• 1. Considerações Iniciais
• 2. Dos Formulários
• 3. Da Nota Fiscal
• 4. Disposições Específicas
• 4.1 - Impossibilidade Técnica
• 4.2 - Inutilização de Formulários
• 4.3 - Cancelamento
• 4.4 - Encadernação
• 5. Arquivo Magnético

1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A emissão de documentos fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados deve ser operacionalizada de acordo com as disposições previstas na legislação tributária estadual.

Para tanto, examinaremos neste trabalho algumas disposições específicas acerca da utilização do sistema eletrônico.

2. DOS FORMULÁRIOS

Os formulários destinados à emissão de documentos fiscais deverão:

1) ser numerados graficamente, por espécie, em ordem consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido este limite;

2) ser impressos graficamente, facultada a impressão por sistema eletrônico de processamento de dados:

2.1 - Das indicações relativas ao endereço do estabelecimento;

2.2 - dos números de inscrição no CGC/TE e no CNPJ;

2.3 - da série e subsérie, quando for o caso;

3) ter o número do documento fiscal impresso por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica seqüencial consecutiva, por estabelecimento, independentemente da numeração gráfica do formulário;

4) conter o nome, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CNPJ, do impressor do formulário, a data e a quantidade da impressão, os números de ordem do primeiro e do último formulário impressos e o número da AIDF.

Cabe ressaltar que é permitido à empresa que possua mais de um estabelecimento no Estado o uso de formulário com numeração gráfica única, desde que destinado à emissão de documentos fiscais da mesma espécie, sendo o controle de utilização exercido nos estabelecimentos do encomendante e dos usuários do formulário.

3. DA NOTA FISCAL

Quando a quantidade de itens de mercadorias não puder ser discriminada em um único formulário, poderá o contribuinte utilizar mais de um formulário para uma mesma Nota Fiscal, observando o seguinte:

1) em cada formulário, exceto o último, deverá constar, no campo "Informações Complementares", do quadro "Dados Adicionais", a expressão "Folha XX/NN - Contínua", sendo NN o número total de folhas utilizadas e XX o número que representa a seqüência da folha no conjunto total utilizado;

2) quando não se conhecer previamente a quantidade de formulários a serem utilizados, omitir-se-á, salvo o disposto no item seguinte, o número total de folhas utilizadas (NN);

3) os campos referentes aos quadros "Cálculo do Imposto" e "Transportador/Volumes Transportados" somente deverão ser preenchidos no último formulário, que também deverá conter, no campo "Informações Complementares", a expressão "Folha XX/NN";

4) nos formulários que antecedem o último, os campos referentes ao quadro "Cálculo do Imposto" deverão ser preenchidos com asteriscos;

5) a quantidade de itens de mercadoria por Nota Fiscal emitida fica limitada a 990.

As indicações referentes ao transportador e à data da efetiva saída da mercadoria do estabelecimento podem ser feitas mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével.

4.1 - Impossibilidade Técnica

No caso de impossibilidade técnica para a emissão de documentos fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, em caráter excepcional, poderá o documento ser preenchido de outra forma, devendo ser incluído no sistema.

4.2 - Inutilização de Formulários

Quando houver a inutilização de formulários, antes de se transformarem em documentos fiscais, estes deverão ser enfeixados em grupos uniformes de até 200 (duzentos) jogos, em ordem numérica seqüencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados do encerramento do exercício de apuração em que ocorrer o fato.

Esta disposição aplica-se, igualmente, ao formulário já numerado pelo sistema eletrônico que for inutilizado por defeito na impressão, hipótese em que o próximo formulário poderá ter a mesma numeração dada pelo sistema ao formulário inutilizado.

4.3 - Cancelamento

Quando o documento fiscal for cancelado, conservar-se-ão no formulário contínuo todas as suas vias, com a declaração do motivo que determinou o cancelamento e a referência, se for o caso, ao documento emitido em substituição.

4.4 - Encadernação

As vias dos documentos fiscais que ficam em poder do estabelecimento emitente deverão ser encadernadas em grupo de até 500 (quinhentas), obedecendo a ordem numérica seqüencial.

5. ARQUIVO MAGNÉTICO

Obriga-se o contribuinte, na hipótese de emissão de Nota Fiscal, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e Conhecimento Aéreo por sistema de processamento de dados, a remeter às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das unidades da Federação destinatárias das mercadorias ou dos serviços, até o dia 15 (quinze) do primeiro mês de cada trimestre civil, o arquivo magnético previamente consistido por programa validador fornecido pelo Departamento da Receita Pública Estadual, com registro fiscal relativo às operações ou às prestações interestaduais efetuadas no trimestre anterior.