdenciária.
2.3 – Função
A folha de pagamento tem função operacional, contábil e fiscal e deve ser composta por todas as ocorrências do mês, de forma simples e transparente.
“O processo para execução da folha de pagamento tem grande importância para o departamento pessoal, pois ela tem informações necessárias para a sua finalidade, ou seja, pagamento de salários, com descontos e proventos, como também os tributos. Entre outras obrigações trabalhistas e previdenciária”.
2.4 – Elaboração
No encerramento do mês, o empregador está obrigado a elaborar a folha de pagamento, onde deverão ser apuradas todas as ocorrências necessárias tais como: salários fixos ou variáveis, horas extras (verificar os cartões de ponto), atestados médicos, faltas não justificadas, férias, rescisões, entre outros.
Após apurados todos os proventos e descontos começa-se a elaboração da folha de pagamento.
2.4.1 – Conteúdo/Discriminação
Conforme o artigo 47, inciso III, da IN RFB n° 971/2009, a folha de pagamento deverá ser elaborada mensalmente, com a remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço (contribuinte individual, empregados, entre outros segurados), de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, também deverão constar os dados:
a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;
b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário-maternidade;
d) destacadas, as parcelas integrantes e as não-integrantes da remuneração e os descontos legais;
e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;
f) valor bruto do salário;
g) valor da contribuição de Previdência;
h) descontos dos salários;
i) valor líquido que os empregados receberão.
2.4.2 - Eventos (Rendimentos E Descontos)
A folha de pagamento é composta também de eventos. E esses eventos são todos os rendimentos e descontos referentes aos salários dos empregados.
Os rendimentos mensais de um empregado podem ser compostos de salário base, comissões, horas-extras, adicional noturno, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, DSR (sobre comissões, horas extras e adicional noturno) gratificações, salário-família, salário-maternidade, férias, 13º salário, entre outros.
E no caso dos descontos são compostos pela Contribuição Previdenciária, Imposto de Renda Retido na Fonte, faltas e atrasos não justificados, DSR referente às faltas, contribuição sindical, adiantamentos de salários, desconto referente ao vale-transporte, desconto referente à alimentação, pensão alimentícia, entre outros.
3. VEDADO – SALÁRIO COMPLESSIVO
Salário complessivo é quando não vem discriminado na folha de pagamento ou no recibo de pagamento do empregado as verbas que estão sendo pagas, como por exemplo, o valor do salário básico, as horas extras, a insalubridade ou outros adicionais, ou seja, agrupam numa única parcela tais valores referentes sem a discriminação de cada um.
“SÚMULA DO TST (TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO0 Nº 91 SALÁRIO COMPLESSIVO (mantida) - Res. 121/2003, DJ 19, 20 e 21.11.2003: Nula é a cláusula contratual que fixa determinada importância ou percentagem para atender englobadamente vários direitos legais ou contratuais do trabalhador”.
E conforme o § 2º do artigo 477, quando se tratar de rescisão de contrato ou recibo de quitação, qualquer que seja a causa ou forma de dissolução do contrato, deve ter especificada a natureza de cada parcela paga ao empregado e discriminado o seu valor, sendo válida a quitação, apenas, relativamente às mesmas parcelas.
4. PRAZO PARA PAGAMENTO DOS SALÁRIOS
Através da folha de pagamento será gerado o recibo de pagamento, o qual indica os dados que fazem parte da folha e relativo a cada um dos empregados, e a estes deverá ser entregue 1 (uma) via (Precedente Normativo nº 93 do TST).
O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne às comissões, percentagens e gratificações (artigo 459, da CLT).
“Art. 459 - § 1º, da CLT - Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subseqüente ao vencido”.
Observação: Informações completas sobre pagamento de salários, vide Boletim INFORMARE n° 42/2014, em assuntos trabalhistas.
5. FGTS
Consideram-se beneficiários do FGTS o trabalhador, a pessoa natural que prestar serviços a empregador, excluídos os eventuais, os autônomos e os servidores públicos civis e militares sujeitos a regime jurídico próprio (Artigo 2º, inciso II, e artigo 3º do Decreto nº 99.684/1990).
Os depósitos serão feitos na conta vinculada do trabalhador, que será aberta pelo empregador (Artigos 4º ao 8º do Decreto nº 99.684/1990).
O empregador deverá depositar mensalmente na conta vinculada do empregado o valor correspondente a 8% (oito por cento) da sua remuneração, de acordo com o artigo 27 do Decreto nº 99.684/1990.
