RAIS ANO-BASE 2011
Prazo Final De Entrega Até 09.03.2012
Sumário
1. INTRODUÇÃO
A Portaria do MTE nº 7, de 03 de janeiro de 2012 (DOU de 04.01.2012), aprova instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), instituída pelo Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, bem como, o anexo Manual de Orientação da RAIS, relativo ao ano-base 2011.
2. OBJETIVO
A gestão governamental do setor do trabalho conta com o importante instrumento de coleta de dados denominado de Relação Anual de Informações Sociais – RAIS e tem por objetivo: (Decreto nº 76.900, de 23/12/75)
a) o suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no País;
b) o provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho;
c) disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.
3. FINALIDADE
Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das necessidades (site do Ministério do Trabalho):
a) da Legislação da nacionalização do trabalho;
b) de controle dos registros do FGTS;
c) dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
d) de estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
e) de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.
4. PRAZO PARA A ENTREGA DA DECLARAÇÃO DA RAIS
De acordo com o artigo 6° da Portaria n° 7/2012, o prazo para a entrega da declaração da RAIS inicia-se no dia 17 de janeiro de 2012 e encerra-se no dia 09 de março de 2012.
Conforme a Portaria, o prazo não será prorrogado.
Vencido o prazo para a entrega da RAIS, a declaração da RAIS 2011 e as declarações de exercícios anteriores gravadas no GDRAIS Genérico, disponível nos endereços eletrônicos www.mte.gov.br/rais e www.rais.gov.br, deverão ser transmitidas por meio da Internet ou o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, para os estabelecimentos sem acesso à Internet, acompanhadas da “Relação dos Estabelecimentos Declarados”.
Havendo inconsistências no arquivo da declaração da RAIS que impeçam o processamento das informações, o estabelecimento deverá reencaminhar cópia do arquivo.
As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o último dia do prazo estabelecido para a entrega da RAIS.
Observação: Ressaltamos, que a entrega da declaração é obrigatória e o atraso na entrega está sujeito a multa conforme previsto no art. 25 da Lei nº 7.998, de 11/01/1990.
5. QUEM ESTÁ OBRIGADO A DECLARAR A RAIS
Estão obrigados a declarar a RAIS (Artigo 2° da Portaria nº 7/2012):
a) empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 08 de junho de 1973, respectivamente;
b) filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no Exterior;
Nota: A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores.
c) autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
d) órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
e) conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
f) condomínios e sociedades civis;
g) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
h) o estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS (CEI) que contratou empregado durante o ano-base.
Observação: O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no CEI, conforme parágrafo único do art. 2º do Decreto nº 76.900/1975. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados.
5.1 - Estabelecimento/Entidade Inscrito No CNPJ E No CEI
Estabelecimento/Entidade inscrito no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS pelo CNPJ (http://www.rais.gov.br/declarar.asp).
6. DESOBRIGADO A DECLARAR A RAIS – EMPREGADOR DOMÉSTICO
Em virtude do empregado doméstico não ser relacionado na RAIS, o empregador doméstico está desobrigado da entrega da RAIS.
7. INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS NA RAIS
Conforme o artigo 3º, parágrafo único, da Portaria referida, os empregadores deverão informar na RAIS:
a) os quantitativos de arrecadação das contribuições sindicais previstas no art. 579 da CLT, devidas aos sindicatos das respectivas categorias econômicas e profissionais ou das profissões liberais e as respectivas entidades sindicais beneficiárias;
b) a entidade sindical à qual se encontram filiados;
c) os empregados que tiveram desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária.
As informações exigidas para o preenchimento da RAIS encontram-se no Manual de Orientação da RAIS, edição 2012, disponível na Internet nos endereços http://www.mte.gov.br/rais e http://www.rais.gov.br (Artigo 4º da referida Portaria).
Conforme o artigo 4°, §§ 1° e 3° as declarações deverão ser fornecidas por meio da Internet, mediante utilização do programa gerador de arquivos da RAIS - GDRAIS2011, que poderá ser obtido em um dos endereços eletrônicos de que trata no parágrafo acima. E excepcionalmente, não sendo possível a entrega da declaração pela Internet, o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, desde que devidamente justificada.
