ADMISSÃO DE EMPREGADOS
Procedimentos
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Para a contratação de empregados, a empresa deverá cumprir com algumas formalidades, procurando de forma correta obter as informações necessárias para a admissão dos candidatos ao cargo. Todo esse processo começa com o recrutamento, passa pela seleção e termina com a efetiva contratação dos candidatos selecionados.
Para formalizar a admissão do empregado é necessário que o empregador solicite a apresentação de alguns documentos, tendo por finalidade a sua identificação, e possibilitar o correto desempenho das obrigações trabalhistas, em relação aos direitos do trabalhador, como também nas relações da empresa com a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego - MTE.
Nesta matéria segue informações principais relativas à admissão de empregos, porém, conforme o tipo de contrato de trabalho ou a modalidade, o empregador deverá ficar atento aos procedimentos, as Normas referentes à Segurança e Medicina do Trabalho (Portaria n° 3.214/1978, com as alterações atuais), a Convenção Coletiva da Categoria Profissional, como também as legislações específicas para as profissões regulamentadas.
2. PROCEDIMENTOS DA EMPRESA
Para alcançar seu objetivo, o empregador fará uso de algumas práticas legais para atrair e selecionar os futuros empregados, podendo, para isto, recrutar através de informações obtidas dentro da própria empresa (fontes internas) ou fora do âmbito da empresa (fontes externas).
2.1 - Fontes Internas
Utilizando-se de fontes internas, temos:
a) empregador estará procurando dentro da própria empresa os candidatos à(s) vaga(s) oferecida(s);
b) arquivo de currículos enviados espontaneamente por trabalhadores desempregados; e
c) a utilização de uma prática muito comum, que é perguntar aos empregados se conhecem alguém que possa preencher os requisitos exigidos pela empresa para a ocupação da(s) vaga(s) oferecida(s).
2.2 - Fontes Externas
Utilizando-se de fontes externas, temos:
a) o empregador poderá entrar em contato com outros empresários que poderão eventualmente indicar alguém conhecido para se candidatar à vaga oferecida;
b) colocar anúncios em jornais de grande circulação ou revistas especializadas;
c) fazer uso da Internet, em sites especializados onde são armazenados currículos de profissionais desempregados.
2.2.1 - Cuidados Para o Recrutamento de Fontes Externas
O empresário, desde o início do processo de admissão, que começa pelo recrutamento e vai até a admissão do trabalhador, deve atentar para o cuidado que deve ter para não infringir a Legislação Trabalhista com o uso de práticas discriminatórias que possam vir a impedir o acesso de determinadas pessoas ao emprego.
São considerados crime e, portanto, vedados em todo o processo de admissão qualquer discriminação por sexo, cor, idade, origem, raça, estado civil, conforme artigos 5º e 7º da Constituição Federal Brasileira e Legislação pertinente.
Exemplos de anúncios discriminatórios proibidos pela Legislação:
a) Auxiliar de produção, masculino - discriminação quanto ao sexo;
b) Caseiro, acima de 40 anos - discriminação quanto à idade;
c) Gerente, área de vendas, solteira - discriminação quanto ao estado civil;
d) Vendedora, currículo com foto - discriminação quanto à aparência.
3. RECRUTAMENTO
O empregado ao ser admitido deve passar por uma rotina junto à empresa. E é importante criar um roteiro dos deveres a serem cumpridos, dos documentos a serem preenchidos e das obrigações legais a serem realizadas, como também as normas internas da empresa, sempre respeitando os direitos e deveres do empregado e do empregador.
Ressalta-se, então, que primeiramente, o empregador deverá proceder ao recrutamento de trabalhadores que possam eventualmente preencher os requisitos exigidos pela empresa para a ocupação das vagas oferecidas. Nesse recrutamento, inicialmente, o empregador estará levando ao público a sua intenção e necessidade da contratação de empregados, discriminando de forma clara e objetiva o perfil dos trabalhadores desejados.
4. SELEÇÃO
Após a conclusão da fase de recrutamento, o empregador passará à fase de seleção de candidatos, que consiste em procurar identificar entre estes os trabalhadores que se aproximam ou têm o perfil exigido pela empresa.
Lembrando, que a seleção é de suma importância, pois a escolha do candidato errado poderá trazer consequências desagradáveis e até prejuízo financeiro à empresa, posteriormente.
Algumas empresas possuem departamento próprio que se encarrega de todo esse processo de admissão do empregado.
Observação: No momento da seleção, orienta-se que o candidato preencha o formulário “Solicitação de Emprego”, o qual poderá ser preparado pela própria empresa.
