DOCUMENTOS FISCAIS
Disposições e Prazos Para Utilização
Sumário
1. INTRODUÇÃO
A partir de 1º de agosto de 1996, com o advento do novo Regulamento do ICMS do Estado de Minas Gerais, aprovado pelo Decreto nº 38.104, de 28 de junho de 1996, foram instituídos novos procedimentos fiscais, bem como novos prazos de validade para a utilização de documentos fiscais, objeto desta matéria.
2. PRAZOS PARA A UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
A Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, Nota Fiscal de Produtor, modelo 4, Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, conhecimento de transporte rodoviário de cargas, modelo 8, conhecimento de transporte aquaviário de cargas, modelo 9, conhecimento aéreo, modelo 10, conhecimento de transporte ferroviário de cargas, modelo 11 e o despacho de transporte, modelo 17, têm o prazo de utilização fixado em até 36 (trinta e seis) meses, contados da data do deferimento da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), observando-se o seguinte escalonamento:
a) 12 (doze) meses, para contribuintes com até 24 (vinte e quatro) meses de inscrição no cadastro de contribuintes do ICMS ou de produtor rural;
b) 24 (vinte e quatro) meses, para contribuintes com mais de 24 (vinte e quatro) e até 36 (trinta e seis) meses de inscrição no cadastro de contribuintes do ICMS ou de produtor rural;
c) 36 (trinta e seis) meses, para contribuintes com mais de 36 (trinta e seis) meses de inscrição no cadastro de contribuintes do ICMS ou de produtor rural;
d) 36 (trinta e seis) meses, quando se tratar de impressão de formulários destinados à emissão de documento fiscal por Processamento Eletrônico de Dados (PED).
3. PREENCHIMENTO DA AIDF
A Administração Fazendária ao conceder o deferimento da AIDF fará constar no campo "Expressões de Impressão Obrigatória" a observação:
"Data Limite para Emissão ___/___/___"
O estabelecimento gráfico fará imprimir nas Notas Fiscais, modelo 1 ou 1-A e o modelo 4 ou 4-A, no quadro "Emitente" em destaque logo abaixo da indicação da via, a seguinte expressão:
"Data Limite para Emissão ___/___/___"
O estabelecimento gráfico fará imprimir no cabeçalho dos demais documentos, em destaque e no rodapé, a data limite para o seu uso, inserindo a seguinte expressão:
"Data Limite para Emissão ___/___/___"
3.1 - Taxa de Expediente
O contribuinte do ICMS deverá recolher, mediante Documento de Arrecadação Estadual, Modelo 1, o valor correspondente a 6 (seis) Ufir’s para fins de protocolização da autorização para impressão de documentos fiscais, porém, quando se tratar de autorização para impressão de documentos fiscais, por processamento eletrônico de dados, o valor será de 15 (quinze) Ufir’s.
4. INAPLICABILIDADE DOS PRAZOS DE VALIDADE
Os prazos de validade para a utilização de documentos fiscais relacionados no item 2 não se aplicam, quando se tratar de:
- documento fiscal no qual conste, impressa tipograficamente e em destaque, a informação de que o mesmo não gera crédito do ICMS, devendo ser impressa, logo abaixo da indicação da via, a seguinte expressão:
"Data Limite para Emissão 00/00/00"
5. CANCELAMENTO DOS DOCUMENTOS FISCAIS
Após o prazo para utilização dos documentos fiscais ainda não utilizados, o contribuinte deverá cancelar os mesmos, conservando todas as vias dos documentos fiscais consignando o ato na coluna "Observações" da folha específica do livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO).
6. INIDONEIDADE DO DOCUMENTO FISCAL
Considera-se inidôneo, nos termos da legislação tributária, o documento fiscal emitido após a data limite para a sua utilização mencionada no item 2, bem como a legislação específica.
