OBRIGAÇÕES TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA
Para o Ano de 2013
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Em determinados meses ou períodos do ano, todos os empregadores estão sujeitos a cumprirem certas obrigações trabalhistas e previdenciárias, com prazos de entrega e de vencimento definidos, possibilitando também antecipação ou prorrogação dessas obrigações.
2. OBRIGAÇÕES MENSAIS
2.1 – Salário
O artigo 459 da CLT - Consolidação das Leis do Trabalho determina que o pagamento do salário, qualquer que seja a sua modalidade de trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que se refere às comissões, percentagens e gratificações.
O artigo 465 da CLT determina que quando o pagamento salarial houver sido estipulado por mês, o empregador deverá efetuar o pagamento dos salários aos empregados o mais tardar até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido. Ressaltamos que para a Legislação Trabalhista, o sábado é considerado dia útil para fins de pagamento de salário. Se não houver expediente, a empresa deverá antecipar o pagamento para a sexta-feira ou para o primeiro dia útil imediatamente anterior.
“CLT artigo 465 - O pagamento dos salários será efetuado em dia útil e no local do trabalho, dentro do horário de serviço ou imediatamente após e encerramento deste, salvo quando efetivado por depósito em conta bancária”.
2.2 - CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
A Lei nº 4.923, de 23 de dezembro de 1965, instituiu o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), estabelecendo medidas contra o desemprego e de assistência aos desempregados.
A emissão do CAGED é um procedimento de caráter obrigatório, que consiste em comunicar ao Ministério do Trabalho e Emprego as admissões, demissões e transferências ocorridas no decorrer do mês, ou seja, todo estabelecimento que tenha admitido, demitido ou transferido empregado com contrato de trabalho regido pela CLT.
O CAGED deverá ser encaminhado até o dia 7 (sete) do mês subsequente, através de meio eletrônico, com a utilização do Aplicativo do CAGED Informatizado - ACI ou outro aplicativo fornecido pelo Ministério do Trabalho e Emprego, relação dos empregados admitidos e demitidos no mês anterior (Lei nº 4.923/1965, artigo 1°, § 1°).
Observação: Empregador doméstico não está obrigado a fazer o CAGED, pois as informações prestadas são somente de empregados regidos pela CLT.
2.3 - Cadastramento Do PIS - Programa De Integração Social
A Lei Complementar n° 07, de 07 de setembro de 1970, instituiu o PIS - Programa de Integração Social, o qual tem como objetivo a integração do empregado na vida e no desenvolvimento das empresas, viabilizando melhor distribuição da renda nacional.
No ato da admissão, deverá verificar na emissão da 1ª via da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS se consta o cadastramento no sistema PIS/PASEP. A inscrição é feita apenas uma vez e o número será solicitado a cada novo emprego.
O empregador deverá adquirir em papelarias o DCN – Documento de Cadastramento do NIS. O DCN deverá ser preenchido em 2 (duas) vias e entregue à agência da CAIXA para cadastramento.
O documento que comprova o cadastramento é o cartão com o número de inscrição no PIS, emitido pela CAIXA e entregue pelo empregador.
Observação: Informações acima foram obtidas no site da Caixa Econômica Federal.
2.4 - Pagamento do FGTS
A Constituição Federal de 1988, em seu artigo 7º, inciso III, trouxe a obrigatoriedade do direito ao FGTS para os trabalhadores urbanos e rurais. Exceto aos empregados domésticos, que é facultativo por parte do empregador, conforme o Decreto nº 99.684, de 08 de novembro de 1990, artigo 3º.
De acordo com a Lei n° 8.036, de 11 de maio de 1990, artigo 15, o empregador deverá fazer o depósito relativo ao FGTS de 8% (oito por cento) ou 2% (dois por cento), no caso do menor aprendiz (Lei n° 11.180/2009), incidente sobre a remuneração do mês anterior dos empregados, até o dia 7 (sete) do mês subsequente, e se não houver expediente bancário deverá antecipar o recolhimento para o 1º dia útil anterior.
2.4.1 – GRRF
“A Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS - GRRF possibilita o empregador, o recolhimento do FGTS e de todas as importâncias relativas ao mês de rescisão do contrato. Este recolhimento é determinado pela Lei 9.491/97, de 09 de Setembro de 1997”. (site da Caixa Econômica Federal)
Devem ser recolhidas por meio do GRRF, as importâncias relativas à multa rescisória, ao aviso prévio indenizado, quando for o caso e ao depósito do FGTS do mês da rescisão e do mês imediatamente anterior, caso ainda não tenham sido efetuados.
Observação: Se o empregador não tiver feito o recolhimento do mês anterior à rescisão, poderá fazê-lo por meio da GRRF.
O vencimento da GRRF - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS é calculado com base no tipo de aviso prévio informado:
a) Aviso Prévio Trabalhado: o prazo para recolhimento dos valores referentes ao mês anterior à rescisão, mês da rescisão e multa rescisória é o 1º dia útil imediatamente posterior ao último dia trabalhado.
b) Aviso Prévio Indenizado ou Ausência/Dispensa de Aviso Prévio: o prazo para recolhimento do mês da rescisão, aviso prévio indenizado e multa rescisória é até o 10º dia corrido a contar do dia imediatamente posterior ao desligamento. Lembrando que o prazo para recolhimento do mês anterior à rescisão é até o dia 7 (sete) do mês da rescisão.
Caso o 10º dia corrido seja posterior ao dia 7 (sete) do mês subsequente, o vencimento do mês da rescisão e do aviso prévio indenizado fica antecipado para o dia 7 (sete) do mês seguinte à rescisão.