Na seleção do trabalhador, o empregador ou responsável pela admissão deverá procurar obter o máximo de informações sobre o candidato, através de:
a) entrevista - nessa entrevista, o empregador adquire as primeiras informações ou referências do candidato, que são complementadas pela Ficha de Solicitação de Emprego, já preenchida pelo mesmo;
b) currículo - através da análise do currículo, o empregador saberá se o candidato tem ou não as características, a formação escolar e a capacitação profissional necessárias ao novo empregado;
c) testes psicotécnicos - algumas empresas fazem uso de testes psicotécnicos, aplicados por profissional especializado, com o objetivo de verificar se o candidato é uma pessoa equilibrada psicologicamente, capaz de desempenhar sua função com responsabilidade.
5. ADMISSÃO E REGISTRO DO EMPREGADO
A Portaria do MTE n° 41, de 28 de março de 2007, disciplina o registro e a anotação de Carteira de Trabalho e Previdência Social de empregados.
Após a finalização do processo seletivo, o responsável pela seleção, já tendo escolhido o candidato que preencheu os requisitos exigidos para a vaga oferecida, passará à fase de admissão do empregado, observando a Legislação quanto a procedimentos de exigência de exames, documentos, etc.
5.1 - Documentos Necessários à Admissão
Alguns documentos são de apresentação obrigatória independentemente da função que vá assumir, outros são exigidos conforme a situação apresentada:
a) CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social para as devidas anotações;
b) Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;
c) RG - Cédula de Identidade;
d) Título de Eleitor, para os maiores de 18 (dezoito) anos;
e) Cartão de Identificação do Contribuinte - CIC, que é o comprovante de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF;
f) Certificado de Reservista ou prova de alistamento no serviço militar (para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos;
g) Se tiver filhos menores, deverá apresentar, para recebimento do salário-família:
g.1) Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze) se incapazes;
g.2) Cartão da Criança para filhos menores de 6 (seis) anos;
g.3) Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos;
h) Certidão de casamento - se for casado;
i) Documento de Inscrição no PIS/PASEP - DIPIS, ou anotação correspondente na CTPS;
j) Carteira Nacional de Habilitação (CNH), para os empregados que exercerão o cargo de motorista ou qualquer outra função que envolva a condução de veículo de propriedade da empresa;
k) Contribuição Sindical relativa ao exercício - se houver;
l) Registro de Habilitação na DRT, anotado na CTPS, para os que exercerem as profissões de: agenciadores de propaganda, publicitários, jornalistas, atuários, arquivistas, técnicos de arquivo, radialistas, sociólogos, vigilantes bancários, secretárias executivas (com curso superior), técnico em secretariado (de 2º grau) e técnico de segurança do trabalho;
m) Carteira de Identidade de Estrangeiro, em modelo único, instituído pela Portaria MJ nº 559, de 01.12.1986, se for o caso;
n) Fotografia;
o) Atestado Liberatório - para contratação de artistas - documento firmado pelo empregador anterior, declarando que o contrato que mantinha com o artista foi extinto;
p) ao contratar-se professor para exercer magistério, que é uma profissão regulamentada, é exigida a habilitação legal, que se trata de registro de professor expedido pelo Ministério da Educação e do Desporto ou pelas repartições competentes e, também, um registro especial no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Este registro do MTE é feito na Delegacia Regional do Trabalho (DRT) e deve constar na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.
A empresa poderá também solicitar outros documentos, tais como:
a) solicitação de emprego;
b) cartas de referência;
c) atestado de escolaridade ou outros;
d) carteira de habilitação profissional expedida pelos órgãos de classe, para os empregados que exercerem profissões regulamentadas, tais como:
d.1) OAB - na admissão de empregado advogado;
d.2) CREA - na admissão de empregado engenheiro.
5.1.1 - Retenção de Documentos de Identificação Pessoal
É proibida a retenção de qualquer documento de identificação pessoal, mesmo que apresentado por xerocópia autenticada, inclusive de comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, CTPS, registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.
A apresentação e uso de documentos de identificação pessoal é regida pela Lei nº 5.553, de 06 de dezembro de 1968, e dispõe a vedação à retenção “de qualquer documento de identificação pessoal”, seja por pessoa física ou jurídica, pública ou privada:
“Art. 1º - A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.”
“A Lei nº 9.453/97 acrescentou ao art. 2º um parágrafo limitando a retenção de documento quando exigido para a entrada da pessoa em órgão público ou privado. Nesta hipótese, cumprida a exigência, os dados serão anotados e o documento imediatamente devolvido ao exibidor”.
Ao ser exigido pela empresa o documento de identificação, cabe ao empregador extrair, no prazo de 5 (cinco) dias, os dados que interessam, devolvendo em seguida o documento ao empregado.
