CARTEIRA DE TRABALHO E
PREVIDÊNCIA SOCIAL - CTPS

Sumário

• 1. Conceito
• 2. Obrigatoriedade
• 3. Emissão
• 3.1 - Idade
• 3.2 - Documentos Necessários
• 3.3 - Ausência de Documentos
• 3.4 - Inexistência de Órgão Competente
• 4. Modelo
• 5. Registro
• 6. Anotações
• 6.1 - Forma
• 6.2 - Ficha de Anotações
• 6.3 - Momento Das Anotações
• 6.4 - Anotações Pelo INSS
• 6.5 - Anotações Pelo Sindicato
• 6.6 - Anotações - Trabalho Temporário
• 6.7 - Anotações - Estagiário
• 6.8 - Anotações Desabonadoras
• 6.9 - Processo de Anotação - Recusa em Proceder ao Registro
• 7. Segunda Via - CTPS
• 8. Valor Probatório
• 9. Fiscalização

1. CONCEITO

A Carteira de Trabalho e Previdência Social é um documento de identificação profissional do trabalhador, no qual irá constar todo seu histórico laborativo, com nome das empresas onde trabalhou, data de admissão e demissão, funções que exerceu, salários auferidos, etc.

Serve como documento necessário à garantia de muitos direitos dos trabalhadores, tanto no âmbito previdenciário, como concessão de aposentadoria, auxílio-doença e outros, como no âmbito trabalhista, no caso da concessão do seguro-desemprego, FGTS, etc.

2. OBRIGATORIEDADE

O empregado não poderá ser admitido sem a CTPS. Esta obrigatoriedade é prevista no art. 13 da CLT, sendo exigida:

a) dos trabalhadores urbanos e rurais;

b) dos domésticos; e,

c) dos profissionais que exercem atividade remunerada, por conta própria, como por exemplo profissionais liberais, profissionais avulsos e autônomos.

No âmbito rural, a Carteira de Trabalho também é exigida do trabalhador que:

 a) proprietário rural ou não, trabalhe individualmente ou em regime de economia familiar, assim entendido o trabalho dos membros da mesma família, indispensável à própria subsistência, e exercido em condições de mútua dependência e colaboração;

 b) em regime de economia familiar e sem empregado, explore área não excedente do módulo rural ou de outro limite que venha a ser fixado, para cada região, pelo Ministério do Trabalho.

3. EMISSÃO

O interessado na obtenção da Carteira de Trabalho e Previdência Social deverá comparecer ao local de emissão, pessoalmente, onde será identificado e prestará as declarações necessárias.

Os locais de emissão da CTPS são os seguintes:

a) Delegacias Regionais do Trabalho; ou,

b) Outros órgãos públicos e Sindicatos, todos mediante convênio.

Os Sindicatos que forem conveniados para a emissão da CTPS não poderão cobrar quaisquer taxas pela sua entrega aos associados, sendo que tal serviço, prestado nas respectivas sedes, será fiscalizado pelas Delegacias Regionais ou órgãos autorizados.

Em quaisquer hipóteses, a entrega das CTPS deverá ser feita pessoalmente ao interessado e sempre mediante recibo.

3.1 - Idade

A emissão da CTPS será feita para os interessados com idade igual ou superior a 14 (quatorze) anos.

3.2 - Documentos Necessários

Para a emissão da Carteira de Trabalho e Previdência Social o interessado deverá apresentar os seguintes documentos:

a) 2 (duas) fotografias, de frente, modelo 3x4;

b) qualquer documento oficial de identificação pessoal do interessado, no qual possam ser colhidos dados referentes ao nome completo, filiação, data e lugar de nascimento (carteira de identidade - RG, certidão de nascimento, certidão de casamento, carteira de reservista, etc.).

