SISTEMA
ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
Algumas Considerações
Sumário
1. ABRANGÊNCIA
Entende-se que a utilização de, no mínimo, computador e impressora para preenchimento de documento fiscal é uso de sistema eletrônico de processamento de dados, sujeitando-se às disposições determinadas na legislação estadual para a emissão destes e dos livros fiscais por este meio.
2. ARQUIVO MAGNÉTICO
O contribuinte deverá fornecer à Fiscalização de Tributos Estaduais, quando exigido, os documentos e arquivo magnético, no prazo de 5 (cinco) dias úteis contado da data da exigência, sem prejuízo do acesso imediato às instalações, equipamentos e informações em meios magnéticos, inclusive com o fornecimento dos recursos necessários para a verificação e/ou extração de quaisquer dados, tais como senhas, manuais de aplicativos de sistemas operacionais e formas de desbloqueio de áreas de disco.
Entretanto, é importante ressaltar que o arquivo magnético supramencionado deverá ser previamente consistido por programa validador fornecido pelo Departamento da Receita Pública Estadual.
2.1 - Operações/Prestações Interestaduais
Na hipótese de emissão por sistema eletrônico de processamento de dados de Nota Fiscal, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e Conhecimento Aéreo, o contribuinte deverá remeter às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das unidades da Federação destinatárias das mercadorias ou dos serviços, até o dia 15 (quinze) do primeiro mês de cada trimestre civil, o arquivo magnético previamente consistido por programa validador fornecido pelo Departamento da Receita Pública Estadual, com registro fiscal relativo às operações ou às prestações interestaduais efetuadas no trimestre anterior.
Não constarão no referido arquivo os conhecimentos emitidos em função de redespacho ou subcontratação.
3. QUANTIDADE DE ITENS NO FORMULÁRIO
Quando a quantidade de itens de mercadorias não puder ser discriminada em um único formulário, poderá o contribuinte utilizar mais de um formulário para uma mesma Nota Fiscal, obedecendo o seguinte:
a) em cada formulário, exceto o último, deverá constar, no campo "Informações Complementares", a expressão "Folha XX/NN - Continua" sendo NN o número total de folhas utilizadas e XX o número que representa a seqüência da folha no conjunto total utilizado;
b) quando não se conhecer previamente a quantidade de formulários a serem utilizados, omitir-se-á, salvo o disposto na letra seguinte, o número total de folhas utilizadas (NN);
c) os campos referentes aos quadros "Cálculo do Imposto" e "Transportador/Volumes Transportados" somente deverão ser preenchidos no último formulário, que também deverá conter, no campo "Informações Complementares", a expressão "Folha XX/NN";
d) nos formulários que antecedem o último, os campos referentes ao quadro "Cálculo do Imposto" deverão ser preenchidos com asteriscos;
e) a quantidade de itens de mercadoria por Nota Fiscal emitida fica limitada a 990.
4. DADOS DO TRANSPORTADOR E DATA DE SAÍDA
As indicações referentes ao transportador e à data da efetiva saída da mercadoria do estabelecimento podem ser feitas mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével, ou seja, que não se pode apagar, indestrutível.
5. IMPOSSIBILIDADE TÉCNICA
Se houver impossibilidade técnica para a emissão de documentos fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, em caráter excepcional, poderá o documento ser preenchido de outra forma, devendo ser incluído no sistema.
6. INUTILIZAÇÃO DOS FORMULÁRIOS
Quando houver a inutilização do formulário, antes de se transformarem em documentos fiscais, estes deverão ser enfeixados em grupos uniformes de até 200 (duzentos) jogos, em ordem numérica seqüencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados do encerramento do exercício de apuração em que ocorrer o fato.
7. ENCADERNAÇÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS
A partir de 1º de janeiro de 2000, as vias dos documentos fiscais que ficam em poder do estabelecimento emitente, até então apenas enfeixadas, serão encadernadas em grupo de 500 (quinhentas), obedecendo a ordem numérica seqüencial.
Fundamentos Legais:
Livro II, arts. 181 a 192 do RICMS.