Portanto, é recomendável que a entrega, pelo empregado, dos documentos citados, bem como a respectiva devolução, seja feita contrarecibo.
Na contratação de menores, menores aprendizes e de estrangeiros, o empregador deverá observar Legislação específica, seja quanto à proteção do menor, prevista na Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e na Constituição Federal, seja do estrangeiro, observada a sua situação de trabalho no Brasil.
5.1.2 - Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) Admissional
O Atestado de Saúde Ocupacional - ASO é o documento que o empregado recebe com o resultado dos exames.
“O atestado de saúde ocupacional é o documento emitido pelo médico com objetivo de relatar à empresa o atual estado de saúde do empregado que está sendo contratado, demitido ou que já faça parte do quadro funcional da empresa”.
Os exames médicos são obrigatórios na admissão, periodicamente (no curso do vínculo empregatício), na mudança de função, no retorno ao trabalho e na demissão.
As condições e procedimentos deverão ser realizados de acordo com as disposições contidas na NR-7.
Ressalta-se, que o exame admissional deverá ser realizado antes de o empregado ser contratado pela empresa e assumir suas atividades, para se estabelecer as condições de saúde do funcionário neste momento, e evitar que futuramente alegue alguma doença pré-existente.
5.1.3 - Atestados de Antecedentes Criminais
Não existe lei que estabeleça que o empregador no ato da admissão do empregado possa exigir o atestado de antecedentes criminais, porém, temos a Constituição Federal/1988, que proíbe a discriminação do exercício de qualquer trabalho ou profissão.
A Lei n° 9.029, de 13 de abril de 1995, em seu artigo 1°, proíbe adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de emprego, ou sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar ou idade, ressalvadas, neste caso, as hipóteses de proteção ao menor previstas no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal.
Segue abaixo uma decisão do TST, contra a Exigência de Certidão de Antecedentes Criminais:
“TST - EXIGÊNCIA DE CERTIDÃO DE ANTECEDENTES CRIMINAIS FAZ EMPRESA PAGAR INDENIZAÇÃO. Uma atendente de call center obteve na JT uma indenização por danos morais de, porque lhe foi exigida a apresentação de certidão de antecedentes criminais para ser efetivada a sua contratação. Ao examinar o caso, a 3ª turma do TST manteve a decisão, ao não conhecer do recurso de revista das empresas condenadas - Mobitel S.A. e Vivo S.A.
Segundo o ministro Alberto Luiz Bresciani de Fontan Pereira, relator do recurso contra decisão proferida pelo TRT da 9ª região/PR, a relação de emprego destinada ao teleatendimento de clientes escapa de possíveis casos em que a exigência de certidão de antecedentes criminais se justifique, dentro de padrões de razoabilidade. Nessa situação, a prática patronal resultou em dano moral à trabalhadora e a ilicitude do comportamento, explica o ministro, “dispensa prova de dano, que é presumido, estabelecendo-se pronto nexo de causalidade”.
O relator esclarece ainda que, ao exigir essa certidão, “sem que tal providência guarde pertinência com as condições objetivamente exigíveis para o trabalho oferecido, o empregador põe em dúvida a honestidade do candidato ao trabalho, vilipendiando a sua dignidade e desafiando seu direito ao resguardo da intimidade, vida privada e honra, valores constitucionais”.
Apesar da decisão de hoje, a exigência de certidão de antecedentes criminais já foi considerada possível pelos ministros do TST, no caso de determinados empregadores - dependendo da atividade a ser exercida pelo trabalhador. Em processo julgado pela 5ª turma, em outubro de 2010, uma empresa de telefonia teve reconhecido o direito de exigir a apresentação da certidão ao contratar funcionário que teria acesso a residências de clientes para instalação de linhas telefônicas. (RR - 88400-17.2009.5.09.0513).