3.3 - Ausência de Documentos

Uma dúvida comumente apresentada é referente ao empregado que não consegue a emissão da CTPS por não possuir documentos de identificação, por motivo de perda ou extravio, caso em que a própria Legislação prevê a solução no art. 17 da CLT, preceituando que, nestas situações, a Carteira de Trabalho e Previdência Social será fornecida obedecendo-se o seguinte:

a) o interessado deverá declarar, verbalmente, suas qualificações pessoais;

b) suas declarações deverão ser confirmadas por 2 (duas) testemunhas;

c) as declarações deverão ser lavradas, na primeira folha de anotações gerais da carteira, termo assinado pelas mesmas testemunhas;

d) no caso de menor de 18 (dezoito) anos, as referidas declarações serão prestadas por seu responsável legal;

e) na impossibilidade do interessado assinar a sua carteira, esta será fornecida mediante impressão digital ou assinatura a rogo.

3.4 - Inexistência de Órgão Competente

No caso de inexistência de órgão competente na localidade para a emissão da Carteira de Trabalho, a Legislação permite o exercício de emprego ou atividade remunerada sem a CTPS, por 30 (trinta) dias, para que o interessado providencie o documento, ficando o empregador obrigado a permitir o comparecimento do empregado ao posto de emissão mais próximo.

Ainda, neste caso, para evitar problemas com a fiscalização do trabalho, uma vez que o empregado estará sem o registro na CTPS, o empregador fornecerá ao empregado, no ato da admissão, documento do qual constem a data da admissão, a natureza do trabalho, o salário e a forma de seu pagamento

Se na data da dispensa, o empregado ainda não possuir a carteira de trabalho, o empregador lhe fornecerá um atestado em que conste o histórico da relação empregatícia.

4. MODELO

De acordo com o art. 16 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, a Carteira de Trabalho deverá conter:

a) número, série, data de emissão e folhas destinadas a anotações referentes ao contrato de trabalho e de interesse do INSS;

b) fotografia, de frente, modelo 3x4;

c) nome, filiação, data e lugar de nascimento e assinatura do interessado;

 d) nome, idade e estado civil dos seus dependentes;

e) número do documento de naturalização ou data da chegada ao Brasil e demais elementos constantes da identidade de estrangeiro, quando for o caso.

5. REGISTRO

O prazo para que o empregador proceda ao registro do contrato de trabalho do empregado na Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS é de 48 (quarenta o oito) horas, sendo que a mesma deverá ser apresentada contra-recibo.

Como já observamos, nas localidades onde houver inexistência de órgão competente para a emissão da Carteira de Trabalho, o registro será realizado de acordo com o descrito no subitem 3.4.

6. ANOTAÇÕES

6.1 - Forma

O art. 29 da CLT dispõe que as anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social podem ser feitas por meio manual, mecânico ou eletrônico, conforme decidir o empregador, e respeitadas as exigências do Ministério do Trabalho.

De acordo com o art. 5º, § 2º, da Portaria do Ministério do Trabalho nº 41, de 28.03.2007, as anotações poderão ser feitas, ainda, mediante carimbo ou etiqueta gomada:

“§ 2º - As anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal.”

Não podem conter abreviaturas, rasuras, devendo ser feitas seguidamente, podendo conter observações ou emendas, no caso esclarecimentos de circunstâncias especiais que possam ocasionar dúvidas, geralmente anotadas na parte de “anotações gerais”.

As informações que deverão ser anotadas são:

a) a data de admissão do empregado;

b) a remuneração do mesmo;

c) o cargo;

d) as condições especiais de trabalho, se houver.

Tratando-se de contrato de experiência ou outra espécie de contrato a prazo determinado, além da anotação na CTPS da data de admissão, na parte de “contrato de trabalho”, deverá ser especificada a data do término contratual em “anotações gerais”.

Com relação à remuneração do empregado, as anotações deverão detalhar o valor do salário, sua forma de pagamento, seja em dinheiro ou em utilidades (habitação), bem como a estimativa da gorjeta, se for o caso.

O Precedente Normativo nº 05 do Tribunal Superior de Trabalho estabelece ainda que, no caso de percepção de comissões, o percentual a que o empregado faz jus deverá ser anotado na Carteira de Trabalho:

“5 - Anotações de comissões. (positivo). (DJ 08.09.1992) - O empregador é obrigado a anotar, na CTPS, o percentual das comissões a que faz jus o empregado. (Ex-PN nº 5)”

No que tange à anotação do cargo exercido pelo empregado, deve-se observar a listagem da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), de acordo com o Precedente Normativo nº 105 do Tribunal Superior de Trabalho:

“105 - Anotação na carteira profissional. (positivo). (DJ 08.09.1992) - As empresas ficam obrigadas a anotar na carteira de trabalho a função efetivamente exercida pelo empregado, observada a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO). (Ex-JN nº 802)”

No site do Ministério do Trabalho e Emprego, qual seja, www.mte.gov.br, podemos consultar a lista completa dos códigos da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) existentes.

