LIVROS E OUTROS INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO
MERCANTIL
Autenticação
Sumário
1. INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO MERCANTIL
A Instrução Normativa DNRC nº 65, de 31 de julho de 1997, estabelece as normas para a autenticação de instrumentos de escrituração das empresas mercantis, inclusive das sociedades estrangeiras autorizadas a funcionar no País.
1.1 - Espécies
São instrumentos de escrituração das empresas mercantis:
a) livros;
b) conjunto de fichas ou folhas soltas;
c) conjunto de folhas contínuas;
d) microfichas geradas por meio de microfilmagem de saída direta de computador (COM).
1.2 - Formalidades Extrínsecas
Esses instrumentos da escrituração mercantil, exceto as microfichas, deverão:
I - ter suas folhas seqüencialmente numeradas:
a) tipograficamente, no caso de livros ou conjunto de fichas ou folhas soltas;
b) mecânica ou tipograficamente, no caso de folhas contínuas;
II - conter termos de abertura e de encerramento apostos, respectivamente, no anverso da primeira e no verso da última ficha ou folha numerada;
III - ser submetidos à autenticação da Junta Comercial.
1.3 - Escrituração Mercantil Por Processamento Eletrônico de Dados
No caso de adoção de sistema de escrituração por processamento eletrônico de dados, deve ser observado o seguinte (Resolução nº 563/83 do Conselho Federal de Contabilidade):
a) as folhas impressas deverão ser numeradas, em ordem seqüencial, mecânica ou tipograficamente;
b) após o processamento, os impressos deverão ser destacados e encadernados em forma de livro, com a lavratura dos termos de abertura e de encerramento e submetidos à autenticação da Junta Comercial.
2. TERMOS DE ABERTURA E DE ENCERRAMENTO
2.1 - Termo de Abertura
O termo de abertura, lavrado no anverso da primeira ficha ou folha numerada, deverá indicar:
a) o nome empresarial;
b) o Número de Identificação do Registro de Empresas (Nire) e a data do arquivamento dos atos constitutivos;
c) o local da sede ou filial;
d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração mercantil;
e) o número de ordem do instrumento de escrituração e a quantidade de folhas;
f) o número de inscrição no CNPJ do Ministério da Fazenda.
2.2 - Termo de Encerramento
O termo de encerramento, lavrado no verso da última ficha ou folha numerada, deverá conter o nome empresarial, o fim a que se destinou o instrumento escriturado, o número de ordem do instrumento de escrituração e a quantidade de folhas escrituradas.
2.3 - Quem Deve Assinar
Os termos de abertura e de encerramento deverão ser datados e assinados pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede da empresa, os termos de abertura e de encerramento serão assinados apenas pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal.
2.3 - Requisitos no Caso de Escrituração Descentralizada de Filial
Se a empresa mercantil possuir filial em outra Unidade Federativa e mantiver escrituração descentralizada, os instrumentos de escrituração da filial deverão ser submetidos à autenticação da Junta Comercial da Unidade Federativa onde ela estiver situada.
Nesse caso, os dados que devem constar nos termos de abertura e de encerramento deverão referir-se à filial, e a data de arquivamento deverá ser a do ato de abertura da filial na Junta Comercial da Unidade Federativa onde ela se localiza.
2.4 - Modelos
Termo de Abertura
Este livro (ou outro instrumento de escrituração mercantil) contém........ folhas numeradas (mecânica ou tipograficamente) de 1 a ..., e servirá de Diário nº....... da firma individual ou sociedade mercantil ............................. (nome empresarial), sediada na Rua ................................ ............ nº ........., na cidade de............................, Estado de ................................., NIRE ............................, atos constitutivos arquivados em ............/............./..........., inscrita no CNPJ sob nº .............................................
(Localidade), ..... de .......................... de 20 .....
........................................................
(assinatura do titular, administrador ou representante legal da empresa)
..........................................................
(assinatura de contabilista habilitado)
Termo de Encerramento
Este livro (ou outro instrumento de escrituração mercantil) contém ......... folhas numeradas (mecânica ou tipograficamente) de 1 a ........., e serviu de Diário nº ......... da firma individual ou sociedade mercantil ......................... (nome empresarial), sediada na Rua ................................. nº .........., na cidade de ................................, Estado de ........., NIRE ....................., atos constitutivos arquivados em............./............/............, inscrita no CNPJ sob nº............................................
(Localidade), ........ de .......................... de 20 ......
.........................................................
(assinatura do titular, administrador ou representante legal da empresa)
..........................................................
