DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS
Afixação Obrigatória
Sumario
1. Introdução
2. Documentos Afixados Obrigatoriamente
3. Controle De Jornada De Trabalho
4. Quadro De Horário
4.1 – Microempresas E Empresas De Pequeno Porte - Dispensadas
5. Escala De Revezamento
6. GPS - Guia Da Previdência Social
7. Férias Coletivas
7.1 - Microempresas E As Empresas De Pequeno Porte – Dispensadas
8. Creches
9. Convenções E Acordos Coletivos
10. Segurança E Saúde Do Trabalho
11. Livro, Fichas Ou Sistema Eletrônico – Registro De Empregado
12. Livro De Inspeção Do Trabalho
12.1 - Microempresas E As Empresas De Pequeno Porte – Dispensadas
13. Fiscalização
1. INTRODUÇÃO
Todos os empregadores estão sujeitos a cumprirem certas obrigações trabalhistas e previdenciárias, e algumas delas deverão permanecer documentos afixados principalmente para fiscalizações.
Nesta matéria será tratada sobre os principais documentos que deverão permanecer afixados nos estabelecimentos dos empregadores.
2. DOCUMENTOS AFIXADOS OBRIGATORIAMENTE
a) Quadro de horário, quando for o caso;
b) Escala de Revezamento;
c) GPS;
e) Férias Coletivas;
e) Creches;
f) Convenções e Acordos Coletivos;
g) Segurança e Saúde do Trabalho;
h) Livro, Fichas ou Sistema eletrônico – registro de empregado;
i) Livro de Inspeção do Trabalho.
De acordo com o artigo 630, § 4º da CLT, os documentos sujeitos à inspeção deverão permanecer, sob as penas da lei, nos locais de trabalho, somente se admitindo, por exceção, a critério da autoridade competente, sejam os mesmos apresentados em dia hora previamente fixados pelo agente da inspeção.
3. CONTROLE DE JORNADA DE TRABALHO
A empresa com mais de 10 (dez) empregados estão obrigadas a adotar um dos três métodos de controle de ponto (manual, mecânico ou eletrônico), conforme determina o artigo 74 da CLT.
Conforme o parágrafo único da Portaria n° 3.626/1991, artigo 13, quando a jornada de trabalho for executada integralmente fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará também de ficha, papeleta ou registro do ponto, que ficará em poder do empregado.
A Legislação não regulamenta de que forma se deve apresentar o serviço externo, para que justifique o uso da papeleta ou ficha de serviço externo, porém, entende-se que esse tipo de controle de jornada deva ser utilizado quando o empregado desempenha sua atividade na maior parte do tempo fora do estabelecimento do empregador e que no final do expediente não retorna ao estabelecimento.
Observação: O registro de ponto manual poderá ser desclassificado como prova a favor da empresa em uma reclamação trabalhista e em uma fiscalização pelo Ministério do Trabalho e Emprego quando verificado que houve rasuras, ou mesmo não corresponder com a realidade do trabalho laborado pelo empregado, para o não pagamento de horas extraordinárias.
4. QUADRO DE HORÁRIO
Conforme a Portaria n° 3.626/1991, artigo 13, a empresa que adotar registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário de trabalho, contendo a hora da entrada e de saída, bem como a pré-assinalação do período de repouso ou alimentação, fica dispensada do uso de quadro de horário.
E de acordo com o artigo 74 da CLT e a Portaria nº 3.626/1991, artigo 13 (Atualizada com as alterações da Portaria nº 41, de 28.02.2007), o quadro de horário de trabalho será discriminativo no caso de não ser o horário único para todos os empregados de uma mesma seção ou turma.
4.1 – Microempresas E Empresas De Pequeno Porte - Dispensadas
No caso das microempresas e as empresas de pequeno porte são dispensadas da afixação de Quadro de Horário de Trabalho em suas dependências (Artigo 51 da LC n° 123/2006).
5. ESCALA DE REVEZAMENTO
A Escala de Revezamento deve ser fixada em local visível, em quadro sujeito à fiscalização.
“Art. 67 - Parágrafo único, da CLT - Nos serviços que exijam trabalho aos domingos, com exceção quanto aos elencos teatrais, será estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito à fiscalização”
A Instrução Normativa nº 64, de 25 de abril de 2006 (D.O.U. de 26.04.2006) dispõe sobre a fiscalização do trabalho em empresas que operam com turnos ininterruptos de revezamento.
“Art. 1º - O Auditor Fiscal do Trabalho - AFT deverá observar o disposto nesta instrução normativa quando da fiscalização de jornada dos trabalhadores que laboram em empresas que operam com turnos ininterruptos de revezamento.
Art. 3º - Para fins de fiscalização da jornada normal de trabalho em turnos ininterruptos de revezamento, o AFT deverá verificar o limite de seis horas diárias, trinta e seis horas semanais e cento e oitenta horas mensais”.