Observações:
Quando a data de vencimento da guia coincidir com dia não útil ou com o último dia útil do ano, o recolhimento deverá ser antecipado para o 1º dia útil imediatamente anterior. Para prestar informações ao FGTS e à Previdência Social, os prazos são os mesmos.
Havendo o pagamento da GRRF em canais alternativos no sábado, domingo e feriado nacional ou último dia útil do ano, será considerado como data de recolhimento o primeiro dia útil imediatamente posterior.
Informações acima, obtidas pelo site da Caixa Econômica Federal e Manual SEFIP 8.4.
2.5 - Pagamento do INSS
A empresa está obrigada à arrecadação e ao recolhimento das contribuições ou de outras importâncias devidas à Seguridade Social, dos segurados empregados e trabalhadores avulsos a seu serviço, descontando-as da respectiva remuneração e, quando contrata contribuintes individuais, também deverá recolher o valor deles retido juntamente com as contribuições a seu cargo, ou seja, através do SEFIP, mensalmente (Lei nº 8.213/1991, artigo 30; Instrução Normativa nº 971/2009, artigo 80, com alterações da Instrução Normativa RFB nº 1.027/2010).
Conforme determina a Instrução Normativa RFB nº 971, de 13 de novembro de 2009, em seus artigos 80, 82, 105, o pagamento do INSS deverá ser feito:
a) dia 15 (quinze) do mês subsequente - contribuinte individual, inclusive empregado doméstico, recolher as contribuições devidas à Previdência Social. Não havendo expediente bancário, prorroga-se o vencimento para o primeiro dia útil;
b) até o dia 20 (vinte) do mês subsequente - recolher as contribuições relativas à Previdência Social sobre remuneração, produção rural e décimo terceiro salário, pagos em rescisão contratual. Não havendo expediente bancário, antecipar o recolhimento para o primeiro dia útil imediatamente anterior;
Nota: Referente aos empregados domésticos, as contribuições relativas à competência novembro poderão ser recolhidas, até o dia 20 (vinte) de dezembro, juntamente com as contribuições incidentes sobre o 13° (décimo terceiro salário), utilizando-se um único documento de arrecadação, identificado com a “competência onze” e o ano a que se referir.
c) Processo Trabalhista/Reclamatória Trabalhista tem definido o novo prazo para recolhimento das contribuições previdenciárias, conforme determina o Ato Declaratório Executivo CODAC nº 54, de 30 de julho de 2010, sendo até o dia 20 (vinte) do mês subseqüente. Se não houver expediente bancário neste dia, o prazo deverá ser alterado para o dia útil (bancário) imediatamente anterior ao dia 20 (vinte), considerando dia não útil os constantes no calendário divulgado pelo BACEN.
Caso a sentença condenatória ou o acordo homologado seja silente (silencioso) quanto ao prazo em que devam ser pagos os créditos neles previstos, o recolhimento das contribuições sociais devidas deverá ser efetuado até o dia 20 (vinte) do mês seguinte ao da liquidação da sentença ou da homologação do acordo ou de cada parcela prevista no acordo, ou no dia útil imediatamente anterior, caso não haja expediente bancário no dia 20 (vinte), conforme artigo 105, § 2º, da Instrução Normativa RFB nº 971/2009.
Nota: Havendo o parcelamento do crédito e se o vencimento deste for diferente do dia 20 (vinte), o prazo para recolhimento da contribuição previdenciária é o mesmo do parcelamento.
Observação: Informações completas sobre contribuição previdenciária, vide Bol. INFORMARE n° 19/2012, em assuntos previdenciários – “FOLHA DE PAGAMENTO DE EMPRESAS E EQUIPARADOS - Encargos Previdenciários”.
Segue abaixo quadro-resumo referente às datas de pagamento:
CONTRIBUIÇÃO |
RECOLHIMENTO |
| Contribuição sobre remuneração paga a empregados e contribuintes individuais que tenham prestado serviço a empresas e produção rural | no dia 20 (vinte) do mês subsequente; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil anterior |
| Contribuinte individual (carnês), e empregado doméstico | até o dia 15 (quinze) do mês subsequente; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil posterior |
| PAES - Programa de Avaliação Seriada para Acesso ao Ensino Superior | até o dia 20 (vinte) de cada mês |
| 13º salário | até o dia 20 (vinte) de dezembro, inclusive doméstica; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil anterior |
| 13º salário pago em rescisão | no dia 20 (vinte) do mês subsequente; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil anterior |
| Extinção de processo trabalhista | no dia 20 (vinte) do mês subsequente; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil anterior |
2.6 – CIPA
A CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) é regulamentada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) nos artigos 163 a 165 e pela Norma Regulamentadora 5 (NR-5), contida na Portaria nº 3.214, de 08 de junho de 1978, do Ministério do Trabalho.
A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) é um instrumento que os trabalhadores têm como finalidade prevenir acidentes do trabalho, das doenças decorrentes do trabalho, das condições do ambiente do trabalho e de todos os aspectos que afetam sua saúde e segurança.
De acordo com o calendário anual, realizar as reuniões mensais, em local apropriado, durante a jornada de trabalho (Portaria MTb nº 3.214/1978, NR-5, com redação dada pela Portaria SSST nº 08, de 24.02.1999).
Observação: Matéria completa sobre CIPA, vide Bol. INFORMARE N° 17/2012.
2.7 - Exame Médico
Os exames médicos são obrigatórios na admissão, periodicamente (no curso do vínculo empregatício), na mudança de função, no retorno ao trabalho e na demissão.
Os exames médicos ocupacionais são obrigatórios, e os empregadores deverão encaminhar os seus empregados para a realização dos mesmos, conforme cada ocasião.
