GUARDA E CONSERVAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS
FISCAIS E SUA EXIBIÇÃO À FISCALIZAÇÃO

Salvo disposição em contrário, cada estabelecimento, seja matriz, filial, sucursal, agência, depósito ou qualquer outro, terá livros fiscais e impressos de documentos fiscais próprios, vedada sua centralização.

Os livros e documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, documentos de arrecadação, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo decadencial de que trata o art. 965 do RICMS (5 anos) e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta venha a ser proferida após aquele prazo.

Os livros, documentos e impressos fiscais não poderão ser retirados do estabelecimento, salvo:

I - quando autorizados pelo fisco;

II - para serem levados à repartição fiscal;

III - para permanecerem sob guarda de profissional contabilista que, para esse fim, estiver expressamente indicado no formulário de inscrição cadastral, hipótese em que a exibição, quando exigida, será feita em local determinado pelo fisco;

IV - em caso expressamente previsto pela legislação.

Na hipótese do item III, o contribuinte comunicará, por meio do formulário de inscrição cadastral, qualquer alteração relacionada com a guarda e conservação dos livros e documentos fiscais.

O prestador de serviço de transporte fica autorizado a manter fora do estabelecimento, em seu poder ou em poder de prepostos, impressos de documentos fiscais.

Nos casos de sinistro, furto, roubo, extravio, perda ou desaparecimento de livros ou documentos fiscais, fica o contribuinte obrigado a:

I - comunicar o fato à Inspetoria Fazendária, dentro de 8 dias;

II - comprovar o montante das operações ou prestações escrituradas ou que deveriam ter sido escrituradas, para efeito de verificação do pagamento do imposto, no mesmo prazo.

Se o contribuinte deixar de atender ao disposto neste tópico ou se, intimado a fazer a comprovação a que alude o item II, se recusar a fazê-la ou não puder efetuá-la, e, bem assim, nos casos em que a mesma for considerada insuficiente ou inidônea, o montante das operações ou prestações poderá ser arbitrado pelo fisco, pelos meios a seu alcance, deduzindo-se, para efeito de apuração da diferença do imposto, se for o caso, os créditos fiscais e os valores recolhidos, quando efetivamente comprovados pelo contribuinte ou pelos registros da repartição fazendária.

Nas hipóteses deste tópico, somente poderão ser autenticados novos livros depois de comprovada a ocorrência.

5. DISSOLUÇÃO DA SOCIEDADE

Em caso de dissolução de sociedade, serão observadas, quanto aos livros e documentos relacionados com o imposto, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos livros e documentos relativos aos negócios sociais.

Aplica-se aos livros e documentos o disposto no art. 321 do RICMS, nos casos de aquisição de estabelecimento ou fundo de comércio, transformação, incorporação, fusão ou cisão, bem como nos casos de transmissão a herdeiro ou legatário.

Nota: O art. 321 do RICMS dispõe:

 Art. 321. Nos casos de aquisição de estabelecimento ou fundo de comércio, transformação, incorporação, fusão ou cisão, bem como nos casos de transmissão a herdeiro ou legatário, o novo titular do estabelecimento deverá providenciar junto à repartição fiscal competente, no prazo de 30 dias da data da ocorrência, a transferência, para o seu nome, dos livros fiscais em uso, assumindo a responsabilidade pela sua guarda, conservação e exibição ao fisco.

Fundamentação Legal: arts. 143 a 148 do RICMS.

§ 1º Nas hipóteses deste artigo, será permitida a utilização dos documentos fiscais remanescentes, mediante a aposição de carimbo com o novo nome comercial (firma, razão social ou denominação) ou o novo endereço, conforme o caso.

§ 2º O novo titular assumirá, também, a responsabilidade pela guarda, conservação e exibição ao fisco dos livros fiscais já encerrados pertencentes ao estabelecimento.

§ 3º Nas hipóteses deste artigo, a critério do fisco estadual, poderá ser autorizada a adoção de livros novos em substituição aos anteriormente em uso.