6. GPS - GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
De acordo com o Decreto n° 3.048/1999, artigo 225, inciso VI, a empresa está obrigada a afixar cópia da Guia da Previdência Social, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o artigo 74 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.
7. FÉRIAS COLETIVAS
De acordo com o artigo 139, § 3º, da CLT o empregador deverá providenciar a afixação de aviso nos locais de trabalho, referente ao comunicado das férias coletivas.
“Art. 139 - §§ 2º e 3º, da CLT:
§ 2º - Para os fins previstos neste artigo, o empregador comunicará ao órgão local do Ministério do Trabalho, com a antecedência mínima de 15 (quinze) dias, as datas de início e fim das férias, precisando quais os estabelecimentos ou setores abrangidos pela medida.
§ 3º - Em igual prazo, o empregador enviará cópia da aludida comunicação aos sindicatos representativos da respectiva categoria profissional, e providenciará a afixação de aviso nos locais de trabalho”.
7.1 - Microempresas E As Empresas De Pequeno Porte – Dispensadas
As microempresas e as empresas de pequeno porte, conforme o artigo 51 da LC n° 123/2006 são dispensas de comunicar ao Ministério do Trabalho e Emprego a concessão de férias coletivas (Art. 139, parágrafo 2º, da CLT).
8. CRECHES
Toda empresa em seus estabelecimentos que trabalharem pelo menos 30 (trinta) mulheres, com mais de 16 (dezesseis) anos de idade, deverá manter a disposição das suas empregadas um local apropriado onde seja permitida a assistência de seus filhos durante o período de amamentação (§§ 1° e 2°, artigo 389 da CLT).
A Portaria nº 3.296, de 03 de Setembro de 1986, do MTE autoriza as empresas e empregadoras a adotar o sistema de Reembolso-Creche, em substituição à exigência contida no § 1º do art. 389 da CLT.
“Art. 1º, III, da Portaria n° 3.296/1986 - As empresas e empregadores deverão dar ciência às empregadas da existência do sistema e dos procedimentos necessários para a utilização do benefício, com a afixação de avisos em locais visíveis e de fácil acesso para os empregados”.
As Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego (SRTE) devem ser comunicadas pelas empresas da adoção do sistema de reembolso-creche, remetendo-lhe cópia do documento explicativo disponibilizado aos seus empregados. (citado no site do Ministério do Trabalho e Emprego).
Observação: Matéria completa sobre Creche, encontra-se no Boletim nº 29/2014, em assuntos trabalhistas.
9. CONVENÇÕES E ACORDOS COLETIVOS
O artigo 614, § 2º da CLT estabelece que as Cópias autênticas das Convenções e dos Acordos deverão ser afixadas de modo visível, pelos Sindicatos convenentes, nas respectivas sedes e nos estabelecimentos das empresas compreendidas no seu campo de aplicação, dentro de 5 (cinco) dias da data de depósito previsto neste artigo.
10. SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO
Segue abaixo, alguns avisos de grande importância e obrigatórios, referente a Segurança e Saúde do Trabalhador.
Os estabelecimentos que mantenham as atividades insalubres ou com periculosidade afixarão, nos setores de trabalho atingidos, avisos ou cartazes, com advertência quanto aos materiais e substâncias perigosos ou nocivos à saúde (Parágrafo único, artigo 197, da CLT).
A Norma Regulamentadora (NR) 16, item 16.8 determina que todas as áreas de risco previstas nesta NR devem ser delimitadas, sob responsabilidade do empregador.
Conforme a NR 5, em seus itens 5.14 a 5.14.2, refere-se a documentação do processo eleitoral da CIPA, como se segue abaixo:
“5.14 A documentação referente ao processo eleitoral da CIPA, incluindo as atas de eleição e de posse e o calendário anual das reuniões ordinárias, deve ficar no estabelecimento à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego. (Alterado pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)
5.14.1 A documentação indicada no item 5.14 deve ser encaminhada ao Sindicato dos Trabalhadores da categoria, quando solicitada. (Inserido pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)
5.14.2 O empregador deve fornecer cópias das atas de eleição e posse aos membros titulares e suplentes da CIPA, mediante recibo. (Inserido pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)”.
Referente a proteção contra incêndio a Norma Regulamentadora NR 23, em seus subintes “23.2” e “23.3” determina que os locais de trabalho deverão dispor de saídas, em número suficiente e dispostas de modo que aqueles que se encontrem nesses locais possam abandoná-los com rapidez e segurança, em caso de emergência. E as aberturas, saídas e vias de passagem devem ser claramente assinaladas por meio de placas ou sinais luminosos, indicando a direção da saída.