No caso do exame admissional, deverá ser realizado antes que o trabalhador exerça a atividade que será destinado, para comprovar o bom estado de saúde físico e mental do mesmo.
Os exames periódicos, de acordo com o cronograma elaborado pelo médico do trabalho, os exames de mudança de função (quando for o caso), retorno do afastamento previdenciário e os exames demissionais, realizados antes da homologação (NR-7 e a Portaria SIT nº 15, de 14 de julho de 2010).
Observação: Informações completas, vide Bol. INFORMARE n° 48/2011 - ASO - ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL.
2.8 - Acidente do Trabalho, Doenças Ocupacionais e CAT
A Lei nº 8.213, de 24 de julho de 1991, determina, no seu artigo 22, que todo acidente do trabalho ou doença profissional deverá ser comunicado pela empresa ao INSS, sob pena de multa em caso de omissão.
A CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho é um formulário ou documento que a empresa deverá preencher comunicando o acidente do trabalho, ocorrido com seu empregado, ou mesmo a ocorrência do agravamento de doença ocupacional, mesmo que não tenha sido determinado o afastamento do trabalho, ou seja, havendo ou não afastamento, sendo seu registro fundamental para a geração de análises estatísticas que avaliam o grau de acidentabilidade existente nas empresas e para a adoção das medidas preventivas e repressivas cabíveis.
O empregador deverá enviar a Comunicação de Acidente do Trabalho - CAT à Previdência Social havendo ou não afastamento do trabalho, até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato à autoridade competente (Lei nº 8.213, artigo 22).
O acidente de trabalho ocorrido deverá ser comunicado ao INSS por meio da CAT (Instrução Normativa INSS/PRES nº 45/2010, artigo 355).
O Decreto nº 3.048/1999, artigo 336, determina que “para fins estatísticos e epidemiológicos, a empresa deverá comunicar o acidente de que tratam os artigos 19, 20, 21 e 23 da Lei nº 8.213, de 1991”. E ressaltando que dentre esses acidentes que constam nos artigos mencionados se encontram incluídas as doenças do trabalho nas quais se enquadram as LER/DORT.
A Lei nº 8.213, de 24 de julho de 1991, determina, no seu artigo 22, que todo acidente do trabalho ou doença profissional deverá ser comunicado pela empresa ao INSS, sob pena de multa em caso de omissão.
A CAT deve ser emitida mesmo nos casos em que não acarrete incapacidade laborativa para fins de registro e não necessariamente para o afastamento do trabalho.
O empregador também deverá registrar mensalmente nos Quadros III a VI dados atualizados de acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade - Portaria SSST nº 33/1983.
Observação: Matéria completa, vide Bol. INFORMARE n° 40/2012 – CAT.
2.9 - Vale-Transporte
O Vale-Transporte constitui benefício que o empregador antecipará ao trabalhador para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa (artigo 2° do Decreto nº 95.247/1987).
O Decreto nº 95.247/1987, em seu artigo 3° e parágrafo único, estabelece que o vale-transporte é utilizável em todas as formas de transporte coletivo público urbano ou, ainda, intermunicipal e interestadual com características semelhantes ao urbano, operado diretamente pelo poder público ou mediante delegação, em linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente. E excluem-se do disposto neste artigo os serviços seletivos e os especiais.
Conforme o artigo 7°, §§ 2° e 3° do Decreto n° 95.247/1987, estabelece que o benefício firmará compromisso de utilizar o Vale-Transporte exclusivamente para seu efetivo deslocamento residência-trabalho e vice-versa. E que a declaração falsa ou o uso indevido do vale-transporte constituem falta grave, ou seja, passível de dispensa por justa causa.
Para fazer jus ao benefício, o empregado deve assinar o termo “solicitação de vale-transporte”, e, nesse documento, o empregado se obriga a relacionar o transporte coletivo público urbano ou, ainda, intermunicipal e interestadual que são utilizados no trajeto, e que se compromete a utilizar os vales, exclusivamente, para esse deslocamento.
No caso do empregado que não tem os requisitos necessários para utilização do benefício ou mesmo da sua necessidade, ou seja, no caso do empregado utilizar meios de transporte para se locomover, não havendo necessidade do vale-transporte, a empresa não está obrigada a fornecer o benefício, porém, é importante destacar que o empregado deverá preencher formulário como não optante pelo benefício.
Seguindo o que determina a Legislação e conforme solicitado no termo de opção pelo trabalhador, o empregador irá fornecer o vale-transporte aos empregados mensalmente.
Observação: Matéria completa, vide Bol. INFORMARE n° 42/2012 – Vale Transporte.
2.10 - Salário-Família
Salário-família é o benefício pago pela Previdência Social, aos trabalhadores com salário de baixa renda, para auxiliar no sustento dos filhos, observando a proporção do respectivo número de filhos ou equiparados de qualquer condição até a idade de 14 (quatorze) anos ou inválido de qualquer idade, independente de carência e desde que o salário-de-contribuição seja inferior ou igual ao limite máximo, estabelecido pela Legislação Previdenciária (Artigo 288 da Instrução Normativa INSS/PRES nº 45/2010).
O salário-família será devido, mensalmente, ao segurado empregado, exceto ao doméstico, e ao segurado trabalhador avulso, na proporção do respectivo número de filhos ou equiparados (Lei nº 8.213, de julho de 1991, art. 65).
Observação: Matéria completa, vide Bol. INFORMARE n° 18/2012 – SALÁRIO FAMÍLIA.
2.11 - Entregar a GPS ao Sindicato Representativo da Categoria Profissional
A empresa deverá enviar cópia da GPS - Guia de Recolhimento da Previdência Social, das contribuições recolhidas ao INSS, relativa à competência anterior, até o dia 10 (dez) de cada mês, ao Sindicato representativo da categoria profissional.
