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E-SOCIAL/SPED
Considerações

Sumário

1. Introdução
2. EFP
3. SPED
3.1 – Objetivo
4. E-Social
4.1 - Classificação
4.2 - Objetivos
4.3 – Portal Do ESocial - Módulo Do Empregador Doméstico
4.3.1 – Disponibilidade
5. RET
6. Identificadores
6.1 - Empregadores
6.2 - Trabalhadores
7. Transmissão Dos Arquivos
8. Tabelas
9. Descrição Simplificada Do Modelo Operacional
10. Órgãos Envolvidos
11. Prazo Para Utilização Do E-Social

1. INTRODUÇÃO

A Emenda Constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o inciso XXII ao art.37 da Constituição Federal, que determina às Administrações Tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais (site da Receita Federal do Brasil).

“O EFD Social (Escrituração Fiscal das Obrigações Previdenciárias, Fiscais e Trabalhistas do Empregador) faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e foi instituído com a publicação do Decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007”.

Desde 2007 o Governo Federal vem implantando o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital – que contempla a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos, a emissão de livros e demonstrações contábeis, os livros fiscais de ICMS e IPI, a apuração e demonstração do Pis e Cofins.

O Ato Declaratório Executivo SUFIS n° 05, de 17 de julho de 2013 aprova e divulga o leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial.Porém, ainda não está disponível para a sua utilização e de acordo com o ato, a entrega do eSocial será exigida a partir da competência de janeiro de 2014 e os arquivos deverão ser transmitidos em meio eletrônico nos prazos a serem estipulados em ato específico.

O eSocial é um projeto do governo federal e tem como objetivo unificar o envio de informações pelo empregador em relação a todos seus empregados.

Nesta matéria será tratada sobre o eSocial e tendo como base o Manual De Orientação do eSocial - Versão 1.0 - 17 de Julho de 2013. Lembrando, que ainda não tem obrigatoriedade e legislação com determinações específicas de procedimentos.

Nesta matéria não será tratada sobre os procedimentos e acesso ao eSocial do doméstico.

2. EFP

O objetivo do EFD Social é a simplificação e a facilidade no cumprimento das obrigações tributárias acessórias, ou seja, com esse novo sistema, o empregador não terá que preencher vários formulários, declarações e registros públicos, tais como, folha de pagamento, GFIP, CAGED, RAIS, CAT, DIRF, entre outros, ele irá preencher apenas o EFD Social que agrupará todas as informações.

Ressalta-se, então, que o EFD Social reúne todas as informações em um único sistema, o qual todos os órgãos terão acesso, e com isso, reduz o número de obrigações acessórias que o empregador tem que cumprir.

3. SPED

O SPED- Sistema Público de Escrituração Digital é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações (artigo 2º, Decreto nº 7.979, de 8 de abril de 2013).

“Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital”. (site da Receita Federal do Brasil)

3.1 – Objetivo

O Sped tem como objetivos, entre outros (site da Receita Federal do Brasil):

a) promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais;

b) racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores;

c) tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

Conforme a Receita Federal do Brasil, também o SPED pode:

a) propiciar melhor ambiente de negócios para as empresas no País;

b) eliminar a concorrência desleal com o aumento da competitividade entre as empresas;

c) o documento oficial é o documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins;

d) utilizar a Certificação Digital padrão ICP Brasil;

e) promover o compartilhamento de informações;

f) criar na legislação comercial e fiscal a figura jurídica da Escrituração Digital e da Nota Fiscal Eletrônica;

g) manutenção da responsabilidade legal pela guarda dos arquivos eletrônicos da Escrituração Digital pelo contribuinte;

h) redução de custos para o contribuinte;

i) mínima interferência no ambiente do contribuinte;

j) disponibilizar aplicativos para emissão e transmissão da Escrituração Digital e da NF-e para uso opcional pelo contribuinte.

4. E-SOCIAL

O eSocial é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto do eSocial, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.

O eSocial é a Escrituração Fiscal Digital Social e consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Esse programa é muito mais do que uma obrigação acessória, trata-se de um sistema de controle de tributos, atividades laborais, sistema estatístico laboral e econômico.

“O eSocial é um novo componente do SPED é também conhecido como EFD-Social ou Sped Folha, é um dos elementos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), e abrangerá a folha de pagamento e as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos vínculos trabalhistas. Além de atender às demandas de informação da Receita Federal, esse projeto inclui o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), a Caixa Econômica Federal (CEF), o Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e a Justiça do Trabalho. Tende formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais referentes a todos os empregados e empregadores, tanto da iniciativa privada quanto da pública”.

4.1 - Classificação

As informações podem ser classificadas em três tipos, a saber:

a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador, como por exemplo, a admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, etc.

b) Folha de Pagamento;

c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na lei nº 8212, de 1991, e em Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

Observação: O eSocial tem por objeto, informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n° 8.212, de 1991 (extraído do Manual).

4.2 - Objetivos

O objetivo do eSocial é formalizar em meio digital as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos empregados, empregadores, contribuintes individuais.