(assinatura de contabilista habilitado)
3. AUTENTICAÇÃO
3.1 - Quando Deverá Ser Providenciada
Após a lavratura dos termos de abertura e de encerramento, os instrumentos de escrituração deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial:
a) antes ou após efetuada a escrituração, quando se tratar de livros, conjunto de fichas ou folhas soltas ou conjunto de folhas contínuas;
b) após efetuada a escrituração, nos casos de livros cujas folhas tenham sido impressas eletronicamente ou quando se tratar de microfichas geradas por meio de microfilmagem de saída direta do computador.
Nota: No caso de escrituração descentralizada, a autenticação dos instrumentos de escrituração de filial localizada em outra Unidade Federativa deverá ser requerida à Junta Comercial da Unidade Federativa onde estiver situada a filial.
3.2 - Forma
A autenticação será efetuada, por termo, na página onde se localizar o termo de abertura e conterá declaração expressa da exatidão dos termos de abertura e de encerramento, bem como o número e a data da autenticação.
No caso de conjunto de fichas ou folhas soltas, além do termo de autenticação, serão autenticadas todas as demais fichas e folhas soltas com o sinete da Junta Comercial.
Em qualquer das hipóteses, o autenticador será expres-samente identificado, com indicação do seu nome completo, em letra de forma legível, ou com a aposição de carimbo.
Observe-se que a autenticação de instrumentos de escrituração independe da apresentação de outros anteriormente autenticados.
3.3 - Numeração e Encadernação Dos Livros
A legislação não estabelece regras para a numeração no caso de encadernação dos livros. No entanto, como a Lei nº 6.404/76 estabelece que o exercício social terá a duração de um ano, entendemos que os livros receberão uma numeração para cada ano-calendário, por exemplo:
Livro Diário nº 01 - ano 2001
Livro Diário nº 02 - ano 2002
Pode ocorrer que, devido a grande quantidade de folhas escrituradas, não seja possível proceder a encadernação em um único volume, podendo o livro ser encadernado em dois ou mais volumes. Nesse caso, a numeração seqüencial das páginas deve ser observado, e esse fato deve constar do termo de abertura, como por exemplo:
Livro Diário nº 01 - ano 2000 - volume I, páginas 01 à 500;
Livro Diário nº 01- ano 2000 - volume II, páginas 501 à 1000.
3.4 - Prazo Máximo Para a Retirada Dos Documentos Autenticados
Os instrumentos de escrituração autenticados não retirados no prazo de trinta dias contados da autenticação poderão ser eliminados.
4. PROCEDIMENTOS NO CASO DE SUCESSÃO, TRANSFERÊNCIA DA SEDE PARA OUTRA UNIDADE FEDERATIVA E ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES
No caso de sucessão, os instrumentos de escrituração de uma sociedade mercantil poderão ser transferidos para a sucessora, observado o seguinte:
I - deverá ser aposto, após o último lançamento, termo de transferência, datado e assinado pelo representante legal da empresa e por contabilista legalmente habilitado, quando houver;
II - do termo de transferência deverão constar os requisitos exigidos para o termo de abertura, bem como a indicação do nome empresarial da sucessora, o número e a data do arquivamento do instrumento de sucessão na Junta Comercial;
III - o termo de transferência deverá ser autenticado pela Junta Comercial.
4.1 - Modelo de Termo de Transferência
Termo de Transferência
A partir desta data, este livro continuará sendo utilizado como "Diário" da firma individual ou sociedade .................... (nome empresarial da sucessora), constituída em sucessão à firma individual ou sociedade .......................... (nome empresarial da sucedida), conforme atos constitutivos arquivados em ........... / .......... / ........., NIRE ...................., CGC nº............................................
(Localidade), ....... de ........................ de 19 ........
..........................................................
(assinatura do titular, administrador ou representante legal da empresa)
..........................................................
(assinatura de contabilista habilitado)
5. EXTRAVIO, DETERIORAÇÃO OU DESTRUIÇÃO DOS LIVROS
Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração mercantil, a empresa fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o termo de autenticação ressalvar, expressa-mente, a ocorrência comunicada.
A autenticação de novo instrumento de escrituração mercantil só será procedida após a publicação mencionada acima.
6. ARQUIVAMENTO EM OUTROS ÓRGÃOS
De acordo com a Instrução Normativa DNRC nº 71/98 as Juntas Comerciais poderão desconcentrar, exclusivamente, através de unidades próprias ou mediante convênio com órgãos da administração direta, autarquias e fundações públicas e entidades privadas sem fins lucrativos, os seguintes serviços:
I - receber, protocolar e devolver documentos;
II - proferir decisões singulares;
III - autenticar instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio;
IV - expedir certidões dos documentos arquivados e informar sobre a existência de nomes empresariais idênticos ou semelhantes;
V - expedir Carteira de Exercício Profissional.
A autenticação dos instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio somente poderá ser desconcentrada, por delegação da Junta Comercial, às unidades próprias ou autoridade pública conveniada.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.