Observação: Até o momento, a Legislação não alterou a data do envio da guia ao Sindicado, devido a isso, o empregador deverá entrar em contato com o Sindicato da categoria para verificar qual o procedimento que está sendo adotado (Decreto nº 3.048/1999, art. 225, inc. V).
2.12 - Contribuição Sindical Dos Empregados
A Contribuição Sindical está prevista na CLT - Consolidação das Leis do Trabalho, em seus artigos 578 a 610 da CLT, possui natureza tributária, e é recolhida pelos empregadores em geral no mês de março de cada ano.
Para os empregados admitidos, que ainda não tenham recolhido a contribuição sindical, descontar no mês seguinte ao da admissão e recolher até o último dia útil do próximo mês.
O artigo 601, da CLT, estabelece que no ato da admissão de qualquer empregado, o empregador deverá exigir dele a apresentação da prova de quitação do imposto sindical.
“Art. 602 da CLT - Os empregados que não estiverem trabalhando no mês destinado ao desconto da contribuição sindical serão descontados no primeiro mês subseqüente ao do reinício do trabalho”.
Observação: Matéria completa, vide Bol. INFORMARE n° 10/2012 - CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DOS EMPREGADOS EM MARÇO DE 2012.
2.13 - PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador
O empregador não está obrigado a fornecer alimentação a seus empregados, mas se optar por este benefício deverá fazer a inscrição no PAT, no site do Ministério do Trabalho, e seguir o que determina a Legislação (Lei nº 6.321, de 14 de abril de 1976, e regulamentado pelo Decreto nº 05, de 14 de janeiro de 1991).
A adesão ao PAT poderá ser efetuada a qualquer tempo e terá validade a partir da data de registro do formulário de adesão nas Agências de Correios - ECT ou via Internet por prazo indeterminado, podendo, por iniciativa do Ministério do Trabalho e Emprego ou pela empresa beneficiária ser cancelada em razão da execução inadequada do PAT.
Observação: Informações completas, vide Bol. INFORMARE n° 11/2012 – ALIMENTAÇÃO-PAT.
2.14 - Instituições Financeiras e Sociedades de Arrendamento Mercantil - Arquivo Magnético
As instituições financeiras e sociedades de arrendamento mercantil que firmarem convênio com o INSS de empréstimos, financiamentos e operações de arrendamento mercantil contraídos por beneficiários, para a efetivação da consignação nos benefícios previdenciários, deverão encaminhar, até o 2º dia útil de cada mês, para a DATAPREV, arquivo magnético (Instrução Normativa INSS/PRES Nº 28, DE 16 DE MAIO DE 2008, artigo 20, atualizada pela Instrução Normativa INSS/PRES nº 43, de 19 de janeiro de 2010).
“Art. 20. Para a efetivação da consignação/retenção/constituição de RMC nos benefícios previdenciários, as instituições financeiras que firmarem convênio com o INSS deverão encaminhar à Dataprev, até o segundo dia útil de cada mês, arquivo magnético, conforme procedimentos previstos no Protocolo CNAB/Febraban, para processamento no referido mês”.
2.15 – Segurança e Medicina do Trabalho
“Entende-se por segurança no trabalho todas as medidas e formas de proceder que visem a eliminação dos riscos de acidentes. E para ser eficaz, a Segurança deve atuar sobre homens, máquinas e instalações, levando em conta todos os pormenores relativos às atividades humanas”.
Observação: Os artigos 154 a 200 da CLT tratam sobre todos os aspectos de Segurança e Medicina do Trabalho, e as Normas Regulamentadoras.
2.16 – PPP, PPRA E PCMSO – Atualização
a) PPP:
PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário, conforme a IN INSS/PRES Nº 45, de 6 de agosto de 2010 (DOU de 11.08.2010), artigo 271constitui-se em um documento histórico-laboral do trabalhador que reúne, entre outras informações, dados administrativos, registros ambientais e resultados de monitoração biológica, durante todo o período em que este exerceu suas atividades.
Todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, de acordo com Norma Regulamentadora nº 9, também devem preencher o PPP.
b) PPRA:
PPRA é a sigla de Programa de Prevenção de Riscos Ambientais. E esse programa está fundamentado na Norma Regulamentadora (NR-9) da CLT - Consolidação das Leis do Trabalho, sendo a sua redação inicial dada pela Portaria nº 25, de 29 de dezembro de 1994, da Secretaria de Segurança e Saúde do Trabalho, do Ministério do Trabalho.
A Norma Regulamentadora 9 (NR 9) estabelece a obrigatoriedade da elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA, visando à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação, reconhecimento, avaliação e consequente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais (NR 9, item 9.1.1.).
Toda atividade laboral em que houver vínculo empregatício está obrigada a implementar o programa PPRA, tais como: indústrias, comércios, hotéis, condomínios, drogarias, supermercados, hospitais, clubes, escolas, fornecedores de serviços, transportadoras, entre outros.
c) PCMSO:
O PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) é um programa regulamentado pela NR-07 (Norma Regulamentadora) e tem como objetivo por meio de Exames Ocupacionais a promoção e preservação da saúde dos trabalhadores através de medidas prevencionistas, diagnosticando precocemente os agravos à saúde relacionados ou não ao trabalho.
A Norma Regulamentadora nº 7 estabelece a obrigatoriedade da elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO, com o objetivo de promoção e preservação da saúde do conjunto dos seus trabalhadores (NR 7, item 7.1.1).
A mencionada norma estabelece os parâmetros mínimos e diretrizes gerais a serem observados na execução do PCMSO, podendo os mesmos ser ampliados mediante negociação coletiva de trabalho (NR 7, item 7.1.2).