Observação: A entrega da RAIS é isenta de tarifa (§ 4° do artigo 4° da Portaria referida).
7.1 - Quem Deve Ser Informado Na RAIS
O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento, os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo (Artigo 3º da Portaria n° 7/2012):
a) empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado;
b) trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 03 de janeiro de 1974;
c) diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS;
d) servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
e) servidores públicos não-efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de Legislação especial, não regidos pela CLT;
f) empregados dos cartórios extrajudiciais;
g) trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria;
h) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
i) aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
j) trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745, de 09 de dezembro de 1993;
k) trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei nº 5.889, de 08 de junho de 1973;
l) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Estadual;
m) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Municipal;
n) servidores e trabalhadores licenciados;
o) servidores públicos cedidos e requisitados; e
p) dirigentes sindicais.
8. QUEM NÃO DEVE SER INFORMADO NA RAIS
Não devem ser relacionados na RAIS:
a) diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
b) autônomos;
c) eventuais;
d) ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
e) estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 6.494, de 07 de dezembro de 1977;
f) empregados domésticos;
g) cooperados ou cooperativados.
8.1 - Empregador Licenciados
Perguntas e respostas sobre licenciamentos, disponível em Dúvidas Frequentes, no site (http://www.rais.gov.br/rais_sitio/duvidas_declarar.asp#afastamento).
a) Devem ser informados na RAIS do ano-base vigente os afastamentos inferiores a 15 dias, mas que a soma total de todos os afastamentos ultrapassa a 15 dias?
Não. Deverão ser informados somente afastamentos superiores há 15 dias ininterruptos.
b) Empregados afastados em ano-base anterior que continuam afastados no ano-base seguinte devem ser informados?
Sim. Para os afastamentos iniciados em ano-base anterior, a data de início a ser declarada será 1º de janeiro. Para os afastamentos que ultrapassem o ano-base, a data do fim a ser declarada será 31 de dezembro, pois a informação prestada refere-se ao ano-base 2011.
c) Empregado afastado em ano-base anterior por motivo de aposentadoria por invalidez deve ser informado na RAIS dos anos-bases posteriores ao do afastamento?
Não. Empregado afastado por motivo de aposentadoria por invalidez (códigos 73 e 74), em ano-base anterior, não deve ser informado na RAIS dos anos-base posteriores ao do afastamento.
d) Como declarar o empregado que estava afastado em ano-base anterior e no decorrer do ano-base vigente foi concedida à aposentadoria pelo INSS?
Para os afastamentos iniciados em ano-base anterior, a data de início a ser declarada será 1º de janeiro. O término do afastamento será conforme a data da aposentadoria do empregado, ou seja, a data do desligamento vai coincidir com a data em que ele se aposentou.
e) Empregado afastado durante todo o ano-base com recolhimento do FGTS deve ser declarado na RAIS? E o campo da remuneração como deve ser preenchido?
Sim. E durante o período do afastamento o campo remuneração mensal deve ser preenchido da seguinte forma:
- Trabalhadores Celetistas deverá informar a remuneração somente nos casos em que houver pagamento por parte do empregador durante todo o período do afastamento.
- Servidores Públicos deverá informar a remuneração mensal percebida pelo órgão durante o período do afastamento.
Observação: Informações completas, vide Manual RAIS 2011.
9. RAIS NEGATIVA
RAIS Negativa é a declaração da RAIS, na qual são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento, cadastrado com CNPJ, quando o mesmo não teve empregado durante o ano-base.
O estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS NEGATIVA, preenchendo somente os dados a ele pertinentes (Artigo 2º da Portaria nº 10/2011).
Os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando a opção - RAIS NEGATIVA - on-line - disponível nos endereços eletrônicos www.mte.gov.br/rais e www.rais.gov.br (Artigo 4°, § 3º, da Portaria referida).