5.2 - Preenchimento de Documentos
Na contratação de empregados, são necessários os procedimentos e preenchimento de alguns documentos:
a) a Carteira de Trabalho e Previdência Social;
b) o livro ou ficha de registro de empregados;
c) o contrato de trabalho;
d) a ficha de salário-família, quando necessário;
e) o Termo de Responsabilidade (salário-família), quando necessário;
f) o acordo de prorrogação de horas;
g) celebrar acordo coletivo com o sindicato da categoria, para regime de compensação de horas de trabalho (banco de horas), se for o caso;
h) a declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda, quando os rendimentos do empregado estiverem sujeitos à retenção na fonte;
i) o registro de cartão de ponto do empregado, caso o empregado esteja sujeito a horário controlado pela empresa;
j) preencher a ficha ou papeleta de ponto externo, além do cartão de ponto normal, para os empregados cuja jornada for executada integralmente fora do estabelecimento;
k) preencher a ficha referente ao Programa Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO, cujas anotações serão feitas por Médico do Trabalho com o objetivo de promoção e preservação da saúde do trabalhador;
l) o PPP deve ser preenchido para a comprovação da efetiva exposição dos empregados a agentes nocivos, para o conhecimento de todos os ambientes e para o controle da saúde ocupacional de todos os trabalhadores;
Observação: O artigo 272 da IN INSS/PRES n° 45/2010 estabeleceu que a partir de 1º de janeiro de 2004, de acordo com a Instrução Normativa nº 99, de 2003, sendo atual IN INSS/PRES n° 45/2010, a empresa ou equiparada à empresa deverá preencher o formulário PPP, conforme Anexo XV, de forma individualizada para seus empregados, trabalhadores avulsos e cooperados, que laborem expostos a agentes nocivos químicos, físicos, biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física, considerados para fins de concessão de aposentadoria especial, ainda que não presentes os requisitos para a concessão desse benefício, seja pela eficácia dos equipamentos de proteção, coletivos ou individuais, seja por não se caracterizar a permanência.
m) PPRA é a sigla de Programa de Prevenção de Riscos Ambientais. E esse programa está fundamentado na Norma Regulamentadora (NR-9) da CLT - Consolidação das Leis do Trabalho, sendo a sua redação inicial dada pela Portaria nº 25, de 29 de dezembro de 1994, da Secretaria de Segurança e Saúde do Trabalho, do Ministério do Trabalho.
A Norma Regulamentadora 9 (NR 9) estabelece a obrigatoriedade da elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA, visando à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação, reconhecimento, avaliação e consequente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais (NR 9, item 9.1.1.).
Toda atividade laboral em que houver vínculo empregatício está obrigada a implementar o programa PPRA, tais como: indústrias, comércios, hotéis, condomínios, drogarias, supermercados, hospitais, clubes, escolas, fornecedores de serviços, transportadoras, entre outros.
Observação: Ressalta-se, então, que todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), de acordo com Norma Regulamentadora nº 9, também devem preencher o PPP, PPRA
n) entre outros.
5.3 - Informações no Registro
De acordo com a Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 2O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:
a) nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
b) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;
c) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;
d) data de admissão;
e) cargo e função;
f) remuneração;
g) jornada de trabalho;
h) férias; e
i) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
“CLT, Art. 41 - Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.(Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”.
Observação: O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.
5.3.1 - Registro Informatizado
O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que (Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 4°):
a) mantenha registro individual em relação a cada empregado;
b) mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
c) assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por
meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
O sistema deverá conter rotinas autoexplicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 (doze) meses.
As informações anteriores a 12 (doze) meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
6. VEDAÇÃO AO EMPREGADOR
Conforme a Portaria n° 41, de 28 de março de 2007, artigo 1°, proíbe ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.
Também é proibido exigir do empregado os documentos:
a) comprovante de experiência prévia superior a 6 (seis) meses no mesmo tipo de atividade, segundo a Lei nº 11.644/2008;
b) certidão negativa do SERASA, do SPC, de cartórios de protesto ou informações sobre antecedentes criminais, etc.;
c) exame de HIV (AIDS), pela Resolução nº 1.359, de 1992, do Conselho Federal de Medicina.
6.1 - Anotações Que Causam Dano à Imagem
É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento (Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 8°).
“Artigo 28, § 4º da CLT - É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social. (Incluído pela Lei nº 10.270, de 29.8.2001)”.
6.2 - Rasuras e Abreviaturas
As anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida (Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 7°).
7. OBRIGAÇÕES DO EMPREGADOR
Na admissão de empregado, o empregador precisa estar atento a diversas rotinas referentes à contratação e registro do vínculo empregatício.
Segue a seguir as obrigações para concretizar o registro do empregado.
7.1 - Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
A Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, ainda que em caráter temporário, e para o exercício por conta própria de atividade profissional remunerada (Artigo 13 da CLT).