Observação: Matérias completas, vide Boletins INFORMARE, n° 33/2012 sobre o PPP, n° 36/2012 sobre o PPRA, n° 51/2012 sobre PCMSO.
2.17 – Construção Civil
Conforme a Norma Regulamentadora (NR) 18, item 18.2.1 é obrigatória a comunicação à Delegacia Regional do Trabalho, antes do início das atividades.
2.17.1 - PCMAT
PCMAT - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção -
São obrigatórios a elaboração e o cumprimento do PCMAT nos estabelecimentos com 20 (vinte) trabalhadores ou mais, contemplando os aspectos desta NR e outros dispositivos complementares de segurança (NR 18, item 18.3.1).
2.18 – EFD-Contribuições
As empresas que se enquadrarem na desoneração da folha, ou seja, a incidência da contribuição previdenciária incidente sobre a receita bruta, conforme Lei nº 12.546, de 2011, deve apresentar a EFD-Contribuições apenas com as informações da contribuição previdenciária sobre Receita Bruta, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de março/2012.
“Através da IN n° 1.252/2012, a Receita Federal do Brasil alterou a denominação da EFD PIS/Cofins, para Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita (EFD Contribuições), em razão do detalhamento da Contribuição Previdenciária incidente sobre a receita bruta (Bloco P), com as devidas deduções previstas, no arquivo a ser entregue ao SPED a partir da competência março de 2012.”
De acordo com a IN RFB nº 1.252/2012, artigo 7° a EFD-Contribuições será transmitida mensalmente ao Sped até o 10º (décimo) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao que se refira a escrituração, inclusive nos casos de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial.
Observação: Matéria completa, vide Bol. INFORMARE n° 45/2012 - DESONERAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO.
2.19 – DCTF Mensal
De acordo com a IN RFB n° 1.110/2010, artigo 2º deverão apresentar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Mensal (DCTF Mensal), desde que tenham débitos a declarar: (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.130, de 18 de fevereiro de 2011) (Vide art. 2º da IN RFB nº 1.130, de 2011)
Referente à desoneração da folha, ou seja, a substituição da contribuição previdenciária patronal (20%, vinte por cento) os valores substitutos recolhidos através de DARF, as informações desses recolhimentos devem ser prestadas por meio da DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) de acordo com a IN RFB 1.110/2010, como também as informações previstas no Bloco P da EFD Contribuições.
Instrução Normativa RFB nº 1.110, de 24 de dezembro de 2010 (com as devidas alterações) artigo 5º, as pessoas jurídicas devem apresentar a DCTF até o 15º (décimo quinto) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.
Observação: Matéria completa, vide Bol. INFORMARE n° 45/2012 - DESONERAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO.
2.20 – DARF Sobre a Desoneração da Folha
A importância da contribuição previdenciária deverá ser recolhida pela empresa até o dia 20 (vinte) do mês seguinte ao da competência e quando o vencimento cair no dia que não há expediente bancário, antecipa-se esse prazo para o dia útil imediatamente anterior (artigo 9°, inciso III, da Medida Provisória n° 540/2011, artigos 129 aos 133 da Instrução Normativa nº 971/2009).
Ficam instituídos os seguintes códigos de receita para serem utilizados no preenchimento de Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf):
a) 2985 - Contribuição Previdenciária Sobre Receita Bruta - Serviços; e
b) 2991 - Contribuição Previdenciária Sobre Receita Bruta - Indústria.
Observação: Matéria completa, vide Bol. INFORMARE n° 45/2012 - DESONERAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO.
3. DETERMINADOS MESES DO ANO
3.1 – Janeiro
3.1.1 - 13º Salário – Ajuste
Ocorre ajuste referente ao pagamento do décimo terceiro salário, relativo às variáveis apuradas no mês de dezembro, pois como o prazo final para pagamento do décimo terceiro é até o dia 20 de dezembro de cada ano, normalmente o pagamento é feito com base na média apurada de janeiro a novembro pelo divisor de 11 (onze) avos.
Conforme o Decreto nº 57.155/1965, art. 2º, parágrafo único, o prazo para o pagamento do ajuste referente às variáveis é até o dia 10 (dez) de janeiro de cada ano, ou conforme alguns entendimentos até o 5º dia útil do mês de janeiro, tendo como base o § 1º do artigo 459 da CLT.
Observação: “O cálculo deve ser feito de forma separada, ou seja, faz-se o cálculo novamente do 13º salário com o novo salário ou com as novas médias, apuram-se as diferenças, (proventos e descontos) e lança-se discriminadamente na folha de dezembro”.
3.1.1.1 - 13º Salário - Ocasião Das Férias
Os empregados que pretendam receber a primeira parcela do 13º salário por ocasião das férias, devem fazer o requerimento, por escrito, até o dia 31 (trinta e um) de janeiro ao seu empregador, conforme o Decreto nº 57.155/1965, artigo 4º.
3.1.2 - GFIP/SEFIP da Competência 13
A GFIP/SEFIP da competência 13 deve ser utilizada exclusivamente para prestar informações à Previdência Social referente a fatos geradores das contribuições previdenciárias do décimo terceiro salário, não havendo, portanto, recolhimento de FGTS, ou seja, trata em particular das informações à Previdência Social.
Não há emissão de guia de FGTS (GRF) nesta SEFIP, pois o mesmo já foi emitido pelas movimentações de SEFIP anteriores, ou seja, dos meses em que ocorreu o pagamento das parcelas (adiantamentos, primeira parcela e parcela final), então, não se recolhe o FGTS na GFIP 13.
