ESOCIAL/SPED
Manual Do ESocial (06 De Janeiro de 2014) E A
Circular CEF n° 642/2014
Sumário
1. Introdução
2. Conceitos
2.1 – EFP
2.2 - SPED
2.3 - RET
2.4 – Qualificação Cadastral dos Trabalhadores
3. Esocial
3.1 – Objetivos do ESocial
3.2 – Portal do ESocial - Módulo do Empregador Doméstico
4. Órgãos Envolvidos
5. Obrigações Substituídas Pelo Esocial
6. Obrigatoriedade
7. Prazo Para Utilização do Esocial
7.1 – Para os Eventos Periódicos
8. FGTS
9. Classificação dos Eventos
9.1 - Eventos Transmitidos Indevidamente
1. INTRODUÇÃO
O Boletim da INFORMARE n° 43/2013, em assuntos trabalhistas trouxe o eSocial com suas considerações, tendo como base o Manual Versão 1.0 - 17 de Julho de 2013 e o Ato Declaratório Executivo SUFIS n° 05, de 17 de julho de 2013, o qual aprovou e divulgou o leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial.
Nesta matéria será levada em consideração a Circular da CEF n° 624 de 06.01.2014 (D.O.U.: 07.01.2014) o qual aprova e divulga o leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial.
Conforme a Circular acima, o leiaute aprovado, sob qualquer forma, consta no Manual de Orientação do eSocial - versão 1.1, de 06 de janeiro de 2014, que está disponível na Internet, no endereço eletrônico www.esocial.gov.br e www.caixa.gov.br, opção "download".
2. CONCEITOS
Segue abaixo alguns conceitos que fazem parte do eSocial, e onde irá facilitar a melhor compreensão do assunto.
Observação: Assuntos tratados no Boletim da INFORMARE n° 43/2013.
2.1 – EFP
“O EFD Social (Escrituração Fiscal das Obrigações Previdenciárias, Fiscais e Trabalhistas do Empregador) faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e foi instituído com a publicação do Decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007”.
O EFD Social reúne todas as informações em um único sistema, o qual todos os órgãos terão acesso, e com isso, reduz o número de obrigações acessórias que o empregador tem que cumprir.
2.2 - SPED
O SPED- Sistema Público de Escrituração Digital é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações (artigo 2º, Decreto nº 7.979, de 8 de abril de 2013).
2.3 - RET
As informações dos Eventos Trabalhistas alimentarão uma base de dados denominada RET – Registro de Eventos Trabalhistas.
Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado.
O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, composta pelos eventos de remuneração e pagamento dos trabalhadores, que fazem parte dos eventos periódicos. A folha de pagamento só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, se todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constarem no RET, com exceção dos trabalhadores não obrigados ao registro.
Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.
2.4 – Qualificação Cadastral dos Trabalhadores
Para possibilitar a instituição do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), projeto do Governo Federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos trabalhadores que lhe prestam serviços remunerados, foi desenvolvido o aplicativo de “Qualificação Cadastral”.
Ressalta-se que a qualificação cadastral desses dados no eSocial objetiva garantir a identificação inequívoca do trabalhador na previdência social e a validação das informações a serem transmitidas e, consequentemente, a devida apropriação destas no cadastro de cada cidadão.
Observação: Informações obtidas no site da Receita Federal do Brasil.
3. ESOCIAL
O eSocial é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto do eSocial, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.
O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB. O Ministério do Planejamento também participa do projeto, promovendo assessoria aos demais entes na equalização dos diversos interesses de cada órgão e gerenciando a condução do projeto, através de sua Oficina de Projetos. (site da Receita Federal do Brasil)
“O eSocial é um novo componente do SPED é também conhecido como EFD-Social ou Sped Folha, é um dos elementos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), e abrangerá a folha de pagamento e as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos vínculos trabalhistas. Além de atender às demandas de informação da Receita Federal, esse projeto inclui o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), a Caixa Econômica Federal (CEF), o Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e a Justiça do Trabalho. Tende formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais referentes a todos os empregados e empregadores, tanto da iniciativa privada quanto da pública”.
O eSocial deverá abranger todos empregadores que contratam empregados e também serviços.
O sistema também envolverá a escrituração da folha de pagamento, todos os eventos sociais, a contratação de empregados, alterações posteriores de cargos, afastamentos, gozo de férias, atestado de saúde ocupacional, rescisões de contrato, ações trabalhistas, dissídios, como também a contratação de prestadores de serviços (pessoas físicas e jurídicas), ou seja, irá envolver diversos departamentos das empresas.
3.1 – Objetivos do eSocial
As informações abaixo foram extraídas do Manual eSocial versão 1,1, de 06 de janeiro de 2014.
a) Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores brasileiros;
b) Simplificar o cumprimento de obrigações; e
c) Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.
O eSocial tem por objetivo, informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n° 8.212, de 1991 (extraído do Manual).