“CLT, Art. 13 - A Carteira de Trabalho e Previdência Social é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, ainda que em caráter temporário, e para o exercício por conta própria de atividade profissional remunerada. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 926, de 10.10.1969)
§ 1º - O disposto neste artigo aplica-se, igualmente, a quem: (Redação dada pelo Decreto-lei nº 926, de 10.10.1969)
I - proprietário rural ou não, trabalhe individualmente ou em regime de economia familiar, assim entendido o trabalho dos membros da mesma família, indispensável à própria subsistência, e exercido em condições de mútua dependência e colaboração; (Incluído pelo Decreto-lei nº 926, de 10.10.1969)
II - em regime de economia familiar e sem empregado, explore área não excedente do módulo rural ou de outro limite que venha a ser fixado, para cada região, pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social. (Incluído pelo Decreto-lei nº 926, de 10.10.1969)
§ 2º - A Carteira de Trabalho e Previdência Social e respectiva Ficha de Declaração obedecerão aos modelos que o Ministério do Trabalho e Previdência Social adotar. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 926, de 10.10.1969)
§ 3º - Nas localidades onde não for emitida a Carteira de Trabalho e Previdência Social poderá ser admitido, até 30 (trinta) dias, o exercício de emprego ou atividade remunerada por quem não a possua, ficando a empresa obrigada a permitir o comparecimento do empregado ao posto de emissão mais próximo. (Redação dada pela Lei nº 5.686, de 3.8.1971)
§ 4º - Na hipótese do § 3º: (Incluído pelo Decreto-lei nº 926, de 10.10.1969)
I - o empregador fornecerá ao empregado, no ato da admissão, documento do qual constem a data da admissão, a natureza do trabalho, o salário e a forma de seu pagamento; (Incluído pelo Decreto-lei nº 926, de 10.10.1969)
II - se o empregado ainda não possuir a carteira na data em que for dispensado, o empregador lhe fornecerá atestado de que conste o histórico da relação empregatícia. (Incluído pelo Decreto-lei nº 926, de 10.10.1969)”.
A CTPS será obrigatoriamente apresentada pelo trabalhador, ao empregador, mediante recibo, na qual a empresa terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para fazer as anotações devidas, tais como (Artigo 29 da CLT):
a) salário e sua composição (mensal, por produção, etc.; gorjetas, utilidades, como alimentação, habitação);
b) data de admissão e condições especiais de trabalho (p.ex. contratação por prazo determinado em geral, como o de experiência, obra certa, etc.) (Lei nº 9.601/1998);
c) períodos em que o contrato tenha sido suspenso ou interrompido (Art. 30 CLT);
d) férias (Art. 135, § 1º, CLT);
e) alterações no estado civil e dependentes (Art. 32 CLT);
f) CNJP do empregador;
g) anotações relativas ao FGTS e ao PIS (anotações gerais); e
h) as condições especiais, se houver.
7.1.1 - Localidade Sem Emissão da CTPS
Nas localidades onde não for emitida a Carteira de Trabalho e Previdência Social poderá ser admitido, até 30 (trinta) dias, o exercício de emprego ou atividade remunerada por quem não a possua, ficando a empresa obrigada a permitir o comparecimento do empregado ao posto de emissão mais próximo (Artigo 13, § 3º):
a) o empregador fornecerá ao empregado, no ato da admissão, documento do qual constem a data da admissão, a natureza do trabalho, o salário e a forma de seu pagamento;
b) se o empregado ainda não possuir a carteira na data em que for dispensado, o empregador lhe fornecerá atestado de que conste o histórico da relação empregatícia.
7.1.2 - Carimbo ou Etiqueta Gomada
As anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal (Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 5°, § 2°).
7.2 - Exame Médico Admissional
Conforme foi visto no subitem 5.1.2 desta matéria, o exame admissional deverá ser realizado antes de o empregado ser contratado pela empresa e assumir suas atividades, para se estabelecer as condições de saúde do funcionário neste momento, e evitar que futuramente alegue alguma doença pré-existente.
São realizados exames médicos dos empregados, na admissão, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, e todos são obrigatórios. E as condições e procedimentos deverão ser realizados de acordo com as disposições contidas na NR-7 (Norma Regulamentadora 7).
Ressalta-se, então, que todo trabalhador regido pela CLT - Consolidação das Leis do Trabalho está obrigado a submeter-se aos exames médicos ocupacionais (ASO), porém ao que se refere ao empregado doméstico é facultativo.
“O atestado de saúde ocupacional é o documento emitido pelo médico com objetivo de relatar à empresa o atual estado de saúde do empregado que está sendo contratado, demitido ou que já faça parte do quadro funcional da empresa”.
O exame é obrigatório e deverá ser realizado antes do empregado ser contratado pela empresa, e é feito por um médico com especialização em medicina do trabalho, pois é ele quem identifica doenças ocupacionais. E deve ser feito por conta do empregador, uma vez que através dele se verifica a capacidade física ou mental do empregado (Artigo 168, inciso I, da CLT).
Observações:
“O exame admissional é previsto em lei para proteger a saúde do trabalhador, e não para discriminar potenciais candidatos a emprego.” (Procuradora do Trabalho, Daniela Mendes).
“O atestado de saúde ocupacional é o documento emitido pelo médico com objetivo de relatar à empresa o atual estado de saúde do empregado que está sendo contratado, demitido ou que já faça parte do quadro funcional da empresa”.