O último prazo para transmitir a informação referente à competência 13 no SEFIP é até o dia 31 (trinta e um) de janeiro de cada ano.
Ressalta-se, que os empregadores domésticos não estão obrigados a entregar a SEFIP/GFIP competência 13, com a declaração das informações referentes ao 13º salário.
Observação: Matéria completa, vide o Bol. INFORMARE n° 01/2013 – SEFIP/GFIP Competência Treze.
3.1.3 - Contribuição Sindical da Empresa
As empresas devem recolher até dia 31 (trinta e um) de janeiro aos respectivos sindicatos de classe a contribuição sindical patronal, ou à federação no caso de inexistência de sindicato da categoria econômica na base territorial em que a empresa está estabelecida (Art. 580, inciso III, artigos 581 e 587 da CLT).
Conforme o artigo 587 da CLT, o recolhimento da contribuição sindical dos empregadores deverá ser no mês de janeiro de cada ano, e no caso dos que venham a estabelecer-se após aquele mês, na ocasião em que requeiram às repartições o registro ou a licença para o exercício da respectiva atividade.
3.1.3.1 - Contribuição Sindical Rural – Pessoa Jurídica
O enquadramento sindical, na área rural, é regulado pelo Decreto-Lei nº 1.166/1971, que teve seu artigo 1º alterado pelo art. 5º da Lei nº 9.701, de 17 de novembro de 1998.
O lançamento da contribuição sindical rural é feito anualmente. A Confederação da Agricultura e Pecuária do Brasil (CNA), por meio das Federações dos Estados, envia ao produtor rural a guia de recolhimento, já preenchida, com o valor da sua contribuição.
A Contribuição Sindical Rural Pessoa Jurídica deverá ser recolhida até o dia 31 (trinta e um) de janeiro de cada ano.
Observação: Para as pessoas físicas, a contribuição vencerá em maio de cada ano.
3.1.4 - Mapa de Avaliação Anual de Acidentes de Trabalho
Uma das obrigatoriedades previstas pela NR-4, a alínea “i” do item 4.12, estabelece que compete aos profissionais integrantes do SESMT, registrar mensalmente os dados atualizados de acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade. preenchendo, no mínimo, os quesitos descritos nos modelos de mapas constantes nos Quadros III, IV, V e VI, devendo a empresa encaminhar um mapa contendo avaliação anual dos mesmos dados à Secretaria de Segurança e Medicina do Trabalho.
A Avaliação Anual de Acidentes de Trabalho deve ser entregue até o dia 31 (trinta e um) de janeiro de cada ano, ao Ministério do Trabalho (NR 4, item 4.12, alínea “i”).
3.1.5 - Salário-Educação
As empresas optantes pelo sistema de aplicação direta do salário-educação, por meio da manutenção de escola própria gratuita, aquisição de vagas, indenização de despesas de autopreparação de seus empregados e/ou filhos destes e esquema misto, deverão atualizar os dados de Autorização para Manutenção de Ensino (FAME) nas Delegacias do Ministério da Educação e do Desporto (Lei n° 9.766, de 18 de dezembro de 1998).
3.2 – Fevereiro
3.2.1 - Contribuição Sindical Dos Autônomos e Profissionais Liberais
De acordo com o artigo 583 da CLT, o recolhimento da contribuição sindical referente aos agentes ou trabalhadores autônomos e profissionais liberais realizar-se-á no mês de fevereiro.
O artigo 585 da CLT estabelece que os profissionais liberais poderão optar pelo pagamento da contribuição sindical unicamente à entidade sindical representativa da respectiva profissão, desde que a exerça, efetivamente, na firma ou empresa e como tal sejam nelas registrados.
Na hipótese referida no parágrafo acima, à vista da manifestação do contribuinte e da exibição da prova de quitação da contribuição, dada por sindicato de profissionais liberais, o empregador deixará de efetuar, no salário do contribuinte, o desconto da contribuição sindical.
Os profissionais liberais deverão obter instruções relativas ao pagamento da anuidade nos respectivos órgãos de classe (CREA, CRC, CRP, CRO, CORCESP, etc.).
Observação: Matéria completa, vide Bol. INFORMARE n° 06/2012.
3.2.2 - DIRF - Declaração do Imposto de Renda na Fonte
A DIRF - Declaração do Imposto Retido na Fonte é a declaração feita pela Fonte Pagadora, destinada a informar à Receita Federal o valor do Imposto de Renda Retido na Fonte, dos rendimentos pagos ou creditados no ano anterior para seus beneficiários.
3.2.3 - Relação Anual de Informações Sociais – RAIS
Os empregadores, exceto domésticos, estão obrigados a entregar anualmente a RAIS devidamente preenchida, conforme prazo determinado pelo Ministério do Trabalho.
3.3 – Março
3.3.1 - Contribuição Sindical Dos Empregados
Contribuição Sindical são as contribuições devidas aos sindicatos pelos que participem das categorias econômicas ou profissionais ou das profissões liberais representadas pelas referidas entidades, pagas, recolhidas e aplicadas conforme estabelece a Legislação Trabalhista - CLT (Artigo 578 da CLT).
O empregador deverá descontar dos salários dos empregados no mês de março a contribuição sindical devida anualmente aos respectivos sindicatos de classe, associados ou não (Artigo 582 da CLT).
Ressaltamos que referente aos profissionais liberais, o artigo 585 da CLT estabelece que os profissionais liberais poderão optar pelo pagamento da contribuição sindical unicamente à entidade sindical representativa da respectiva profissão, desde que a exerça, efetivamente, na firma ou empresa, e como tal sejam nelas registrados.