6.2 - Ficha de Anotações

A ficha de anotação trata-se de um documento complementar à CTPS e de uso facultativo pelo empregador, previsto no art. 6º da Portaria do Ministério do Trabalho nº 41/2007.

Neste documento poderão ser anotadas todas as informações sobre o contrato de trabalho do empregado, com exceção da data de admissão e a data de extinção do contrato, uma vez que estas informações deverão constar, obrigatoriamente, na CTPS.

O empregado terá o direito de requerer, a qualquer tempo, a atualização e cópias dos dados constantes na ficha de anotações.

6.3 - Momento Das Anotações

As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas:

a) na data-base da respectiva categoria;

b) toda vez que o trabalhador solicitar;

c) no caso de rescisão contratual; ou

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

6.4 - Anotações Pelo INSS

Serão anotadas na CTPS as seguintes informações, de acordo com os artigos 20, 30 e 32 da CLT:

a) alteração do estado civil mediante prova documental;

b) declarações dos dependentes do interessado, que serão registradas nas fichas respectivas, pelo funcionário encarregado da identificação profissional, a pedido do próprio declarante, que as assinará;

c) ocorrência de acidente do trabalho.

6.5 - Anotações Pelo Sindicato

Na hipótese de profissionais prestando serviços por empreitada individual ou coletiva, com ou sem fiscalização da outra parte contratante, a carteira será anotada pelo respectivo sindicato profissional ou pelo representante legal de sua cooperativa, se for o caso.

6.6 - Anotações - Trabalho Temporário

A empresa de trabalho temporário deverá anotar o contrato de trabalho do trabalhador temporário na parte de “anotações gerais”, de acordo com o art. 9º do Decreto nº 73.841/1974.

6.7 - Anotações - Estagiário

A Legislação sobre o estágio não obriga as anotações das informações do contrato de estágio na CTPS, porém muitos empregadores têm por prática adotar este registro na parte de “anotações gerais”, fato que não gera vínculo empregatício por si só, mas considerada desnecessária.

6.8 - Anotações Desabonadoras

O empregador não pode anotar na Carteira de Trabalho e Previdência Social quaisquer informações que desabonem o empregado, de acordo com o § 4º, art. 29, da CLT, sob pena de pagamento de multa, bem como responsabilização por danos morais.

Exemplo: Não pode o empregador anotar na CTPS do empregado que a dispensa ocorreu por justa causa, ou que o empregado faltava com freqüência, pois são condutas que irão prejudicar o empregado na consecução de novo emprego.

Sobre este assunto, a Portaria do Ministério do Trabalho nº 41/2007 já definiu que:

“Art. 8º - É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.”

6.9 - Processo de Anotação - Recusa em Proceder ao Registro

Caso o empregador se recuse a anotar ou a devolver a CTPS do empregado, poderá ser apresentada reclamação perante a Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado, pelo interessado, pessoalmente, ou por intermédio de seu Sindicato.

Sendo assim, será lavrado o termo de reclamação e realizada diligência para instrução do feito, notificando-se posteriormente o reclamado por carta registrada, caso persista a recusa, para que, em dia e hora previamente designados, venha prestar esclarecimentos ou efetuar as devidas anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social ou sua entrega.

Não comparecendo o empregador será considerado revel e confesso, lavrando-se termo de ausência sobre os termos da reclamação feita, devendo as anotações serem efetuadas por despacho da autoridade que tenha processado a reclamação.

Todavia, comparecendo o empregador e recusando-se a fazer as anotações reclamadas, será lavrado um termo de comparecimento, que deverá conter, entre outras indicações, o lugar, o dia e hora de sua lavratura, o nome e a residência do empregador, assegurando-lhe prazo de 48 (quarenta e oito) horas, a contar do termo, para que o mesmo apresente defesa.