O exame admissional é imprescindível, pois evita futuros transtornos de trabalhadores que já tenham problemas de saúde adquirido em outras empresas (doenças ocupacionais, por exemplo) ou mesmo doenças pré-existentes, sendo também uma forma de proteger o empregador de pagar indenizações indevidas, caso seja acionado em uma ação trabalhista.
7.2.1 - Realização do Exame (Obrigação do Empregado)
O empregado deve submeter-se ao exame médico admissional e entregar ao empregador ou ao departamento encarregado os documentos exigidos para a efetiva admissão.
Observação: Informações completas sobre os exames (ASO), vide Bol. INFORMARE n° 48/2011.
7.3 - Livro ou Ficha de Empregado
Conforme o artigo 41 da CLT, em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
E de acordo com o parágrafo único, do artigo citado acima, além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Conforme o PRECEDENTE ADMINISTRATIVO N° 24 DO DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO DO TRABALHO – MTE: “REGISTRO. AUTENTICAÇÃO DE LIVRO, FOLHA OU SISTEMA ELETRÔNICO. Após a edição da Portaria nº 739, de 29 de agosto de 1997, descabe autuação por falta de autenticação do sistema de registro de empregados, no prazo legal, uma vez autorizada a autenticação pelo Auditor- Fiscal do Trabalho quando de sua visita fiscal. A partir da revogação do art. 42 da CLT, a obrigação legal de autenticação deixou de existir.
REFERÊNCIA NORMATIVA: art. 42 da CLT, art. 2°, § 2° da Portaria n° 739, de 29 de agosto de 1997, e Lei nº 10.243, de 19 de Junho de 2001”.
7.4 - Contrato de Trabalho
O contrato individual de trabalho é o acordo, tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego, em que as partes, empregado e empregador, estabelecerão critérios, nos moldes da Legislação Trabalhista vigente, tais como a função, a duração da jornada de trabalho, os dias da semana em que o empregado prestará serviços, o valor da remuneração bem como sua forma de pagamento (Artigo 442 da CLT).
No contrato de trabalho o empregado sempre é pessoa física, o serviço prestado não é eventual, o empregado é subordinado ao empregador e o empregador pode ser pessoa física ou jurídica.
O contrato de trabalho pode ser firmado por prazo determinado ou indeterminado (Artigo 443 da CLT).
O Contrato de Experiência é uma modalidade de contrato determinado e tem por objetivo dar condições de mútuo conhecimento, pois neste período o empregador vai testar se o empregado pode exercer a atividade que lhe é confiada, como também o empregado vai verificar sua adaptação ao ambiente de trabalho, à função e se desenvolve bom relacionamento com superiores hierárquicos, colegas de trabalho, etc.
No contrato de prazo determinado, as partes combinam antecipadamente a duração do contrato enquanto no contrato de prazo indeterminado inexiste prazo para o término do pacto laboral.
O contrato por prazo determinado só será válido em se tratando:
a) de serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo;
b) de atividades empresariais de caráter transitório;
c) de contrato de experiência (vide Bol. INFORMARE n° 32/2012).
Importante: Ressaltando, que a capacidade para celebrar contrato do menor entre 14 (catorze) a 16 (dezesseis) anos, será apenas como aprendiz, ou seja, contrato de aprendizagem. A partir dos 16 (dezesseis) anos até 18 (dezoito) anos é necessária a assistência do responsável. E acima de 18 (dezoito) anos não tem condições especiais.
O contrato de experiência deve ser anotado na parte do “Contrato de Trabalho”, bem como nas folhas de “Anotações Gerais” (vide Bol. INFORMARE n° 29/2012 – Contrato de Aprendizagem e n° 15/2012 – Trabalho do Menor).
Observação: Matéria completa sobre contratos de trabalho, vide Bol. INFORMARE n° 08/2012.
7.5 - Cadastro do NIS/PIS
A inscrição do PIS é feita apenas uma vez e o número será solicitado a cada novo emprego. E para o trabalhador que já foi cadastrado, o número do PIS pode ser encontrado na Carteira de Trabalho, no comprovante de inscrição ou ainda no Cartão do Cidadão. Se o número não constar em nenhum desses documentos, o trabalhador poderá procurar uma agência da CAIXA (site da Caixa Econômica Federal).
Caso o empregado não possua ainda a inscrição no PIS, o empregador deverá adquirir em papelarias o DCN – Documento de Cadastramento do NIS. O DCN deverá ser preenchido em 2 (duas) vias e entregue à agência da CAIXA para cadastramento.
O documento que comprova o cadastramento é o cartão com o número de inscrição no PIS, emitido pela CAIXA e entregue pelo empregador.