Na hipótese referida no parágrafo acima, à vista da manifestação do contribuinte e da exibição da prova de quitação da contribuição, dada por sindicato de profissionais liberais, o empregador deixará de efetuar, no salário do contribuinte, o desconto da contribuição sindical.
3.3.2 - Engenharia e Medicina do Trabalho - Serviço Único
As empresas que optarem pelo serviço único de engenharia e medicina fica obrigadas a elaborar e submeter à aprovação da Secretaria de Segurança e Medicina do Trabalho, até o dia 30 de março, um programa bienal de segurança e medicina do trabalho a ser desenvolvido (NR 4, item 4.3.1).
As empresas novas que se instalarem após o dia 30 de março de cada exercício poderão constituir o serviço único de que trata o subitem 4.3.1 e elaborar o programa respectivo a ser submetido à Secretaria de Segurança e Medicina do Trabalho, no prazo de 90 (noventa) dias a contar de sua instalação (NR 4, item 4.3.1.1).
3.4 – Abril
3.4.1 - Contribuição Sindical Dos Empregados – Recolhimento
Recolher as contribuições sindicais descontadas dos empregados no mês de março.
“CLT, Art. 583 - O recolhimento da contribuição sindical referente aos empregados e trabalhadores avulsos será efetuado no mês de abril de cada ano”.
3.5 – Maio
3.5.1 - Contribuição Sindical Rural – Produtores Rurais Pessoa Física
A contribuição sindical rural é devida por todos os produtores rurais pessoa física. E deverá ser recolhida no mês de maio (Decreto-Lei nº 1.166/1971, com a redação dada pelo art. 5º da Lei nº 9.701/1998).
3.5.2 - Contribuição Sindical - Relação - Envio ao Sindicato
Os empregadores remeterão dentro do prazo de 15 (quinze) dias, contados da data do recolhimento da contribuição sindical dos seus empregados, à respectiva entidade sindical profissional, ou, na falta desta, à Secretaria Geral do Ministério do Trabalho, relação nominal dos empregados contribuintes, indicando a função de cada um, o salário percebido no mês a que corresponder a contribuição e o respectivo valor recolhido. A relação com o nome dos empregados poderá ser substituída pela cópia de folha de pagamento (Art. 2º da Portaria nº 3.233/1983).
3.5.3 - Salário-Família – Documentação
O salário-família é o benefício de caráter previdenciário, concedido mensalmente ao segurado empregado, exceto ao doméstico e ao segurado trabalhador avulso, de baixa renda, para ajudar na manutenção de seu(s) filho(s) até 14 (quatorze) anos de idade ou inválidos de qualquer idade (Lei nº 8.213/1991, artigos 16, 65 e 66).
Para garantir a continuidade de o empregado receber o benefício do salário-família, ele deverá apresentar à empresa alguns documentos que irão comprovar esse direito (Decreto n° 3.048/99, artigos 84 e 85).
Os empregados que recebem salário-família devem apresentar ao empregador no mês de maio, a comprovação de frequência à escola do filho ou equiparado partir dos 7 (sete) anos de idade (artigo 290, § 2° da IN INSS/PRES n° 45/2010, artigo 67 da Lei n° 8.213/1991).
3.6 - Junho, Julho, Agosto, Setembro e Outubro
Geralmente nestes meses não há obrigações a serem cumpridas pelas empresas.
Observação: Ressaltamos que cada categoria econômica deve, no entanto, observar a Legislação específica que pode estabelecer ou não determinada obrigação para a empresa.
3.7 – Novembro
3.7.1 - 13º Salário – Adiantamento
O empregador deverá pagar, até o dia 30 (trinta) de novembro, a 1ª parcela do 13º salário, correspondente à metade da remuneração integral recebida no mês anterior (Lei nº 4.749/1965, artigo 2º).
Observações:
Salvo se o empregado recebeu por ocasião das férias.
Matéria completa sobre Adiantamento do 13° Salário, vide Bol. INFORMARE n° 45/2012.
3.7.2 - Salário-Família – Documentação
É obrigatório aos empregados que recebem salário-família apresentarem os documentos no mês de novembro (artigo 290, § 2° da IN INSS/PRES n° 45/2010):
a) Cartão de Vacina;
b) Frequência Escolar.
“IN INSS/PRES n° 45/2010, Art. 290, § 2º a manutenção do salário-família está condicionada à apresentação anual no mês de novembro de caderneta de vacinação dos dependentes citados no inciso III do caput, e de comprovação semestral nos meses de maio e novembro de frequência escolar para os dependentes constantes no inciso V do caput, sendo que os meses de exigibilidade dos documentos são definidos pelo INSS, conforme o disposto no Decreto n° 3.265, de 29 de novembro de 1999, passando a autarquia a realizar tais definições através das Instruções Normativas que estabelecem os critérios a serem adotados pela área de benefícios desde a Instrução Normativa INSS/DC n° 4, de 30 de novembro de 1999”.
3.8 – Dezembro
3.8.1 - 13º Salário - 2ª Parcela
A Lei n° 4.749, de 12.08.65, artigo 1° determina, que a 2ª (segunda) parcela do décimo terceiro salário, será paga pelo empregador até o dia 20 (vinte) de dezembro de cada ano, compensando a importância já paga, referente ao adiantamento do décimo terceiro.
3.8.2 - INSS - 13º Salário
Recolher, no dia 20 (vinte) de dezembro, ou no dia útil imediatamente anterior, as contribuições devidas à Previdência Social, inclusive dos empregados domésticos (Instrução Normativa RFB nº 971/2009, artigo 95).