9.1 - Desobrigado A Declarar A RAIS Negativa
9.1.1 - Inscrito no CEI
A empresa ou estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS-CEI, que não possuem empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS NEGATIVA (http://www.rais.gov.br/declarar.asp).
9.1.2 - Microempreendedor Individual - MEI
Conforme o § 2°, artigo 2°, da Portaria MTE n° 7/2012, que o Microempreendedor Individual - MEI de que trata o §1º do art. 18-A da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, fica dispensado da apresentação da RAIS NEGATIVA.
10. ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES
O encerramento das atividades no decorrer de 2011, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS 2010 e informar no campo data de encerramento, o dia, mês e ano de quando está sendo declarada a RAIS (no formato DD/MM/AAAA), bem como a data de desligamento dos empregados.
No caso de entrega antecipada da declaração da RAIS de 2011, é necessário entregar também a declaração da RAIS do ano-base 2010, caso ainda não tenha sido entregue.
Observação: Informações detalhadas, vide Manual RAIS Ano Base 2011 ou site: www.rais.gov.br.
10.1 - Falência ou Liquidação do Estabelecimento
Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na Legislação específica (http://www.rais.gov.br/declarar.asp).
11. RAIS DO EXERCÍCIO ANTERIORES
Conforme o artigo 10 da Portaria n° 7/2012, a RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilização do aplicativo GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base.
Importante: De acordo com o parágrafo único do artigo 10 da portaria n° 7/2012 é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, exceto para a transmissão da RAIS Negativa.
12. INFORMAÇÕES COM INCONSISTÊNCIAS
Havendo inconsistências no arquivo da declaração da RAIS que impeçam o processamento das informações, o estabelecimento deverá reencaminhar cópia do arquivo (artigo 6°, § 3° da referida Portaria).
Observação: É de responsabilidade do empregador fazer a correção das informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239 da Constituição Federal.
13. CERTIFICAÇÃO DIGITAL
A Certificação Digital tem como função garantir a autenticidade, integridade, segurança e confidencialidade dos dados, uma vez que assegura a identidade e as informações transmitidas por determinado usuário, legitimando o processo. Na prática, a certificação digital nada mais é do que uma carteira de identidade para o mundo virtual.
Para obter um Certificado Digital o interessado deve procurar uma Autoridade Certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).
Maiores informações sobre como obter o Certificado Digital acessar o site: www.iti.gov.br
De acordo com o artigo 5° da Portaria n° 7/2012, a partir da RAIS ano-base 2011 o uso da certificação digital na transmissão do arquivo da RAIS é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 250 vínculos ou mais, exceto para a transmissão da RAIS Negativa e para os estabelecimentos que possuem menos de 250 (duzentos e cinqüenta) vínculos.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ (parágrafo único, artigo 5° da Portaria n° 7/2012).
Para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores também será obrigatória a utilização de certificado digital válido, independentemente do número de vínculos empregatícios.
13.1 - Facultativo
Vale ressaltar que a utilização da certificação digital continuará facultativa para os demais estabelecimentos que não se enquadraram nessa obrigatoriedade, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
Observação: Dados informados pelo site: www.rais.gov.br
14. RETIFICAÇÃO DA RAIS
Detectando-se erro na declaração enviada, seja nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimento/entidade deverá adotar para retificação os procedimentos descritos no Manual da RAIS Ano Base 2011, conforme a Portaria n° 7, de 3.01.2006, que aprova as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS ano-base 2011.
Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades.
Em se tratando de inclusão de estabelecimentos/empregados, omitidos anteriormente, a empresa deverá gerar uma nova declaração, informando nesta declaração apenas os estabelecimentos/empregados omitidos. Nestes casos, a gravação desta declaração deverá ser como nova, e não como retificadora.
Observação:
Em caso de dúvidas, entre em contato com a Central de Atendimento: 0800-7282326.
Para orientações, em geral, contatar o Ministério do Trabalho e Emprego, em Brasília-DF.