Observação: Informações acima foram obtidas no site da Caixa Econômica Federal.
7.6 - Vale-Transporte
O empregado para passar a receber o Vale-Transporte deverá informar ao empregador, por escrito (Decreto nº 95.247/1987 e a Lei nº 7.418/1985):
a) seu endereço residencial;
b) os serviços e meios de transporte mais adequados ao seu deslocamento residência-trabalho e vice-versa;
c) número de vezes utilizados no dia para o deslocamento residência-trabalho e vice-versa.
Ressalta-se, que essas informações deverão ser atualizadas anualmente ou sempre que ocorrer alteração em um dos dados, sob pena de suspensão do benefício até o cumprimento dessa exigência.
Observação: Matéria completa sobre vale-transporte, vide Bol. INFORMARE n° 42/2012.
7.7 - Acordo de Prorrogação de Horas
O acordo de prorrogação de horas deve ser celebrado por escrito, em 2 (duas) vias, sendo uma do empregador e a outra do empregado, quando individual, onde o mesmo expressará a sua concordância em fazer horas-extras ou por meio de acordo ou convenção coletiva (Artigo 59, § 2º, da CLT).
A Súmula nº 85 do TST dispõe que o acordo coletivo pode ser feito por acordo individual escrito, porém orientamos que seja feito sempre por intermédio de Acordo Coletivo ou Convenção Coletiva, uma vez que a Constituição Federal estabelece que é necessário negociação coletiva.
O acordo de prorrogação de horas pode ser firmado por prazo determinado ou indeterminado.
Observação: Matéria sobre acordo de prorrogação de horas, vide Bol. INFORMARE n° 7/2012.
7.8 - Contribuição Sindical
Na admissão de empregado, o empregador exigirá dele a apresentação da prova de quitação da contribuição sindical, referente ao ano vigente. Caso comprove, a empresa não deverá efetuar novo desconto, ficando obrigada a anotar no livro ou ficha de registro de empregados a informação quanto ao desconto e recolhimento da referida contribuição pela empresa anterior. E caso não comprove, a empresa efetuará o desconto de 1 (um) dia do salário, no mês subsequente ao da admissão (Artigos 578 ao 591 da CLT).
Lembrando que, para os empregados admitidos nos meses de janeiro e fevereiro, o desconto deve ser realizado apenas no mês de março, juntamente com os demais empregados da empresa.
Observação: Matéria sobre contribuição sindical, vide Bol. INFORMARE n° 10/2012.
7.9 - CAGED
A confecção e emissão do CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é um procedimento de caráter obrigatório, que consiste em comunicar ao Ministério do Trabalho e Emprego as admissões, demissões e transferências ocorridas no decorrer do mês, até o dia 7 (sete) do mês subsequente, por meio do formulário (CAGED), conforme a Lei nº 4.923, de 23 de dezembro de 1965.
8. ADMISSÃO DE EMPREGADOS MENORES DE IDADE
Considera-se menor para os efeitos desta Consolidação o trabalhador de 14 (quatorze) a 18 (dezoito) anos (Artigo 402 da CLT).
A Constituição Federal/1988, artigo 7º, inciso XXXIII, considera menor o trabalhador de 16 (dezesseis) a 18 (dezoito) anos de idade, ou seja, a admissão como empregado é limitada à idade mínima de 16 (dezesseis) anos.
O empregador que desejar contratar trabalho do empregado menor de até os 18 (dezoito) anos de idade depende de autorização dos pais ou de seu responsável legal (CLT, artigo 402).
É proibida a admissão de empregados menores de 16 (dezesseis) anos, salvo na condição de aprendiz (Artigo 7º da CF/1988 e artigo 403 da CLT).
Observação: Sobre trabalho do menor, vide Bol. INFORMARE n° 15/2012.
8.1 - Menor Aprendiz
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) em seu artigo 403, com redação dada pela Lei nº 10.097, de 19.12.2000, determina que é proibido qualquer trabalho a menores de 16 (dezesseis) anos de idade, salvo na condição de aprendiz, ou seja, a partir dos 14 (quatorze) anos.
Através da Lei nº 11.180/2005, mudou a idade máxima de 18 (dezoito) anos para 24 (vinte quatro) anos.
Ressalta-se que a idade máxima para o contrato de aprendizagem não se aplica aos aprendizes portadores de deficiência (Parágrafo 5º, artigo 428, CLT).
Os jovens beneficiários são contratados por empresas como aprendizes de profissão ou ofício previsto na Classificação Brasileira de Ocupações - CBO do Ministério do Trabalho e Emprego, ao mesmo tempo em que são matriculados em cursos de aprendizagem, em instituições qualificadoras reconhecidas, responsáveis pela certificação.