3.8.2.1 – Doméstico
A Instrução Normativa RFB nº 971/2009, em seu artigo 82, parágrafo único, estabelece que as contribuições sociais previdenciárias do segurado empregado doméstico e a contribuição do empregador doméstico relativas à competência de novembro poderão ser recolhidas, até o dia 20 (vinte) de dezembro, juntamente com as contribuições incidentes sobre o 13º Salário, utilizando-se um único documento de arrecadação, identificado com a “competência 11 (onze)” e o ano a que se referir.
3.8.3 - FGTS do Adiantamento do 13º Salário
O empregador é obrigado a depositar, até o dia 7 (sete) de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8% (oito por cento) de remuneração paga ou devida no mês anterior, a cada trabalhador, incluídas as parcelas de que tratam os artigos 457 e 458 da CLT e também da gratificação de Natal a que se refere a Lei nº 4.090, de 13 de julho de 1962, com as modificações da Lei nº 4.749, de 12 de agosto de 1965, conforme dispõe o artigo 27 do Decreto nº 99.684/1990.
4. OBRIGAÇÕES ANUAIS
4.1 – CIPA
A CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) é regulamentada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) nos artigos 163 a 165 e pela Norma Regulamentadora 5 (NR-5), contida na Portaria nº 3.214, de 08 de junho de 1978, do Ministério do Trabalho.
Compete às empresas promover, anualmente, eleições que deverão ser realizadas em dia normal de trabalho da empresa, respeitados os horários de turnos e em horários que possibilitem a participação da maioria dos empregados, observadas as normas da PT/MTb nº 3.214/1978, NR-5.
Observação: Vide Bol. INFORMARE n° 17/2012.
4.2 - SIPAT - Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho
As empresas obrigadas a constituir a CIPA devem realizar, anualmente, sem data fixa, a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT) em conjunto com os Serviços Especializados em Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT), onde houver. É uma campanha obrigatória realizada pela CIPA, a cada gestão, desenvolvendo palestras com temas voltados para segurança e saúde do trabalhador. E a sua realização pode ser em qualquer mês no ano, conforme Norma Regulamentadora (NR-5), item 5.16, alíneas “o” e “p”:
A realização da SIPAT não precisa ser comunicada ao órgão local do Ministério do Trabalho e Emprego, devendo ser consignado em ata para fins de fiscalização - Portaria MTB nº 3.214/1978, NR-5, com redação dada pela Portaria SSST nº 08/1999.
Observação: Vide Bol. INFORMARE n° 44/2012.
4.3 - Vale-Transporte
O benefício do vale-transporte foi instituído pela Lei nº 7.418, de 16 de dezembro de 1985, posteriormente alterada pela Lei nº 7.619, de 30 de setembro de 1987, e disciplinado pelo Decreto nº 95.247, de 17 de novembro de 1987.
A informação para o direito à concessão do vale-transporte deverá ser atualizada anualmente ou sempre que ocorrer mudança do endereço residencial do empregado ou dos serviços e meios de transporte adequados ao seu deslocamento residência-trabalho e vice-versa, sob pena de suspensão do benefício até o cumprimento dessa exigência.
4.4 - Relação Anual de Informações Sociais – RAIS
Os empregadores são obrigados a entregar a RAIS anualmente, devidamente preenchida, de acordo com o prazo determinado pelo Ministério do Trabalho.
4.5 - Profissionais Liberais – Anuidade
Obter instruções relativas ao pagamento da anuidade nos respectivos órgãos de classe (CREA, CRC, CRP, CRO, CORCESP, etc.).
5. ATUALIZAÇÃO DAS CERTIDÕES NEGATIVAS
“Está disponível no site da Receita Federal a Certidão Conjunta Negativa, que somente será emitida quando for verificada a regularidade fiscal do sujeito passivo quanto aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB e quanto à Dívida Ativa da União administrada pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional - PGFN.
A regularidade fiscal, no âmbito da RFB, caracteriza-se pela não existência de pendências cadastrais e de débitos em nome do sujeito passivo”. (Receita Federal do Brasil)
No próprio site da Caixa Econômica Federal, o empregador poderá consultar com regularidade a situação do FGTS, pois estar regular perante o FGTS é condição obrigatória para que o empregador possa relacionar-se com os órgãos da Administração Pública e com instituições oficiais de crédito. E ele poderá obter o correspondente Certificado de Regularidade do FGTS - CRF, para os fins previstos em Lei (Caixa Econômica Federal).
É importante que os empregadores mantenham atualizadas as certidões negativas de débito junto aos Órgãos Federais, tais como:
a) Certificado de Regularidade do FGTS (CRF);
b) Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND);
c) Certidão Conjunta Negativa ou Positiva com efeitos de Negativa da Receita Federal;
d) “Lei n° 12.440/2011, Art. 642-A. É instituída a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), expedida gratuita e eletronicamente, para comprovar a inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho”. Documento indispensável à participação em licitações públicas.
6. ATUALIZAÇÕES NO SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO
Devido à alteração do salário mínimo, da tabela da Previdência Social, entre outras, todo sistema de folha de pagamento precisa atualizar os parâmetros que influenciam diretamente no cálculo da folha de pagamento, nas provisões de férias e décimo terceiro salário, como também na apuração dos encargos sociais a serem recolhidos.
Os parâmetros são:
a) cadastro das tabelas de INSS, Salário-Família e Imposto de Renda;
b) verificar a Convenção Coletiva de Trabalho dos respectivos sindicatos, no caso de diferenças de percentuais de horas extras, pisos salariais, adicionais de tempo de serviço (triênio, etc.), garantias de emprego, entre outras;
c) cadastro de feriados nacionais, estaduais e municipais;
d) cadastro e revisão de todas as verbas ou eventos que influenciam na folha de pagamento e suas incidências;
e) outras que julgarem necessário, principalmente conforme atividade da empresa e categoria dos empregados.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.