E um dos principais objetivos do eSocial é a substituição de obrigações, tais como: CAGED, RAIS, SEFIP e GFIP, e para diminuir a excesso de envio de informações por parte das empresas, pois com esse sistema todos os órgãos fiscalizadores poderão acessar um único documento.
“O governo federal pretende reduzir a burocracia para as empresas, como também facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
As obrigações realizadas pelas empresas mensalmente e anualmente para diversos órgãos (como o Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial.
Como o eSocial irá unificar todas as informações sobre os trabalhadores, o diagnóstico e cruzamento dessas informações ficará mais fácil para o governo poder fiscalizar”.
“O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em total funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco”.
3.2 – Portal do ESocial - Módulo do Empregador Doméstico
No site da Receita Federal do Brasil, encontra-se a versão do portal eSocial que é de uso opcional e atende apenas o empregador doméstico para registro de informações referentes às competências a partir do mês de junho de 2013, independente da data de admissão do empregado.
Está disponível na versão Módulo Do Empregador Doméstico:
a) fazer o registro dos empregados;
b) elaborar e imprimir folha de ponto;
c) gerar aviso de férias;
d) gerar recibo de pagamento;
d) fazer o controle de horas extras;
e) gerar GPS – Guia da Previdência Social (disponível para competências a partir de junho/2013);
f) FGTS (quando for o caso).
Observação (site da Receita Federal do Brasil): Todos os valores a serem recolhidos serão calculados automaticamente com base nas informações fornecidas pelo empregador e gerado o documento unificado de arrecadação do empregador doméstico.
4. ÓRGÃOS ENVOLVIDOS
O projeto eSocial é desenvolvido e conduzido pelos órgãos e entidades do governo federal, conforme abaixo:
a) Receita Federal do Brasil (RFB);
b) Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
c) Ministério da Previdência Social (MPS);
d) Ministério do Trabalho e Emprego (MTE); e
e) Caixa Econômica Federal (CAIXA).
“O eSocial promoverá com mais facilidade o trabalho do Fisco, e permitirá fiscalização muito mais ativa e eficaz, com rápida aplicação de multas”.
Observação: Informações acima, obtidas no Manual.
5. OBRIGAÇÕES SUBSTITUÍDAS PELO ESOCIAL
Até o momento tendo como base o Manual do eSocial, segue abaixo as obrigações acessórias que serão substituídas pelo eSocial:
Exemplos de atividades substituídas pelo eSocial: “cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS”.
a) Admissão/Livro ou Ficha de Registro de Empregado (Portaria do MTE n° 41/2007 e artigo 41 da CLT);
b) Folha de Pagamento (artigo 225, inciso I, do Decreto n° 3.048, de 06 de maio de 1999);
“I - preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”.
c) CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Lei nº 4.923, de 23 de dezembro de 1965);
d) SEFIP/GFIP (artigo 225, Decreto n° 3.048, de 06 de maio de 1999), conforme abaixo:
“III - prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização”.
e) RAIS - Relação Anual de Informações Sociais (Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975);
f) CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho (artigo 22, da Lei n° 8.213, de 24 de julho de 1991);
A Lei nº 8.213, de 24 de julho de 1991, determina, no seu artigo 22, que todo acidente do trabalho ou doença profissional deverá ser comunicado pela empresa ao INSS, sob pena de multa em caso de omissão.
g) PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário (artigo 68, § 2º, do Decreto n° 3.048, de 06 de maio de 1999);
O PPP constitui-se em um documento histórico-laboral do trabalhador que reúne, entre outras informações, dados administrativos, registros ambientais e resultados de monitoração biológica, durante todo o período em que este exerceu suas atividades na empresa.
h) Entre outras.
6. OBRIGATORIEDADE
Após a implantação do eSocial e o cronograma estabelecido pela legislação, estarão obrigados a utilizar o eSocial, os empregadores, inclusive o doméstico, a empresa e a eles equiparados em legislação específica; e o segurado especial inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço.
“A obrigatoriedade da transmissão de informações pelo portal do eSocial são para todos os empregadores (CNPJ, CEI, órgãos da administração pública, OGMO, CNO)”.
Observações importantes:
O eSocial acarretará grande impacto nas empresas em termos de tecnologia e processos, envolvendo grandes quantidades de dados, além de um processo comtrajetória estrutural de elevada complexidade.
O governo liberará o que os sistemas das empresas deverão ter, e também o manual de integração com o Contribuinte, deverá orientar o empregador/contribuinte no cumprimento de suas obrigações sucedidas com o eSocial, ou seja, tem que conter as especificações, as particularidades e critérios técnicos para a integração entre o Portal do SPED e os sistemas das empresas.
7. PRAZO PARA UTILIZAÇÃO DO ESOCIAL
Conforme a Circular CEF 642/2014 e “perguntas e respostas” no eSocial, segue abaixo o cronograma para início do eSocial, até o momento, ou seja, poderá sofrer alterações.
A obrigação de prestar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelo eSocial conforme abaixo:
a) Início até 30.04.2014 - Produtor rural pessoa física e segurado especial;
b) Início até 30.06.2014 - Empresas tributadas pelo Lucro Real;
c) Início até 30/11/2014 - Empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregadora;
d) Início até 31/01/2015 - Órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações.