Observação: Matéria sobre menor aprendiz, vide Bol. INFORMARE n° 29/2012.
9. ADMISSÃO DE EMPREGADO ESTRANGEIRO
A admissão de estrangeiro é condicionada à apresentação da Carteira de Estrangeiro para comprovar sua permanência legal no País, sendo necessário ainda que o mesmo tenha feito seu registro no Ministério da Justiça dentro dos 30 (trinta) dias seguintes à sua entrada no País, e possuírem visto temporário ou permanente, e o fronteiriço.
Nenhuma empresa poderá admitir a seu serviço empregado estrangeiro sem que exiba a carteira de identidade de estrangeiro devidamente anotada (Artigo 359 da CLT).
Enquanto não for expedida a carteira a que se refere o art. 359 da CLT, valerá, a título precário, como documento hábil uma certidão passada pelo serviço competente do Regime de Estrangeiro, provando que o empregado requereu sua permanência no País (Artigo 366 da CLT).
Autorização de trabalho a estrangeiros é o ato administrativo de competência do Ministério do Trabalho exigido pelas autoridades consulares brasileiras, em conformidade com a legislação em vigor, para efeito de concessão de vistos permanentes e/ou temporário a estrangeiros que desejem permanecer no Brasil a trabalho (Ministério do Trabalho).
10. FISCALIZAÇÃO
O empregador deverá deixar em permanência no local de trabalho, à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, o livro de registro de empregados, o livro de inspeção do trabalho, o controle de registro de horário de trabalho (cartão, livro de ponto ou registro magnético).
As informações anteriores a 12 (doze) meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
As empresas que mantiverem mais de um estabelecimento, filial ou sucursal, deverão possuir os livros “Inspeção do Trabalho” para cada estabelecimento.
A fundamentação legal da inspeção do trabalho encontra-se na Constituição Federal de 1988, artigo 21, inciso XXIV: “Art. 21 - Compete à União, inciso XXIV - organizar, manter e executar a inspeção do trabalho”.
Também na CLT, art. 626: “Incumbe às autoridades competentes do Ministério do Trabalho, ou àquelas que exerçam funções delegadas, a fiscalização do fiel cumprimento das normas de proteção ao trabalho.
Parágrafo único - Os fiscais do Instituto Nacional de Seguridade Social e das entidades paraestatais em geral, dependentes do Ministério do Trabalho, serão competentes para a fiscalização a que se refere o presente Art., na forma das instruções que forem expedidas pelo Ministro do Trabalho”.
11. PENALIDADES
Não existe na Legislação o período de experiência sem registro, pois o artigo 29 da CLT determina que o registro aconteça em 48 (quarenta e oito) horas, no máximo, depois que o funcionário começa a trabalhar.
“Art. 29 da CLT - A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho e da Administração”.
A empresa que mantiver empregado não registrado estará sujeita a multa em valor equivalente a 378,2847 UFIR, por empregado em situação irregular, dobrado na reincidência (Artigo 47 da CLT).
“CLT, Art. 47 - A empresa que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 e seu parágrafo único, incorrerá na multa de valor igual a 1 (um) salário-mínimo regional, por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)
Parágrafo único - As demais infrações referentes ao registro de empregados sujeitarão a empresa à multa de valor igual à metade do salário-mínimo regional, dobrada na reincidência. (Parágrafo incluído pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)
CLT, Art. 48 - As multas previstas nesta Seção serão aplicadas pela autoridade de primeira instância no Distrito Federal, e pelas autoridades regionais do Ministério do Trabalho, Industria e Comercio, nos Estados e no Território do Acre”.
As demais infrações referentes ao registro de empregados sujeitarão a empresa à multa de valor igual a 15 (quinze) vezes o valor de referência regional, dobrada na reincidência.
“CLT, Art. 53 - A empresa que receber Carteira de Trabalho e Previdência Social para anotar e a retiver por mais de 48 (quarenta e oito) horas ficará sujeita à multa de valor igual à metade do salário-mínimo regional. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)
Art. 54 - A empresa que, tendo sido intimada, não comparecer para anotar a Carteira de Trabalho e Previdência Social de seu empregado, ou cujas alegações para recusa tenham sido julgadas improcedentes, ficará sujeita à multa de valor igual a 1 (um) salário-mínimo regional. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)
Art. 55 - Incorrerá na multa de valor igual a 1 (um) salário-mínimo regional a emprêsa que infringir o art. 13 e seus parágrafos. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)”
As multas previstas serão aplicadas pelas Delegacias Regionais do Trabalho (Artigo 48 da CLT).
Fundamentos Legais: Os citados no texto.