E um dos principais objetivos do eSocial é a substituição de obrigações, tais como: CAGED, RAIS, SEFIP e GFIP, e para diminuir a excesso de envio de informações por parte das empresas, pois com esse sistema todos os órgãos fiscalizadores poderão acessar um único documento.

“O projeto eSocial abrange a Receita Federal do Brasil, o Ministério do Trabalho e Emprego, o INSS e a Caixa Econômica Federal, e tem como premissa a consolidação das obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega. O E-Social reunirá e dará quitação a diversas obrigações que atualmente são enviadas em momentos e formas distintas.

Está também inserido no projeto, a entrega de todas as declarações, os resumos para recolhimento de tributos referentes da relação trabalhista e previdenciária, como também as informações relevantes acerca do contrato de trabalho”.

Segue abaixo os objetivos do eSocial:

“a) unificar a captação das informações definidas no conceito do eSocial;

b) racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os empregadores, com o estabelecimento de transmissão única para os diferentes órgãos de governo, usuários da informação;

c) garantir direitos trabalhistas e previdenciários;

d) aplicar a legislação trabalhista e previdenciária (principal e acessória);

e) simplificar o cumprimento das obrigações principais e acessórias, para redução de custos e da informalidade;

f) aperfeiçoar a qualidade de informações da seguridade social e das relações de trabalho;

g) aumentar a arrecadação através da diminuição da inadimplência, da incidência de erros, da sonegação e também de fraude;

h) padronização das folhas de pagamento e das tabelas de rubricas;

i) rapidez no acesso às informações, tornando a fiscalização mais ativa com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica;

j) maior controle da RFB, MTE, INSS e Poder Judiciário na fiscalização das empresas;

k) velocidade no envio das informações pelos escritórios contábeis e de todas as empresas;

l) atendimento a diversos órgãos do governo com uma única escrituração e declaração, facilitando o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas e tributárias atualmente existentes;

m) com a transparência inerente ao sistema eSocial e também pelo detalhamento exigido por essa obrigação, o fisco intensificará a análise de dados, aumentando expressivamente o número de autuações e arrecadação em todo o território nacional”.

4.3 – Portal Do ESocial - Módulo Do Empregador Doméstico

Como já foi visto o eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.

No site da Receita Federal do Brasil, encontra-se a versão do portal eSocial que é de uso opcional e atende apenas o empregador doméstico para registro de informações referentes às competências a partir do mês de junho de 2013, independente da data de admissão do empregado.

Informações importantes obtidas no site da Receita Federal do Brasil:

Estão sendo disponibilizados serviços e facilidades que possibilitam ao empregador o cumprimento de algumas de suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais num canal único, de forma facilitada e bem intuitiva.

A partir da regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013 (falta ainda regulamentação), a versão terá caráter obrigatório e outros recursos estarão disponíveis para que o empregador possa cumprir com suas obrigações.

Quando for implantado em sua totalidade, o eSocial será estendido aos demais empregadores, pessoas físicas e jurídicas, trazendo diversas vantagens em relação à sistemática atual, tais como:

a) atendimento a diversos órgãos do governo com uma única fonte de informações, para o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias atualmente existentes;

b) integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do eSocial, possibilitando a automação na transmissão das informações dos empregadores;

c) padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto.

Observação: Detalhamento de procedimentos e acessos do empregador doméstico, vide no site da Receita Federal do Brasil.

4.3.1 – Disponibilidade

Está disponível na versão Módulo Do Empregador Doméstico:

a) fazer o registro dos empregados;

b) elaborar e imprimir folha de ponto;

c) gerar aviso de férias;

d) gerar recibo de pagamento;

d) fazer o controle de horas extras;

e) gerar GPS – Guia da Previdência Social (disponível para competências a partir de junho/2013).

Observações (site da Receita Federal do Brasil):

A partir da regulamentação da Emenda Constitucional n° 72, serão disponibilizadas novas funcionalidades para permitir ao empregador o cumprimento de suas obrigações. Uma nova sistemática será adotada para o recolhimento da contribuição previdenciária, do FGTS e do Imposto de Renda Retido na Fonte viabilizada através de um documento de arrecadação unificado.

As novas funcionalidades serão implementadas para proporcionar ao empregador doméstico maior comodidade no cumprimento de suas obrigações, tais como: cadastro dos dependentes, cálculo automatizado do valor de horas extras, adicional noturno e salário família, elaboração de Quadro de Horário de Trabalho e cálculo das obrigações tributárias e trabalhistas.

Todos os valores a serem recolhidos serão calculados automaticamente com base nas informações fornecidas pelo empregador e gerado o documento unificado de arrecadação do empregador doméstico.

5. RET

As informações dos Eventos Trabalhistas alimentarão uma base de dados denominada RET – Registro de Eventos Trabalhistas.

Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado.

O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constarem no RET.

Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.

6. IDENTIFICADORES

O eSocial deverá abranger todos empregadores que contratam empregados e também serviços.