A Norma Regulamentadora NR 26, dispõe sobre a Sinalização de Segurança e seu subitem “26.1.1” determina que devem ser adotadas cores para segurança em estabelecimentos ou locais de trabalho, afim de indicar e advertir acerca dos riscos existentes (todos os procedimentos encontra-se na NR 26).
A Norma Regulamentadora NR 18 dispõe sobre Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção, e no seu subitem “18.37.1” determina que devem ser colocados, em lugar visível para os trabalhadores, cartazes alusivos à prevenção de acidentes e doenças de trabalho.
A obrigatoriedade de indicação de carga máxima permitida nos equipamentos de transporte, dos avisos de proibição de fumar e de advertência quanto à natureza perigosa ou nociva à saúde das substâncias em movimentação ou em depósito, bem como das recomendações de primeiros socorros e de atendimento médico e símbolo de perigo, segundo padronização internacional, nos rótulos dos materiais ou substâncias armazenados ou transportados (Artigo 182 da CLT e a Norma Regulamentadora NR 11).
Os materiais e substâncias utilizados, manipulados ou transportados nos locais de trabalho, quando perigosos ou nocivos à saúde, devem conter, no rótulo, sua composição, recomendações de socorro imediato e o símbolo de perigo correspondente, segundo a padronização internacional (Artigo 197 da CLT).
Observação: Existem outros avisos e procedimentos que poderão ser observados nas Normas Regulamentadoras, conforme a atividade da empresa.
11. LIVRO, FICHAS OU SISTEMA ELETRÔNICO – REGISTRO DE EMPREGADO
Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho (Artigo 41, da CLT).
12. LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO
De acordo com o artigo 628, § 1º da CLT as empresas estão obrigadas a possuir o livro intitulado "Inspeção do Trabalho", cujo modelo será aprovado por portaria Ministerial.
E nesse livro, registrará o agente da inspeção sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a hora do início e término da mesma, bem como o resultado da inspeção nele consignando, se for o caso, todas as irregularidades verificadas e as exigências feitas, com os respectivos prazos para seu atendimento, e, ainda, de modo legível, os elementos de sua identificação funcional.
As empresas ou empregadores que mantiverem mais de um estabelecimento, filial ou sucursal, deverão possuir tantos livros "Inspeção do Trabalho" quantos forem seus estabelecimentos. (Artigo 3º, da Portaria nº 3.158 de 18 de maio de 1971).
12.1 - Microempresas E As Empresas De Pequeno Porte – Dispensadas
As microempresas e as empresas de pequeno porte, conforme artigo 51 da LC n° 123/2006 são dispensadas de possuir livro intitulado “Inspeção do Trabalho”.
13. FISCALIZAÇÃO
A fundamentação legal da inspeção do trabalho encontra-se na Constituição Federal de 1988, artigo 21, inciso XXIV: “Art. 21 - Compete à União, inciso XXIV - organizar, manter e executar a inspeção do trabalho”.
Incumbe às autoridades competentes do Ministério do Trabalho, Indústria e Comércio, ou àquelas que exerçam funções delegadas, a fiscalização do fiel cumprimento das normas de proteção ao trabalho (Artigo 626, da CLT).
Os fiscais dos Institutos de Seguro Social e das entidades paraestatais em geral, dependentes do Ministério do Trabalho, serão competentes para a fiscalização a que se refere o presente artigo, na forma das instruções que forem expedidas pelo Ministro do Trabalho, Indústria e Comércio. (Parágrafo único, do artigo 626, da CLT).
“Art. 627-A – CLT. Poderá ser instaurado procedimento especial para a ação fiscal, objetivando a orientação sobre o cumprimento das leis de proteção ao trabalho, bem como a prevenção e o saneamento de infrações à legislação mediante Termo de Compromisso, na forma a ser disciplinada no regulamento da Inspeção do Trabalho”.
“Art. 630, § 4º - CLT. Os documentos sujeitos à inspeção deverão permanecer, sob as penas da lei, nos locais de trabalho, somente se admitindo, por exceção, a critério da autoridade competente, sejam os mesmos apresentados em dia hora previamente fixados pelo agente da inspeção”.
A empresa está obrigada a exibir qualquer documento que comprove o perfeito cumprimento das normas de proteção ao trabalho, quando solicitado pelo Ministério do Trabalho ou Previdência Social.
Os empregadores que utilizam sistemas eletrônicos de dados para registro dos fatos relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista e fazendária devem manter os respectivos arquivos digitais e sistemas à disposição da fiscalização do trabalho nos prazos previstos na legislação, observada a prescrição trintenária relativa ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (Artigo 11, da IN n° 89/2011).
Observação: Matéria sobre fiscalização do trabalho, encontra-se no Boletim INFORMARE n° 21/2014, em assuntos trabalhistas.
Fundamentos legais: Citados no texto.