Ao término do prazo para a apresentação de defesa, o processo será analisado pela autoridade administrativa de primeira instância, para se ordenarem diligências, que completem a instrução do feito, ou para julgamento, se o caso estiver suficientemente esclarecido.

Se as alegações na defesa do empregador neguem a relação de emprego, ou sendo impossível verificar essa condição pelos meios administrativos, será o processo encaminhado à Justiça do Trabalho, ficando, nesse caso, sobrestado o julgamento do auto de infração que houver sido lavrado.

Caso na Justiça do Trabalho não haja acordo e comprovado o vínculo empregatício, o juiz ordenará que a Secretaria da Vara do Trabalho efetue as devidas anotações, uma vez transitada em julgado a sentença, e faça a comunicação à autoridade competente para o fim de aplicar a multa cabível.

7. SEGUNDA VIA - CTPS

É possível a emissão de nova CTPS, nos casos de imprestabilidade ou esgotamento do espaço, destinado a registros e anotações, sendo que a nova carteira manterá o número e a série da anterior, de acordo com o art. 21 da CLT.

Podemos definir como imprestabilidade os casos de falta de fotografia, rasura, ausência ou substituição de foto, ausência de página ou qualquer situação que impossibilite a utilização normal da CTPS.

De acordo com o Precedente Administrativo do Ministério do Trabalho nº 21, a CTPS com informações desabonadoras considera-se inútilizada, autorizando-se a emissão de 2ª via:

“CTPS. INUTILIZAÇÃO. Ao lançar na Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS anotações prejudiciais ao trabalhador, a empresa tornou aquele documento inútil para uso, mesmo que objetivamente apenas uma das folhas tenha sido inutilizada. Autuação procedente.”

Outros motivos para a emissão de segunda via da CTPS são os casos de extravio, furto, roubo, perda, sendo necessário, nestes casos, a realização de Boletim de Ocorrência ou declaração (de próprio punho), com assinatura reconhecida em Cartório, juntamente com os documentos solicitados para a emissão de 1ª via, conforme idade e estado civil.

Ainda nestas hipóteses, para que o interessado não seja prejudicado, aconselha-se que solicite às empresas nas quais laborou que anotem novamente os referidos contratos de trabalho na segunda via da CTPS. Caso o trabalhador desconheça a atual localização dos empregadores anteriores, aconselha-se que faça uma pesquisa nas juntas comerciais ou nos distribuidores dos fóruns da localidade das empresas.

8. VALOR PROBATÓRIO

A Carteira de Trabalho é considerada pela Legislação Trabalhista um documento que prova a identidade da pessoa, desde que, regularmente, emitida e anotada.

Poderá servir de prova ainda:

a) nos casos de dissídio na Justiça do Trabalho entre a empresa e o empregado por motivo de salário, férias ou tempo de serviço;

b) perante a Previdência Social, para o efeito de declaração de dependentes;

c) para cálculo de indenização por acidente do trabalho ou moléstia profissional.

No entanto, de acordo com a Súmula nº 12 do Tribunal Superior do Trabalho, o valor probatório das anotações constantes na CTPS não gera presunção absoluta (juris et de jure), ou seja, admite prova em contrário (juris tantum), senão vejamos:

“12 - Carteira profissional (RA 28/1969, DO-GB 21.08.1969)

As anotações apostas pelo empregador na carteira profissional do empregado não geram presunção “juris et de jure”, mas apenas “juris tantum”.”

9. FISCALIZAÇÃO

Caso o empregador não cumpra com suas obrigações de registro e anotações, será lavrado auto de infração pela Fiscalização do Trabalho, bem como será comunicado o ocorrido à Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado para o fim de instaurar o processo de anotação.

A Portaria do MTE nº 290, de 11.04.1997, estabelece os valores das multas trabalhistas administrativas, referentes às infrações cometidas na CTPS, fixadas em UFIR *, senão vejamos:

* O valor da UFIR a ser utilizado é de R$ 1,0641.

Fundamentos Legais: Arts. 13 a 40 da CLT e artigos 5º ao 8º da Portaria do Ministério do Trabalho nº 41, de 28.03.2007, publicada no Bol. INFORMARE nº 15/2007, caderno Atualização Legislativa.