O sistema também envolveráa escrituração da folha de pagamento, todos os eventos sociais, a contratação de empregados, alterações posteriores de cargos, afastamentos, gozo de férias, atestado de saúde ocupacional, rescisões de contrato, ações trabalhistas, dissídios, como também a contratação de prestadores de serviços (pessoas físicas e jurídicas), ou seja, irá envolver diversos departamentos das empresas.

6.1 - Empregadores

A partir da data de entrada em vigor do eSocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO – Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO.

6.2 - Trabalhadores

Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par “CPF x NIS” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.

Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.

7. TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS

a) Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais.

Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas.

b) Folha de Pagamento e Outras Informações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais: será composta de diversos arquivos, cujo número vai variar de acordo com o conteúdo a ser transmitido. O início da transmissão deverá ser feito com o arquivo de Abertura e sua finalização com o arquivo de encerramento. Durante a transmissão, se um arquivo com a mesma informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o arquivo válido e o enviado anteriormente será desprezado. Por exemplo, se a remuneração de um empregado for enviada mais de uma vez antes do encerramento da folha, será considerada válida, a última informação, considerando os campos que compõem a chave primária que identificam o arquivo.

“Os arquivos serão entregues mensalmente e concentrarão dados que atualmente são prestados pelo SEFIP, ACI (CAGED), GDRAIS (RAIS) e PGDIRF (DIRF)”.

Observação: Informações acima, obtidas no Manual.

8. TABELAS

Buscando melhor otimização dos arquivos, bem como das informações armazenadas no ambiente nacional do eSocial ao longo do tempo, as informações de natureza permanente serão armazenadas em tabelas no ambiente nacional do eSocial. São consideradas informações de natureza permanente aquelas que podem ser utilizadas em mais de um arquivo de eSocial, ou em mais de uma competência.

Serão armazenadas em tabelas, as seguintes informações:

a) Rubricas da folha de pagamento;

b) Lotações e Departamentos;

c) Cargos;

d) Funções;

e) Horários de trabalhadores;

f) Estabelecimentos e obras de construção civil;

g) Processos administrativos e judiciais;

h) Operadores Portuários, cadastrados pelo OGMO – Órgão Gestor de Mão de Obra.

Observação: Informações acima, obtidas no Manual.

9. DESCRIÇÃO SIMPLIFICADA DO MODELO OPERACIONAL

O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do eSocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

Observação: Informações acima, obtidas no Manual.

10. ÓRGÃOS ENVOLVIDOS

O projeto eSocial é desenvolvido e conduzido pelos órgãos e entidades do governo federal, conforme abaixo:

a) Receita Federal do Brasil (RFB);

b) Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);

c) Ministério da Previdência Social (MPS);

d) Ministério do Trabalho e Emprego (MTE); e

e) Caixa Econômica Federal (CAIXA).

“O eSocial promoverá com mais facilidade o trabalho do Fisco, e permitirá fiscalização muito mais ativa e eficaz, com rápida aplicação de multas”.

Observação: Informações acima, obtidas no Manual.

11. PRAZO PARA UTILIZAÇÃO DO E-SOCIAL

De acordo com informação no site da Receita Federal, o projeto e-social está em fase de estudos na própria Receita Federal e nos demais entes públicos interessados, tendo como objetivo abranger a escrituração da folha de pagamento e, em uma segunda fase, o Livro Registro de Empregados.

O artigo 1º do Ato Declaratório Executivo SUFIS n° 05/2013 aprovo o leiaute dos arquivos que compõem o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), que será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro de 2014.

O Ato Declaratório Executivo SUFIS n° 05, de 17 de julho de 2013 aprova e divulga o leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial. Porém, ainda não está disponível para a sua utilização e de acordo com o ato, a entrega do eSocial será exigida a partir da competência de janeiro de 2014 e os arquivos deverão ser transmitidos em meio eletrônico nos prazos a serem estipulados em ato específico.

A escrituração de que trata o art. 1º é composta pelos eventos decorrentes das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cujos arquivos deverão ser transmitidos em meio eletrônico pela empresa, pelo empregador ou por outros obrigados a eles equiparados, nos prazos a serem estipulados em ato específico (artigo 2º do Ato Declaratório Executivo SUFIS n° 05/2013).

O leiaute aprovado nos termos do caput consta no Manual de Orientação do eSocial – versão 1.0, que está disponível na Internet, no endereço eletrônico www.esocial.gov.br (parágrafo único do artigo 1º acima).

Observações importantes:

O eSocial acarretará grande impacto nas empresas em termos de tecnologia e processos, envolvendo grandes quantidades de dados, além de um processo comtrajetória estrutural de elevada complexidade.

O governo liberará o que os sistemas das empresas deverão ter, e também o manual de integração com o Contribuinte, deverá orientar o empregador/contribuinte no cumprimento de suas obrigações sucedidas com o eSocial, ou seja, tem que conter as especificações, as particularidades e critérios técnicos para a integração entre o Portal do SPED e os sistemas das empresas.

Fundamentação Legal: Citadas no texto, site da Receita Federal do Brasil e Manual De Orientação Do eSocial - Versão 1.0 - 17 de Julho de 2013.