No caso de contrato de trabalho firmado nos termos da Lei nº 11.180/2005 e também previsto no artigo 428 da CLT, ou seja, Contrato de Aprendizagem, o percentual é reduzido para 2% (dois por cento), conforme dispõe o artigo 15, § 7º, da Lei nº 8.036/1990.
O empregador deve discriminar no recibo de pagamento os valores das contribuições ao FGTS do empregado, segundo determina o Precedente Normativo nº 93 do Tribunal Superior do Trabalho:
“COMPROVANTE DE PAGAMENTO. O pagamento do salário será feito mediante recibo, fornecendo-se cópia ao empregado, com a identificação da empresa, e do qual constarão a remuneração, com a discriminação das parcelas, a quantia líquida paga, os dias trabalhados ou o total da produção, as horas extras e os descontos efetuados, inclusive para a Previdência Social, e o valor correspondente ao FGTS”.
Observação: Matéria completa sobre FGTS, vide Boletim INFORMARE n° 14/2012, FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO - Considerações.
6. INSS
O artigo 63 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009 estabelece que a contribuição social previdenciária dos segurados empregado, empregado doméstico e trabalhador avulso é calculada mediante a aplicação das três alíquotas de 8% (oito por cento), 9% (nove por cento) ou 11% (onze por cento) sobre o seu salário-de-contribuição, de acordo com a faixa salarial constante da tabela publicada periodicamente pelo MPS e pelo MF.
Observação: Informações completas, referentes a contribuições previdenciárias tanto do empregado como do empregador, vide Boletim INFORMARE n° 13/2013 – Folha de Pagamento, em assuntos previdenciários.
7. PRAZO PARA PAGAMENTO DO FGTS E INSS
O depósito do FGTS na conta dos trabalhadores deverá ser feito até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao mês trabalhado. Se o dia do vencimento cair em feriados ou finais de semana, o depósito deverá ser antecipado (Art. 15 da Lei nº 8.036/1990).
A empresa está obrigada à arrecadação e ao recolhimento das contribuições ou de outras importâncias devidas à Seguridade Social, dos segurados empregados e trabalhadores avulsos a seu serviço, descontando-as da respectiva remuneração e, quando contrata contribuintes individuais, também deverá recolher o valor deles retido juntamente com as contribuições a seu cargo, ou seja, através do SEFIP, mensalmente (Lei nº 8.213/1991, artigo 30; Instrução Normativa nº 971/2009, artigo 80, com alterações da Instrução Normativa RFB nº 1.027/2010), conforme abaixo:
a) a partir da competência novembro de 2008, até o momento, as contribuições a cargo da empresa deverão ser recolhidas até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao da competência, e quando não houver expediente bancário neste dia, a data do pagamento é antecipada quando o dia 20 (vinte) cair em dia que não houver expediente bancário.
8. SEFIP
A empresa ou equiparado deverá informar mensalmente, à RFB (Receita Federal do Brasil) e ao Conselho Curador do FGTS, em GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social) emitida por estabelecimento da empresa, com informações distintas por tomador de serviço e por obra de construção civil, os dados cadastrais, os fatos geradores, a base de cálculo e os valores devidos das contribuições sociais e outras informações de interesse da RFB e do INSS ou do Conselho Curador do FGTS, na forma estabelecida no Manual da GFIP.
Deverão ser informados os dados da empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuições previdenciárias e valores devidos ao INSS, bem como as remunerações dos trabalhadores e valor a ser recolhido ao FGTS.
O prazo para entregar e recolher a GFIP/SEFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social/Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é utilizado para efetuar os recolhimentos ao FGTS referentes a qualquer competência e, a partir da competência janeiro de 1999, para prestar informações à Previdência Social, devendo ser apresentada mensalmente, independentemente do efetivo recolhimento ao FGTS ou das contribuições previdenciárias, quando houver:
a) recolhimentos devidos ao FGTS e informações à Previdência Social;
b) apenas recolhimentos devidos ao FGTS;
c) apenas informações à Previdência Social.
A falta de entrega da GFIP na forma, prazo e condições estabelecidos pela RFB impede a expedição da certidão de prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional (Instrução Normativa RFB nº 971/2009, artigo 47, § 17).
Observação: Informações referentes a contribuições previdenciárias e preenchimento do SEFIP, vide Boletim INFORMARE n° 13/2013 – Folha de Pagamento, em assuntos previdenciários.
Fundamentos legais: Citados no texto.