7.1 – Para os Eventos Periódicos
Para os obrigados nas letras “a” e “b” do item “7” acima, o envio dos eventos periódicos (Folha e Apuração) iniciará a partir da competência seguinte, maio/2014 e julho/2014 respectivamente.
Para os obrigados nas alíneas “c” e “d” do item “7” acima, o envio dos eventos periódicos será obrigatório a partir da própria competência inicial, novembro/20-14 e janeiro/2015 respectivamente.
8. FGTS
Conforme a Circular CEF n° 642/2014, subitem “1.2” e item “4” e subitens “4.1” e “4.2”:
“1.2. O referido Manual define as regras de preenchimento, as regras de validação e as demais orientações necessárias para que as empresas possam ter acesso às informações relevantes à sua preparação para a nova forma de prestação de informações ao FGTS.
4. As informações referentes ao FGTS transmitidas pelos eventos decorrentes das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, serão utilizadas pela CAIXA para consolidar os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalhadores, no uso de suas atribuições legais.
4.1. As informações por meio deste novo leiaute deverão ser transmitidas até o dia 7 (sete) do mês seguinte ao que se referem.
4.2. Antecipa-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário no dia 7 (sete)”.
Observação: O leiaute aprovado, sob qualquer forma, consta no Manual de Orientação do eSocial - versão 1.1, que está disponível na Internet, no endereço eletrônico www.esocial.gov.br e www.caixa.gov.br, opção "download".
9. CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS
Os eventos que compõem eSocial devem ser transmitidos através de arquivos preparados segundo os leiautes estabelecidos para cada um.
Os eventos são classificados segundo sua natureza, conforme dispõe o Manual do esocial:
a) Eventos iniciais:
Os eventos iniciais são compostos pelas Informações previstas nos seguintes leiautes:
S-1000 - Informações do Empregador/Contribuinte
S-1060 - Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil
S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo
b) Eventos de tabelas:
Os eventos de tabela são compostos pelas informações previstas nos seguintes leiautes:
S-1010 - Tabela de Rubricas
S-1020 - Tabela de Lotações
S-1030 - Tabela de Cargos
S-1040 - Tabela de Funções
S-1050 - Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
S-1070 - Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
S-1080 - Tabela de Operadores Portuários
c) Eventos não periódicos:
Os eventos periódicos são compostos pelas informações previstas nos seguintes leiautes:
S-1100 - Eventos Periódicos – Abertura
S-1200 - Eventos Periódicos – Remuneração do Trabalhador
S-1300 - Eventos Periódicos – Pagamentos Diversos
S-1310 - Eventos Periódicos – Serviços Tomados mediante Cessão de Mão de Obra
S-1320 - Eventos Periódicos – Serviços Prestados mediante Cessão de Mão de Obra
S-1330 - Eventos Periódicos – Serviços Tomados de Cooperativa de Trabalho
S-1340 - Eventos Periódicos – Serviços Prestados pela Cooperativa de Trabalho
S-1350 - Eventos Periódicos – Aquisição de Produção
S-1360 - Eventos Periódicos – Comercialização da Produção
S-1370 - Eventos Periódicos – Recursos Recebidos ou Repassados para Associação Desportiva que mantenha equipe de Futebol Profissional
S-1380 - Eventos Periódicos – Informações complementares – Desoneração
S-1390 - Eventos Periódicos – Receita de Atividades Concomitantes
S-1399 – Eventos Periódicos – Fechamento
S-1400 - Eventos Periódicos – Bases, Retenção, Deduções e Contribuições
S-1800 – Eventos Periódicos – Espetáculo Desportivo
d) Eventos periódicos.
Os eventos não periódicos são compostos pelas informações previstas nos seguintes leiautes:
S-2200 - Admissão de Trabalhador
S-2220 - Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2240 - Alteração de Contrato de Trabalho
S-2260 - Comunicação de Acidente de Trabalho
S-2280 - Atestado de Saúde Ocupacional
S-2320 - Afastamento Temporário
S-2325 - Alteração de Motivo de Afastamento
S-2330 - Retorno de Afastamento Temporário
S-2340 - Estabilidade – Início
S-2345 - Estabilidade – Término
S-2360 - Condição Diferenciada de Trabalho - Início
S-2365 - Condição Diferenciada de Trabalho – Término
S-2400 - Aviso Prévio
S-2405 - Cancelamento de Aviso Prévio
S-2600 - Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Início
S-2620 - Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Alt. Contratual
S-2680 - Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Término
S-2800 - Desligamento
S-2820 – Reintegração
9.1 - Eventos Transmitidos Indevidamente
Para exclusão de eventos transmitidos indevidamente, deverá ser transmitido arquivo no leiaute previsto em S-2900 – Exclusão de Eventos.
Fundamentação Legal: Citadas no texto, site da Receita Federal do Brasil e Manual De Orientação Do eSocial - Versão 1.1 de 06 de janeiro de 2014.