7. VEDAÇÃO AO CRÉDITO DO ICMS
O contribuinte do ICMS não poderá apropriar-se do ICMS, a título de crédito, quando a respectiva operação ou prestação estiver acobertada por documento fiscal inidôneo, salvo prova concludente de que o imposto devido pelo emitente foi integralmente pago.
8. PENALIDADE FISCAL
O contribuinte do ICMS que transportar mercadoria acompanhada de Nota Fiscal com prazo de validade vencido estará sujeito à multa correspondente a 20% (vinte por cento) do valor da operação indicado no documento fiscal.
9. ARQUIVO DOS DOCUMENTOS FISCAIS
O contribuinte do ICMS deverá arquivar, pelo prazo mínimo de 05 (cinco) anos, os documentos fiscais por ordem cronológica de escrituração, os documentos relativos às entradas e saídas de mercadorias e os serviços de transporte ou de comunicação prestados ou utilizados.
10. FORNECIMENTO DE 2ª VIA DE DOCUMENTO FISCAL
A Secretaria de Estado da Fazenda cobrará do contribuinte sobre fornecimento de 2ª (segunda) via ou cópia autenticada de documento fiscal a taxa de valor equivalente a 6,00 (seis inteiros) de Ufir’s, conforme dispõe o Artigo 11 da Lei nº 13.430, de 28 de dezembro de 1999.
11. IMPRESSÃO LIMITADA DE DOCUMENTOS FISCAIS
O Chefe da Administração Fazendária (AF) poderá autorizar, em quantidade limitada, a impressão de documentos fiscais ao contribuinte do ICMS que não estiver em dia com as suas obrigações fiscais, conforme dispõe o Artigo 159 do RICMS/96.
12. PRAZO PARA UTILIZAÇÃO DA NOTA FISCAL DE SERVIÇOS
No município de Belo Horizonte/MG, o prazo para a utilização de documento fiscal é de 12 (doze) meses, contados da data da expedição da AIDF pela Prefeitura Municipal, devendo o estabelecimento gráfico imprimir no cabeçalho, em destaque, logo após a denominação do documento fiscal e, também, logo após o número e a data da AIDF constantes de forma impressa a data limite para o seu uso, com inserção da seguinte expressão:
"Válido Para Uso Até ___/___/___" (doze meses após a data da AIDF).
12.1 - Cancelamento da Nota Fiscal de Serviços
Após o prazo de 12 (doze) meses, as Notas Fiscais ainda não utilizadas deverão ser canceladas pelo próprio contribuinte, conservando-se todas as vias das mesmas, fazendo constar no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, na coluna "Observações" as anotações referentes ao cancelamento.
12.2 - Da Inidoneidade
Nos termos da legislação do município de Belo Horizonte/MG, considera-se inidôneo para todos os efeitos o documento fiscal emitido pelo contribuinte após a data limite de sua utilização, independentemente de formalidade ou atos administrativos de autoridade fazendária municipal.
13. EXTRAVIO DE DOCUMENTOS FISCAIS
Na hipótese de extravio de documentos fiscais, o contribuinte do ICMS deverá comunicar, por escrito, à repartição fazendária de sua circunscrição a ocorrência do fato, no prazo de 3 (três) dias, contado da ciência do fato.
14. CORREÇÃO DE DOCUMENTO FISCAL
O contribuinte deverá comunicar ao Fisco, ao remetente ou destinatário, quando for o caso, a irregularidade de que tenha conhecimento, devendo:
a) comunicar a ocorrência, dentro de 08 (oito) dias contados do recebimento da mercadoria ou do conhecimento do fato;
b) a comunicação ser feita por carta, da qual o expedidor conservará cópia, comprovando a sua expedição com o Aviso de Recebimento (AR) do correio ou com o recibo do próprio destinatário, firmado na cópia da carta.
Fundamentos Legais:
Artigos 70, V; 96, II, XI, XII e § 1º; 132; 134, V; 216, XIV do RICMS/96, aprovado pelo Decreto nº 38.104, de 28 de junho de 1996; Portaria da SMFA/BH nº 021, de 23 de agosto de 1993.