PORTARIA MTE Nº 41/2007
Registro e Anotação na CTPS
Sumário
1. FUNDAMENTAÇÃO
Em 30 de março de 2007, ano corrente, entrou em vigor a Portaria do Ministério do Trabalho e Emprego nº 41, que disciplina o registro e a anotação de Carteira de Trabalho e Previdência Social dos empregados em geral e, dentre as principais alterações, revogou a Portaria MTE nº 3.626/1991.
2. REGISTRO DE EMPREGADO
No Capítulo I da Consolidação das Leis Trabalhistas - CLT, na Seção VII, art. 41 é observado que para todas as atividades o empregador terá que, obrigatoriamente, além de proceder à anotação da CTPS, também registrar os seus trabalhadores em livros, fichas ou sistema eletrônico.
2.1 - Informações Obrigatórias
A Portaria MTE nº 41/2007 no seu art. 2º prevê quais serão as informações que deverão constar nos livros de registros, fichas ou nos sistemas de registros eletrônicos adotados pelas empresas, relacionando, obrigatoriamente:
a) nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
b) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;
c) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;
d) data de admissão;
e) cargo e função;
f) remuneração;
g) jornada de trabalho;
h) férias; e
i) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
O empregador deverá manter estes registros sempre atualizados e obedecer à numeração seqüencial por estabelecimento, mantendo estes dados sempre à disposição da Fiscalização do Trabalho quando for necessário.
2.2 - Centralização do Registro
As empresas que possuem mais de um estabelecimento poderão adotar controle único e centralizado dos registros de seus trabalhadores, porém, para tanto, os empregados deverão portar cartão de identificação contendo as seguintes informações:
a) nome completo;
b) número de inscrição no PIS/PASEP;
c) horário de trabalho;
d) cargo ou função.
Para o caso dos empregados das empresas prestadoras de serviços, o registro poderá permanecer na sede da contratada, desde que estes trabalhadores, quando estiverem prestando serviços na empresa tomadora, também estejam de posse do seu respectivo cartão de identificação.
Caso a Fiscalização do Trabalho exija a exibição dos documentos passíveis de centralização, o prazo que o empregador terá para a apresentação dos referidos documentos é de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
2.3 - Registro Informatizado
É permitida a manutenção dos registros de empregados em sistema informatizado, desde que o empregador cumpra todos os requisitos previstos no art. 4º da Portaria MTE nº 41/2007, quais sejam:
a) garantia de segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações registradas;
b) manutenção de registro individual em relação a cada empregado;
c) manutenção de registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;
d) assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético;
e) o sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados;
f) as informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos;
g) o sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 (doze) meses; e, finalmente
h) as informações anteriores a 12 (doze) meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
3. ANOTAÇÃO NA CARTEIRA DE TRABALHO - CTPS
De acordo com o art. 29 da CLT, o empregador deverá registrar em 48 (quarenta o oito) horas o contrato de trabalho do empregado na Carteira de Trabalho e Previdência Social, que constitui a identificação profissional do trabalhador, onde irá constar todo seu histórico laborativo.
A Portaria MTE nº 41/2007 também trata da anotação da Carteira de Trabalho e Previdência Social, mencionando no art. 5º, § 2º, que as referidas anotações poderão ser feitas mediante:
a) carimbo;
b) etiqueta gomada; bem como
c) qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal.
3.1 - Ficha de Anotação
Para facilitar a atualização da CTPS, a empresa poderá adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria Carteira de Trabalho.
O empregado deverá ter acesso às fichas de anotações, na forma impressa, bem como requerer a atualização dos dados constantes nas mesmas.
3.2 - Anotações Desabonadoras
Seguindo a diretriz do § 4º, art. 29, da CLT, a Portaria MTE nº 41/2007 ressalta que o empregador não poderá anotar na Carteira de Trabalho e Previdência Social quaisquer informações que desabone o empregado, trazendo a inovação de exemplificar quais são os casos de anotações que podem causar dano à imagem do trabalhador, como por exemplo anotações sobre:
a) sexo ou sexualidade;
b) origem;
c) raça;
d) cor;
e) estado civil;
f) situação familiar;
g) idade;
h) condição de autor em reclamações trabalhistas;
i) saúde;
j) desempenho profissional ou comportamento.
3.3 - Outras Observações
As anotações na CTPS deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.
4. DISCRIMINAÇÃO
Uma inovação de grande importância que a Portaria MTE nº 41/2007 traz em seu contexto é a proibição da empresa discriminar o trabalhador, tanto na sua contratação quanto na manutenção do seu contrato de trabalho, uma vez que até a publicação deste dispositivo legal não havia norma expressa sobre o tema, apesar de estar implícito nas normas que regem o direito do trabalho.
Assim, a Portaria MTE nº 41/2007 não admite que o empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.
Fundamentos Legais: Portaria do Ministério do Trabalho e Emprego nº 41, publicada no DOU em 30.03.2007.