Fax: (0XX61) 3317-8272
Observação: Dados informados pelo site: www.rais.gov.br
15. RECIBO DE ENTREGA DA RAIS
O Recibo de Entrega deverá ser impresso 5 (cinco) dias úteis após a entrega da declaração, utilizando os endereços eletrônicos (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br) - opção “Impressão de Recibo” (Artigo 7º da Portaria).
A cópia da declaração da RAIS, de qualquer ano-base, poderá ser solicitada pelo estabelecimento declarante à Coordenação-Geral de Estatísticas do Trabalho, do Ministério do Trabalho e Emprego, em Brasília-DF, ou aos seus órgãos regionais (artigo 11 da referida Portaria).
Importante: Preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que juntamente com a inscrição CNPJ/CEI será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela Internet. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado.
16. ARQUIVO
O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante 5 (cinco) anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os documentos comprobatórios, referente à RAIS, conforme o cumprimento das obrigações relativas ao MTE - Ministério do Trabalho e Emprego (Artigo 8° da Portaria):
a) o relatório impresso ou a cópia dos arquivos;
b) o Recibo de Entrega da RAIS.
17. PENALIDADES/MULTA
O empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990, regulamentada pela Portaria/MTE nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, publicada no Diário Oficial da União de 13 de fevereiro de 2006 (Artigo 9º da Portaria).
Importante: É de responsabilidade do empregador, conferir as informações da RAIS, antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no artigo 239 da Constituição Federal.
17.1 - Multa Referente À Atraso Na Entrega Da Declaração, Omissão Ou Declaração Falsa Ou Inexata
Conforme determina o art. 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 687, de 24 de abril de 2009, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.
O valor da multa resultante da aplicação acima prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:
a) de 0% (zero por cento) a 4% (quatro por cento) - para empresas com 0 (zero) a 25 (vinte e cinco) empregados;
b) de 5% (cinco por cento) a 8% (oito por cento) - para empresas com 26 (vinte e seis) a 50 (cinquenta) empregados;
c) de 9% (nove por cento) a 12% (doze por cento) - para empresas com 51 (cinquenta e um) a 100 (cem) empregados;
d) de 13% (treze por cento) a 16% (dezesseis por cento) - para empresas com 101 (cento e um) a 500 (quinhentos) empregados; e
e) de 17% (dezessete por cento) a 20% (vinte por cento) - para empresas com mais de 500 (quinhentos) empregados.
A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
Importante: Após término do prazo final, a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém está sujeita a multa.
A multa deve ser recolhida na rede bancária arrecadadora, mediante Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF, a ser preenchido com o código de receita 2877 e com o número de referência 3800165790300842-9, conforme Ato Declaratório Executivo COSAR nº 94, de 10 de julho de 2001 (DOU de 11.07.2001), da Coordenação Geral do Sistema de Arrecadação e Cobrança, da Secretaria da Receita Federal.
Observação: O pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho.
18. LOCAIS PARA ESCLARECIMENTOS DE DÚVIDAS
Segue abaixo, locais para obter informações e esclarecimentos das dúvidas, referente à RAIS:
a) as orientações quanto ao preenchimento da declaração e os procedimentos para instalação do programa GDRAIS2010 poderão ser obtidos junto à Central de Atendimento da RAIS pelo telefone 0800-7282326 ou endereço eletrônico: http://www.mte.gov.br/rais http://www.rais.gov.br - opção “Fale Conosco”;
b) orientações gerais poderão ser obtidas mediante contato com o Ministério do Trabalho e Emprego, Brasília/DF. Fax: (0xx61) 3317-8272 - e-mail: rais.sppe@mte.gov.br;
c) as correspondências para esclarecimentos complementares quanto à declaração da RAIS poderão ser encaminhadas para o endereço especificado abaixo: Ministério do Trabalho e Emprego - Secretaria de Políticas Públicas de Emprego - Departamento de Emprego e Salário - Coordenação Geral de Estatísticas do Trabalho - Esplanada dos Ministérios, Bloco “F”, Edifício-Anexo, Ala “B” - Sala 204 70059-900 - Brasília/DF.
Fundamentos Legais: Os citados no texto, Manual da RAIS 2011 e “site” do Ministério do Trabalho e Emprego.